Come pianificare al meglio le assenze

Arriva l’estate: per molte PMI la fine dell’anno rappresenta il momento in cui le vendite subiscono un rallentamento e in cui si prospetta un periodo di vacanze o almeno qualche giorno di ferie. Pianificando al meglio la vostra assenza potrete godervi di più le meritate vacanze. Questa check-list intende offrirvi un supporto in tal senso.

Tenete presente che, se prima delle vacanze o dei giorni liberi riuscite a gestire tutte le attività previste per i giorni successivi, potrete poi trascorrere le ferie senza pensieri e godervi al meglio le giornate lontano dal lavoro. Probabilmente, nella vostra lista delle cose da fare, avete annotato i prossimi compiti da svolgere. E magari, prima delle feste avete intenzione di svuotare la vostra casella di posta in arrivo. L’elenco qui sotto vi aiuterà a pianificare al meglio i giorni di assenza.

Informate gli altri della vostra assenza

• Se la vostra azienda, il vostro negozio, ristorante ecc. chiude per ferie o se gli orari di apertura subiranno delle variazioni durante le festività, informate tempestivamente i vostri clienti su tutti i canali, ovvero in loco, sul vostro sito web, all’interno della newsletter, in Google My Business e local.ch, tramite app, sulla pagina Facebook, via LinkedIn ecc.
• Indicate al servizio di ufficio virtuale (qualora ne utilizziate uno) a quale numero inoltrare le chiamate che riceverete.
• Informate per tempo i clienti, i fornitori, i vostri partner commerciali e gli altri uffici esterni in merito alla vostra assenza, magari tramite e-mail oppure apponendo un’elegante nota in calce alle vostre e-mail, indicando eventualmente anche il nome della persona che vi sostituirà.
• Impostate una risposta automatica su Outlook (o sul vostro programma di posta elettronica preferito).
• Inserite nel vostro calendario i giorni in cui sarete in ferie. Un calendario online, come quello di Microsoft 365, rappresenta infatti la soluzione ideale, dal momento che consente ai vostri collaboratori di visualizzare le vostre assenze all’interno del calendario, e viceversa.
• È possibile condividere i documenti importanti con i dipendenti tramite un archivio online come Microsoft SharePoint. In questo modo si garantisce che tutti siano aggiornati, sia i dipendenti che i documenti.

Pianificate i vostri giorni liberi

• Comunicate il nome di chi vi sostituirà e fissate con lui/lei un appuntamento per effettuare il passaggio di consegne.
• Stabilite per chi, in che modo e in quali orari sarete raggiungibili e a chi dovranno invece essere inoltrate le restanti chiamate. Il modo più semplice per farlo è attraverso la telefonia con Microsoft Teams o una app per telefonia di rete fissa per smartphone, che vi consentirà di gestire in tutta semplicità sia i contatti per i quali sarete raggiungibili anche durante la vostra assenza, sia le chiamate che invece preferite inoltrare al vostro sostituto.
• A seconda del vostro settore di attività, potrebbe essere opportuno offrire un servizio di picchetto o di emergenza. Pianificate per tempo come organizzare i vostri collaboratori e, all’interno del vostro sito web, indicate come contattare la vostra azienda in caso di emergenze.
• Pianificate gli argomenti da trattare durante il passaggio di consegne con la persona che vi sostituirà.
• Stabilite chi dovrà annaffiare le piante in azienda.
• Durante l’ultimo giorno di presenza, riservatevi del tempo per gestire le incombenze dell’ultimo minuto.

Delegare compiti e attività

• Fornite al vostro sostituto tutte le autorizzazioni necessarie, ad esempio la password per gestire l’online banking, per accedere ai documenti digitali archiviati online, per accedere alla contabilità o, più concretamente, anche la chiave per aprire la cassetta della posta.
• Assegnate ai collaboratori gli incarichi che dovranno essere svolti in vostra assenza.
• Impostate eventualmente la funzione di inoltro della posta.

Al ritorno dalle vacanze

Arriverà inevitabilmente il giorno in cui riprenderete il lavoro. Vale la pena di pianificare questo giorno per tempo, prima delle vacanze:

• Lasciate il tempo di recuperare le attività urgenti e importanti e di avere una visione d’insieme delle e-mail e dei messaggi di chat. Se necessario, ritagliate del tempo per questo nel vostro calendario.
• Organizzate una riunione di passaggio di consegne con il vostro sostituto per garantire una continuazione senza intoppi.

Articolo aggiornato dal giugno 2022.