Molte aziende hanno ancora difficoltà con la digitalizzazione, nonostante la pressione sui margini, la carenza di personale specializzato e l’evoluzione delle aspettative dei clienti. La questione non è se digitalizzare o meno, ma come farlo. Tre direttori e direttrici di PMI svizzere raccontano in che modo affrontano la digitalizzazione e quali sono gli aspetti più importanti.
Negli ultimi anni l’IT è cambiata radicalmente: è estremamente complessa e per di più di fondamentale importanza per gli affari. «Un tempo l’IT era un insieme di soluzioni locali, niente a che vedere con i sistemi IT in rete di oggi. L’IT è essenziale affinché l’azienda funzioni», afferma Gabrielle Brunner, Chief business development officer presso VetTrust SA. L’azienda gestisce studi e cliniche veterinarie in tutta la Svizzera nonché una hotline per le emergenze attiva 24 ore su 24.
Anche Judith Zimmermann, direttrice dell’azienda di trasporti KieferTrans GmbH, conferma che l’IT riveste un’importanza cruciale per le aziende: «Senza l’IT sarebbe difficile assegnare gli incarichi ai nostri collaboratori. Ciò comporterebbe enormi ritardi e ridurrebbe il livello di efficienza.»
«Chi affronta il tema dell’IT solo quando è necessario intervenire, è si muove sicuramente già troppo tardi, perché il problema è già presente.»
Kilian Zemp, direttore e titolare di petZEBA AG
L’IT è raramente la competenza principale di un’azienda. In che modo la direzione, oltre che a concentrarsi sulle attività principali e sui vari impegni, può operare sul fronte IT e digitalizzare la propria azienda?
L’IT deve essere all’ordine del giorno di ogni riunione della direzione
L’attuale importanza dell’IT dovrebbe riflettersi nel management. In molte aziende, tuttavia, l’IT e la digitalizzazione vengono affrontati nelle riunioni della direzione solo quando c’è l’impellente necessità di intervenire. Un errore, afferma Gabrielle Brunner: «L’IT non può mancare nelle riunioni della direzione.» L’IT è alla base sia dell’attività operativa che dello sviluppo aziendale. Questo è dimostrato anche nella pratica: «I temi legati all’IT provengono anche dai reparti specialistici, perché ogni tema è in qualche modo collegato all’IT», afferma Gabrielle Brunner.
Kilian Zemp, direttore e titolare di petZEBA AG, non ha dubbi: «Chi affronta il tema dell’IT solo quando è necessario intervenire, si muove sicuramente già troppo tardi, perché il problema è già presente.» Qualche anno fa Kilian Zemp ha rilevato l’azienda di commercio di alimenti per animali domestici dal padre e da allora ha iniziato a digitalizzarla e modernizzarla in modo proattivo. Ad esempio, ha investito in un ERP Cloud e ha esternalizzato l’infrastruttura IT a Swisscom, per una maggiore sicurezza, flessibilità e trasparenza dei costi.
Rimanere informati, scambiarsi idee e porsi domande
«Tutti i collaboratori e le collaboratrici di un’azienda possono promuovere la digitalizzazione, ma la passione digitale deve venire dai vertici», sottolinea Kilian Zemp. Chi, in qualità di direttore/direttrice, non ha una passione per il digitale dovrebbe acquisirla, a prescindere dall’età. Bisogna abbandonare le proprie paure e trovare la strada giusta per diventare appassionati di IT.
In che modo i direttori e le direttrici riconoscono le opportunità di digitalizzazione e rimangono informati sulle nuove tecnologie? Gabrielle Brunner consiglia: «L’importante è essere aperti e mostrarsi interessati. Leggere, informarsi e porsi domande.»
«È importante avere un interesse per la digitalizzazione.»
Gabrielle Brunner, Chief business development officer, VetTrust AG
Da un lato Internet offre una grande quantità di informazioni, dall’altro i partner IT possono essere d’aiuto. «Quando vogliamo rinnovare qualcosa in azienda, chiediamo supporto anche a Swisscom. Hanno sempre ottime idee», afferma Judith Zimmermann. Ulteriori ispirazioni e conoscenze possono essere fornite anche dalla clientela che opera in un settore simile o addirittura dalla concorrenza. Dopotutto non si tratta di reinventare la ruota.
Avere un piano chiaro e rimanere agili
A questo punto la direzione ha bisogno di una tabella di marcia dettagliata con tutti i progetti IT? Secondo Gabrielle Brunner, una strategia a medio e lungo termine sarebbe sensata. Questa fornirebbe le linee guida che consentono all’azienda di concentrarsi sulle sue competenze chiave e sulla sua clientela. «Le linee guida sì, ma poi arriva la vita: La tabella di marcia deve rimanere agile, in modo da poter ridefinire in corso d’opera la priorità dei progetti.» È stato così anche con il progetto IT per le consulenze video, al quale durante il coronavirus è stata data immediatamente priorità e che è stato attuato nel giro di due settimane.
In passato i progetti IT venivano pianificati, implementati, testati e infine, dopo mesi di lavoro, resi operativi. Nella maggior parte dei casi, gli approcci agili sono più adatti anche alle PMI. «Realizziamo i nostri progetti IT con il Learning by Doing», afferma Judith Zimmermann. Da KieferTrans ha anche digitalizzato l’assegnazione degli ordini per gli autisti. «Abbiamo coinvolto i collaboratori e le collaboratrici nel processo fin dall’inizio, tenendo in considerazione i loro input e iniziando un progetto pilota con collaboratori e collaboratrici esperti nel digitale. Questo motiva i collaboratori e le collaboratrici che si sentono coinvolti e quindi più propensi ad accettare le novità. Inoltre, il prodotto finale è molto più vicino alla realtà e risponde meglio alle nostre esigenze.»
Il viaggio verso la digitalizzazione è lungo: iniziate oggi stesso
Se da un lato la digitalizzazione è necessaria, dall’altro le PMI ne traggono enormi benefici. «Chi non si digitalizza oggi, non produrrà profitto tra cinque anni», afferma in modo un po’ provocatorio Kilian Zemp. «Non c’è nulla che renda una PMI più preziosa di una strategia di digitalizzazione ben congegnata e una buona base IT», afferma Gabrielle Brunner.
«Adesso svolgiamo progetti IT con l’approccio Learning by Doing.»
Judith Zimmermann, amministratrice delegata di KieferTrans GmbH
La digitalizzazione riduce l’utilizzo della carta, automatizza i processi e aumenta la produttività dei collaboratori e delle collaboratrici, ma non dall’oggi al domani.
La direzione deve affrontare il tema della digitalizzazione e dell’IT e creare una cultura della passione digitale. È necessaria una visione da attuare gradualmente e in modo agile. La strada è lunga, ecco perché dovreste iniziare oggi stesso per rimanere competitivi sul lungo periodo anche a fronte della pressione sui margini e della carenza di personale qualificato.
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