Les remplir fait partie des tâches les plus pénibles, et pourtant nécessaires, de la gestion d’une PME: rapports client, rapports de service, bordereaux de livraison et autres formulaires… Avec «Mobile Forms» et «MoreApp», vous pouvez créer des formulaires dans votre navigateur et les remplir directement sur votre smartphone ou votre tablette. La numérisation de la gestion des formulaires en vaut-elle la peine?
Les techniciens de service, fournisseurs et artisans connaissent bien la procédure: dès que le travail est terminé chez le client, il est validé à l’aide d’un rapport ou d’un formulaire. En fin de journée, il faut alors traiter toute la paperasserie et reporter les informations dans le logiciel de saisie du temps ou dans l’application de gestion des affaires. Ces efforts ne sont plus une fatalité. Tout le processus peut en effet être numérisé, évitant ainsi une saisie manuelle ultérieure. Vous économiserez non seulement du temps mais vous éviterez aussi des saisies erronées en raison d’inscriptions manuscrites illisibles. Le prestataire américain Device Magic et la société néerlandaise MoreApp proposent de telles offres basées sur le cloud qui numérisent tout le processus de gestion des formulaires.
Créer des formulaires dans le navigateur et les remplir sur le smartphone
La démarche concernant les «Mobile Forms» est pratiquement identique pour Device Magic et MoreApp: les formulaires sont d’abord conçus dans le navigateur. La procédure est très rapide, grâce à des modèles: les champs habituels visibles dans les formulaires sur Internet sont disponibles pour la date, le texte et les listes de sélection. Device Magic offre de nombreux champs supplémentaires pour les calculs. Les deux prestataires prennent en charge la signature des formulaires directement sur l’écran du smartphone ou de la tablette. Le modèle de formulaire est ensuite chargé sur l’appareil mobile et peut être rempli à l’écran. Des applis pour appareils iOS et Android sont disponibles à cet effet. MoreApp offre par ailleurs une interface web permettant également de remplir des formulaires sur un ordinateur portable. Le modèle fonctionne comme un de bloc de formulaires pour réaliser, par exemple, un rapport de service propre à chaque client. Aucune connexion à Internet n’est nécessaire pour remplir le formulaire. Cette opération fonctionne en effet hors ligne pour les deux prestataires. Les collaborateurs du service extérieur apprécieront tout particulièrement cette fonctionnalité lorsqu’ils se trouveront dans un sous-sol ou dans un parking souterrain sans connexion fiable à Internet.
Du cloud à Excel ou vers le logiciel de gestion des affaires
Dès qu’une connexion à Internet est à nouveau établie, les formulaires remplis sont téléchargés dans l’espace de stockage sur le cloud du prestataire où vous pouvez continuer à les modifier ou encore les exporter, par exemple au format CSV («Comma-separated values»). Excel, mais aussi la plupart des logiciels de gestion des affaires prennent en charge ce format de texte.
Alors que l’export est manuel avec MoreApp, les formulaires devant être exportés vers la destination par l’intermédiaire du navigateur Internet, Device Magic peut automatiser cette opération. Les formulaires peuvent être transmis automatiquement par e-mail, sauvegardés sous forme de PDF ou de tableaux sur un stockage en ligne, ou ajoutés à un tableau Google. Avec un peu de travail, il est également possible de raccorder directement les deux services de cloud à un logiciel de gestion des affaires grâce à une interface de programmation (API).
Les «petits détails»
Ce service a un prix. Device Magic le facture en fonction du nombre d’appareils mobiles utilisés. Environ CHF 15.– à CHF 25.– par mois sont dus par appareil, selon l’étendue des prestations de l’abonnement. L’offre peut être testée gratuitement pendant une période de test de 14 jours. En revanche, MoreApp adopte un modèle de paiement à l’utilisation: le compte est chargé à l’aide de crédits. Un formulaire rempli coûte ensuite au moins un crédit et la conversion au format Word coûte, par exemple, un crédit de plus. Un crédit vaut de CHF 0,25 à CHF 0,60 en fonction de la remise de volume appliquée. Les fonctions de base sont gratuites chez MoreApp et permettent de traiter 100 formulaires par mois au maximum. Le nombre d’utilisateurs est illimité chez les deux prestataires. Il est aussi possible d’ajouter le logo de l’entreprise aux formulaires. Device Magic propose cette option à partir d’un abonnement «Advanced» (environ CHF 20.– par appareil et par mois). Pour sa part, MoreApp facture une seule fois des frais de près de CHF 5000.–. Pour cette somme, le prestataire offre une correspondance complète aux couleurs de l’entreprise ainsi qu’un sous-domaine («maler-mueller.moreapp.com»). Pour CHF 1500.– de plus, l’appli elle-même peut être dotée du logo de l’entreprise.
Device Magic ou MoreApp?
Malgré des fonctionnalités similaires, il existe des différences entre les deux offres. Device Magic séduit grâce à ses processus sophistiqués et est capable d’automatiser largement la saisie des formulaires. Le service n’est toutefois disponible qu’en anglais (les formulaires peuvent être créés dans n’importe quelle langue) et les formulaires remplis sont sauvegardés aux USA. MoreApp, disponible en anglais ou en espagnol, paraît plus moderne. Si les fonctionnalités de base gratuites suffisent, alors MoreApp doit assurément être privilégiée.