Chi deve svolgere compiti diversi ogni giorni, sa benissimo quanto sia imporante una buona pianificazione. Pianificare non permette solamente di fissare obiettivi quotidiani realizzabili, ma anche di poter andare a casa senza pensieri dopo una gratificante giornata di lavoro.
Solitamente si annotano in una lista, ad esempio su Outlook di Microsoft 365, le mansioni da svolgere al lavoro. Esistono vari metodi per gestire e priorizzare al meglio i propri compiti, che possono essere utili anche nella pianificazione del lavoro: spesso infatti la to-do-list è molto più lunga di ciò che si riesce a fare effettivamente in un giorno. Per questo è importante programmare la propria giornata già la sera prima o al mattino. Questo dovrebbe essere il vostro primo compito. Poco prima di concludere la giornata di laovro spuntate quello che siete riusciti a fare. Non solo migliorerete così la vostra organizzazione, ma terminerete anche il giorno con un senso di soddisfazione.
Definire gli obiettivi: il metodo SMART
Prima di buttarvi sul lavoro, dovete decidere che cosa vorreste realizzare. Il Metodo SMART vi aiuta a fissare obiettivi concreti e realistici. Mutuato dall’inglese, l’acronimo “SMART” in italiano sta per “specifico, misurabile, attuabile, realistico, terminabile”. Basare i propri obiettivi su queste cinque caratteristiche, rende possibile la loro realizzazione e permette di misurare il risultato finale.
Stabilire le priorità: il principio di Eisenhower
Non ci è dato sapere se il Generale e 34° Presidente degli Stati Uniti ha veramente applicato il Metodo di priorizzazione che porta il suo stesso nome. Secondo questo principio, i compiti da svolgere vengono ordinati in base all’imporanza e urgenza (si vede la tabella sottostante); il metodo risulta così particolarmente utile per delegare e priorizzare il lavoro.
| urgente | non urgente | |
| importante | Eseguire subito da soli | Terminare ed eseguire da soli |
| non importante | Delegare a un collaboratore | Da non trattare (cestino) |
L’approccio globale: Getting Things Done
Il metodo “Getting Things Done”, sviluppato dall’americano David Allen e abbreviato GTD, in italiano significa “fare in modo che le cose vengano fatte” e riassume l’approccio globale all’organizzazione del lavoro. Il metodo di autogestione prende in considerazione le attività private e professionali e le priorizza per tipo e dispendio. Uno dei principali vantaggi del GTD è che questo metodo spinge a mettere sempre e subito per iscritto i compiti da svolgere, liberando così la mente. Poiché questo metodo allunga il periodo di adattamento, si consiglia di consultare un libro, come per esempio quello di David Allen (“Detto, fatto! L’arte dell’efficienza”, Sperling & Kupfer, ISBN 978-8820041090).
Pianificare la giornate: il metodo ALPEN
Se alla mattina vi trovate davanti a una montagna di lavoro, organizzatevi con il metodo ALPEN (dal tedesco: annotare le cose da fare, stimare i tempi, pianificare pause e tempi vuoti, rispettare le decisioni, effettuare un controllo finale). Questo approccio vi aiuta a pianificare in modo realistico la vostra giornata in diverse fasi e, con il minimo dispendio, e di verificarne la realizzazione grazie a un controllo finale.
Un altro approccio: pianificare gli obiettivi invece dei tempi
Anche quando pianificate meticolosamente la vostra giornata cercando, come vuole la regola d’oro, di non occupare in modo fisso più del 50-60% del tempo di lavoro, il successo non è comunque sempre garantito. Per questo Ivan Blatter, coach di gestione del tempo, consiglia di fissare tre obiettivi al giorno e di lasciarsi il tempo per realizzarli.
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