Le riunioni ibride e le sale in cui si svolgono: ecco come funziona la collaborazione

Basta con le riunioni classiche: oggi i meeting ibridi con partecipanti in luoghi diversi sono la norma. Ma affinché la collaborazione tra ufficio e home office funzioni, i locali devono essere adeguatamente attrezzati e i collaboratori devono essere preparati.

Le riunioni ibride sono la logica conseguenza della collaborazione odierna. Alcuni collaboratori lavorano in home office, altri sono in viaggio o dai clienti e altri ancora lavorano in ufficio. Sempre più ospiti esterni all’organizzazione, come clienti, partner o fornitori di servizi oggi partecipano regolarmente alle riunioni.

Dalla videoconferenza alla collaborazione ibrida

Le riunioni ibride esistono in un certo senso già da tempo: da decenni le soluzioni di video e audioconferenza consentono di tenere riunioni con partecipanti distribuiti in tutto il mondo. All’inizio venivano impiegate principalmente tecnologie che collegavano in modo fisso la sala conferenze di una sede con le sale di altre sedi. L’allestimento delle sale conferenze e la comunicazione tra le sedi erano molto costose, tanto che in una sede aziendale spesso solo poche sale erano attrezzate in modo adeguato. Nella maggior parte dei casi, questi meeting erano quindi riservati ai dirigenti.

L’odierno mondo del lavoro ibrido richiede soluzioni e spazi diversi che, nel complesso, siano adatti per discussioni vivaci, workshop sulle idee e progetti in piccoli gruppi, ma anche per riunioni di più ampia portata dal punto di vista del personale, fino a riunioni della Direzione o del Consiglio d’amministrazione. E quando si tratta di lavorare a progetti e workshop, un po’ di video e audio da soli non bastano più a soddisfare le esigenze. È fondamentale che le sale destinate alle riunioni ibride abbiano una dotazione adeguata. L’hardware e il software da utilizzare nella sala riunioni devono essere scelti con cura, in modo da soddisfare sia le esigenze delle persone presenti sia quelle dei partecipanti che assistono da remoto.

Un elemento importante sono i display, che variano in numero e dimensioni a seconda del tipo di meeting e del numero di partecipanti.  Ad esempio, su uno schermo si può mostrare una presentazione mentre su un secondo schermo si vedono le persone che partecipano da remoto. Inoltre sono molto utili telecamere di alta qualità, sistemi con microfono e altoparlanti nonché piattaforme per videoconferenze e di collaborazione, come ad esempio Microsoft Teams e Cisco Webex, con funzioni di collaborazione digitale integrate, o soluzioni whiteboard come Google Jamboard e Microsoft Whiteboard. Altrettanto decisivo è l’arredamento, che deve essere adatto al tipo di sala riunioni. In ogni caso, è importante che i posti a sedere siano sempre rivolti verso la telecamera e che i mobili garantiscano una buona acustica.

La varietà delle attività che si possono svolgere nelle riunioni ibride determina la necessità di locali adeguati alle rispettive esigenze. Il principio «One Size Fits All» applicato alle sale per videoconferenze convenzionali non vale più. In base alle esigenze vengono invece utilizzate sale di diversi tipi e dimensioni. L’obiettivo dovrebbe essere sempre quello di ottenere un’esperienza immersiva, che trasmetta ai partecipanti da remoto la sensazione di trovarsi sul posto.

Riunioni ibride: tecnologia e non solo

Una soluzione per riunioni ibride include componenti hardware e software integrati da servizi cloud per la collaborazione nonché strumenti e partnership per l’implementazione e la gestione della tecnologia ibrida, come il device management, il monitoraggio centrale e le opzioni di configurazione centralizzata.

Per una collaborazione ibrida che vada oltre la semplice videoconferenza, si raccomandano display interattivi con comandi touch e penna. La trasmissione audio richiede un sistema di altoparlanti e di microfono di alta qualità per una buona comprensione del parlato. A seconda della stanza possono essere necessarie infrastrutture complesse, come altoparlanti e microfoni montati a soffitto, in grado di riconoscere chi sta parlando e regolare il focus. Per produrre un’esperienza davvero immersiva e creare un senso di appartenenza bisogna utilizzare solo componenti appositamente concepiti per le riunioni ibride.

Tuttavia, la tecnologia da sola non basta. L’aumento della produttività e il miglioramento dell’efficienza promessi in genere dalle riunioni ibride e dalle forme di lavoro ibride si realizzano solo se i collaboratori partecipano con entusiasmo e vedono in queste modalità dei vantaggi anche per se stessi. La cosiddetta Employee Experience riveste una grande importanza.

Da tempo ormai non è più sufficiente formare i collaboratori all’uso di hardware e software o liquidarli con un paio di manuali. Un uso efficace delle nuove tecnologie presuppone un cambiamento culturale all’interno dell’impresa che deve essere trainato dai dirigenti e sostenuto da un change management attento. Solo così le riunioni e le altre forme di lavoro ibrido esprimeranno appieno il loro potenziale.

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I leader di settore per le riunioni ibride

Cisco Webex e Microsoft Teams sono due piattaforme di videoconferenza molto apprezzate per le riunioni ibride. Entrambe dispongono di svariate funzioni per migliorare l’esperienza di lavoro ibrido, vengono costantemente perfezionate e includono hardware, software e piattaforme di collaborazione basate su cloud.

Il portafoglio di Cisco comprende la collaudata piattaforma di collaborazione Webex e un hardware appositamente progettato per sale riunioni ibride. Sono inclusi diversi sistemi integrati con schermo, telecamera e sistema audio, telecamere separate e soprattutto display interattivi di grandi dimensioni. L’ultima generazione si chiama Cisco Board Pro ed è disponibile con diagonale dello schermo da 55 e 75 pollici. Con due telecamere 4K integrate e un array di microfono e altoparlanti, Board Pro soddisfa praticamente tutte le esigenze di riunione in ambienti di piccole e medie dimensioni.

Con il concept di riunione ibrida Teams Rooms, Microsoft si è affermata in pochissimo tempo come fornitore di riferimento presso molte aziende. Per quanto riguarda l’hardware, Microsoft si affida in larga misura a produttori terzi come Yealink, Logitech, Jabra e Poly, che fanno certificare i propri apparecchi per Teams Rooms. Per gli scenari interattivi Microsoft si affida a Surface Hub 2S o a soluzioni più economiche di produttori terzi come Yealink.

Fino a poco tempo fa, quella tra Microsoft e Cisco era una scelta univoca: o uno o l’altro. Le Board e l’hardware per le conferenze di Cisco potevano essere utilizzati con software per riunioni diversi da Webex solo con licenze aggiuntive. Tuttavia, dal 2023 una partnership tra Cisco e Microsoft consente il collegamento dell’hardware Cisco in Microsoft Teams Rooms e quindi la perfetta integrazione di più piattaforme.

Grazie alla collaborazione dei due fornitori, le aziende possono sfruttare i punti di forza di entrambi i produttori. In questo modo potete approfittare di una strategia multi-vendor e selezionare le soluzioni più adeguate. Un vantaggio per tutti coloro che organizzano meeting ibridi.

Le migliori pratiche per sale riunioni ibride

• Stabilite il tipo di riunioni che dovranno svolgersi nelle sale. Di conseguenza si determinano le dimensioni e l’attrezzatura adatte.
• Investite in telecamere e microfoni di alta qualità. Una buona qualità audio e video è essenziale per una comunicazione efficace.
• Tenete conto delle dimensioni della stanza. Uno o più schermi o proiettori di grandi dimensioni sono spesso la scelta giusta per sale riunioni di grandi dimensioni, mentre nelle sale più piccole può essere sufficiente un display touch interattivo con funzionalità whiteboard. Le sale potrebbero essere suddivise in categorie in base allo scenario di utilizzo (riunione standard vs. sala interattiva) e alle dimensioni della stanza ( 7,5m / > 15m) oppure secondo le taglie delle t-shirt, come segue:
  • Dimensione sala S: focus room per brainstorming e collaborazione da tre a cinque persone.
  • Dimensione sala M: stanze con arredo per conferenze in grado di accogliere fino a 11 partecipanti fisici.
  • Dimensione sala L: sale più grandi adatte per presentazioni ufficiali, riunioni di team di grandi dimensioni e collaborazione in gruppi numerosi da 18 o più persone.
  • Dimensione sala XL: locali adatti per un grande pubblico, ad es. per lezioni frontali.
• Scegliete per ogni tipo di stanza un set-up fisso e standardizzato con un sistema di comando uniforme per tutti i tipi di stanza e prestate attenzione alla sicurezza contro le manomissioni. In questo modo, il cablaggio dovrebbe essere il più invisibile possibile e l’impianto dovrebbe essere utilizzabile senza telecomandi sparsi in giro. Così i partecipanti sapranno orientarsi subito in ogni stanza. Formate e affiancate i collaboratori nell’uso dei dispositivi, avvicinandoli innanzitutto al metodo di lavoro ibrido e all’uso efficace della tecnologia nelle riunioni. In questo modo si garantisce che tutti i partecipanti si sentano a proprio agio e possano lavorare in modo sicuro e produttivo.
• Le sale riunioni ibride forniscono valore aggiunto solo se funzionano alla perfezione. Riflettete sul change management all’interno dell’azienda e sul funzionamento, sul supporto e sul ciclo di vita della tecnologia, in modo che tutti possano beneficiare delle sale e delle riunioni ibride a lungo termine.