Qual è la migliore app di organizzazione delle attività?

11. Gennaio 2022Testo: Andreas Heer | Media: Unsplash

Chi non ama gestire le proprie attività con Outlook ha alcune alternative a disposizione. Quanto sono utili le app di organizzazione delle attività (to do list) come Todoist, Any.do e Microsoft ToDo nel lavoro in team e nei metodi di time management quali «Getting Things Done»?

Riuscite a tenere a mente tutte le vostre incombenze? Ma nell’era delle app per l’organizzazione delle attività, è proprio necessario sacrificare spazio prezioso nel vostro cervello per tenere tutto a mente? Sorge dunque spontanea la domanda su quale sia il miglior alleato per il vostro task management. Il confronto vede sfidarsi le tre note app Any.do, Microsoft To Do e Todoist, tutte disponibili per Windows e macOS, nonché per gli smartphone con iOS e Android. Anche fuori casa, non vorrete di certo fare a meno della vostra lista di attività! Inoltre, tutte e tre possono essere utilizzate nel browser web (infatti, le applicazioni desktop di Any.do e Todoist non sono altro che siti web ben confezionati).

Anche se il vostro intero workflow produttivo è basato su Microsoft 365 e Outlook, un’app separata per l’organizzazione delle vostre attività può tornarvi utile. Ad esempio, nel caso in cui vogliate utilizzare sullo smartphone la stessa app di organizzazione delle attività che usate sul computer. Spoiler: Microsoft To Do è quindi una candidata piuttosto valida.

Perché un’app per l’organizzazione delle attività?

Esistono numerose applicazioni per computer e dispositivi mobili che si occupano di pianificare e gestire le attività e che vi affiancano nell’efficiente gestione del tempo. Funzioni eseguibili in teoria anche con le app di appunti quali Evernote, OneNote o Google appunti. Il loro svantaggio è tuttavia che la pianificazione delle incombenze costituisce solo una delle tante funzioni e manca pertanto la possibilità di programmare le singole azioni,

a differenza di quanto accade con le tre app specializzate nell’organizzazione delle attività di cui sopra. Tutte forniscono le funzioni di base per la gestione delle attività da svolgere, tra cui (per Any.do e Todoist, entrambe nella versione a pagamento):

Liste per la categorizzazione delle attività
Attività con scadenza e/o promemoria
Attività suddivise in più compiti, ad esempio per passaggi intermedi
Ordinare una lista, ad esempio secondo la data di scadenza
Segnare l’attività come «completata»
Contrassegnare le attività tramite tag (etichette)

Per queste attività di base, Todoist sfodera alcuni trucchi utili. L’applicazione può programmare singolarmente i compiti subordinati e padroneggia la creazione «intelligente» delle mansioni. Con un titolo come «Svuota casella di posta domani», all’attività viene automaticamente assegnata la data di scadenza corrispondente. Una vera funzione salva-tempo!

Microsoft To Do visualizza le e-mail etichettate da Outlook come attività.

Semplice, elegante e in «design Apple»: Any.do.

Dai semplici elenchi di cose da fare a «Getting Things Done»

Di sicuro vi è già capitato: spunta sempre qualche nuova mansione da sbrigare. Per assicurarsi di non tralasciare nulla, si può ricorrere a vari metodi, come il sistema completo per la gestione della propria attività e del tempo «Getting Things Done» di David Allen, ben utilizzabile con tutte e tre le app candidate,

anche se è con Todoist e Any.do che dà i risultati migliori. L’organizzazione viene considerevolmente semplificata con l’uso di etichette predefinite da associare alle attività da svolgere, che possono così essere richiamate in modo rapido attraverso la lista di etichette corrispondente. In Microsoft To Do è invece necessario utilizzare la funzione di ricerca per elencare le attività con un tag come «#Ufficio».

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Capacità di lavorare in team e integrazione in Outlook

I compiti sul posto di lavoro non sono attività da svolgere in solitaria e per questo dovrebbe essere possibile delegarli e condividerli. Tutte e tre le app consentono di condividere liste e assegnare attività a una persona specifica. Le stesse liste di cose da fare sono sincronizzate via cloud tra i diversi dispositivi e persone e sono quindi disponibili ovunque.

Ma le attività arrivano spesso tramite altre applicazioni, per posta o per chat. Negli ambienti Microsoft 365 con Outlook ed Exchange, è Microsoft To Do la vera protagonista e questo non ci sorprende affatto. L’applicazione mostra le attività da Outlook e le e-mail contrassegnate, con quella che è la sua vera funzione vincente. A sua volta, l’app «Tasks» in Microsoft Teams elenca anche i compiti da To Do.

Con questa profonda integrazione, le altre due concorrenti non possono tenere il passo. Todoist offre almeno un plug-in per Outlook e la sincronizzazione delle attività con Google Calendar. Quest’ultima opzione è disponibile anche con Any.do.

L’app migliore per il task management?

Qual è dunque la migliore app di organizzazione delle attività? Risposta: dipende. Any.do piace per la sua interfaccia utente semplice ma allo stesso tempo elegante e per l’intuitività di utilizzo. Tuttavia, a causa delle sue modeste capacità in ambito di integrazione e lavoro di gruppo, l’app è più adatta all’uso individuale o per utenti privati. Attualmente (inizio gennaio 2022) si sta sviluppando una versione per team con il nome di «Workspace».

In un ambiente basato su Microsoft, Microsoft To Do è certamente la prima scelta grazie alla sua integrazione avanzata, anche se la gamma di funzioni non può attualmente tenere il passo con Todoist. Tuttavia, vedendo come si è evoluta l’applicazione c’è da aspettarsi uno sviluppo continuo.

Se fosse solo una questione di funzionalità e uso, Todoist sarebbe la vincitrice indiscussa. Di particolare interesse sono le attività «intelligenti», l’immediatezza d’uso grazie alle scorciatoie da tastiera, la visualizzazione Kanban configurabile per i compiti e, in generale, la gestione delle liste e delle etichette. Chi si affida a Google Workspace o semplicemente non a Microsoft 365 dovrebbe assolutamente dare un’occhiata a Todoist. Io attribuirei a questo compito un’alta priorità. E a proposito: tra le tre candidate, solo Todoist se la cava egregiamente nella prioritizzazione delle attività.

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