Trop de réunions: que faire?

De nombreux travailleurs du savoir passent plus de temps en réunion qu’ils ne le souhaiteraient. Un phénomène souvent contre-productif, qui génère de l’insatisfaction. Cependant, les solutions simples ne fonctionnent que rarement. Le «Personal Agility System» (littéralement «système d’agilité personnelle») propose un axe d’amélioration de grande envergure.

Que se passe-t-il si on annule toutes les réunions pendant une semaine? La productivité augmente et la communication se déplace vers des canaux asynchrones, comme démontré lors de la semaine «Get Stuff Done» organisée chez le fournisseur d’automatisations Zapier. Une expérience menée chez Microsoft Japon, avant même la pandémie de coronavirus, a donné un résultat similaire: pendant un mois, les collaborateurs n’ont travaillé que quatre jours par semaine et les réunions ne devaient pas durer plus de 30 minutes. Ainsi, la productivité a augmenté de 40 % par rapport aux objectifs préalablement définis.

Ces exemples montrent qu’il est possible de se passer d’un certain nombre de réunions. Mais comment faire quand les réunions rythment notre quotidien? Quelques astuces pour organiser des réunions plus efficaces et plus courtes ne suffiront pas. Des changements fondamentaux sont nécessaires dans l’organisation du travail quotidien. Peter Stevens, coach Scrum de longue date et développeur du «Personal Agility System» (voir encadré), conseille les personnes qui souhaitent améliorer leur vie privée aussi bien que professionnelle. Il connaît le problème dans son travail: «J’ai des clients dont la semaine de travail se compose de deux tiers de réunions et d’un tiers de réponses à des e-mails, explique-t-il. Et dans tout ça, ils doivent encore trouver le temps de travailler.» Résultat: heures supplémentaires, stress et insatisfaction.

Le problème du multitâche dans les réunions

Certaines réunions sont inefficaces et leur utilité est discutable. «De nombreuses entreprises pourraient consacrer 20 % du temps de réunion à un travail productif en supprimant ces réunions», observe Peter Stevens. Cela profiterait en particulier aux cadres qui disposeraient de plus de temps pour réaliser un travail productif et satisfaisant.

Mais même les réunions utiles entraînent un effet multitâche néfaste. Comme n’importe quelle perturbation, les réunions nous déconcentrent car nous devons nous pencher sur un tout autre sujet. Après la réunion, il se peut qu’un nouveau thème soit abordé, suivi de la réunion suivante, etc. La plupart en connaissent les conséquences: après une matinée de réunions et de changements en tout genre, nous sommes déjà épuisés à midi et avons malgré tout l’impression de n’avoir rien fait.

«Réduire le nombre de réunions implique souvent un changement de culture d’entreprise.»

Peter Stevens

Ainsi, nous passons en permanence d’un sujet à l’autre et devons sans cesse nous reconcentrer. Cela demande du temps et de l’énergie. L’étude simultanée de différents thèmes, ce qu’on appelle être «multitâche», fait considérablement baisser notre productivité à cause de ces changements incessants. Et la satisfaction au travail en pâtit, comme l’ont démontré diverses études. L’association américaine de psychologie en propose un résumé clair en anglais.

Une approche évidente consisterait à prévoir des blocs de temps dans l’agenda pendant la phase la plus productive de la journée. Cela permettrait de gagner du temps pour se concentrer sur son travail, aussi appelé «Deep Work» («travail en profondeur» en français). Mais cela nous amène au véritable obstacle qui nous empêche de réduire le nombre de réunions et d’améliorer la productivité. En ce qui concerne la planification des rendez-vous, nous dépendons souvent de tiers. Les événements provenant «d’en haut» prennent le pas sur notre programme quotidien. Les réunions avec plusieurs participants dont l’agenda est tout aussi chargé exigent que nous nous adaptions. Et plus nous avons de rendez-vous dans notre calendrier, plus il sera difficile de bloquer des dates.

Améliorer la culture de réunion avec le Personal Agility System

Dans cette situation, des méthodes issues d’une gestion de projet agile peuvent s’avérer utiles. Peter Stevens a nommé «Personal Agility System» son approche visant à trouver plus de satisfaction au travail et en général en tant qu’être humain. Avec ce système, il montre comment des méthodes agiles (composées de petites étapes, notamment la réflexion sur ce qui a été accompli) aident à atteindre un objectif. Car le point de départ, c’est celui-ci. Si vous avez trop de réunions, vous souhaitez de prime abord moins de réunions. Mais la demande sous-jacente est peut-être la suivante: «Je préfère investir mon temps dans le développement de mon produit plutôt que dans les réunions.» Cela permet de formuler un objectif concret, par exemple: «Je souhaite investir 40 % de mon temps de travail dans le développement de produits.»

De tels changements profitent également à l’employeur, comme Peter Stevens l’a souvent constaté lors de ses entretiens de conseil: «Une personne satisfaite est plus motivée au travail et donc plus productive.» En d’autres termes: cette personne aura plus de chances d’atteindre ses objectifs.

Le calendrier de la semaine précédente peut servir de boussole. Une analyse thématique des heures de réunion permet de vérifier si une personne est en bonne voie pour atteindre son objectif ou si elle doit corriger sa trajectoire. Par exemple, en remplaçant une réunion par une autre forme de communication.

Le Personal Agility System (PAS)

Le modèle développé par Peter Stevens part du constat que le temps est notre devise la plus importante; c’est pourquoi nous devrions le dépenser pour des activités qui nous tiennent à cœur. L’objectif est de trouver plus de satisfaction et de sens («purpose» en anglais) dans la vie ou au travail. Le Personal Agility System aide les personnes à atteindre cet objectif en leur fournissant des lignes directrices et des outils. L’accent est mis sur le dialogue, y compris sous forme d’autoréflexion. Pour ce faire, le PAS utilise des méthodes issues de frameworks agiles tels que Scrum. Malgré son nom, l’approche convient également aux entreprises et aux services qui ont des difficultés à atteindre leurs objectifs.

Vous trouverez de plus amples informations sur le site web du Personal Agility Institute ou dans le livre en anglais récemment paru «Personal Agility: «Unlocking Purpose, Alignment, and Transformation». Il décrit le système de manière claire à l’aide de nombreux exemples de cas tirés de la vie privée et professionnelle et constitue une aide introductive.

Pour les rendez-vous fixés de manière externe, de tels changements ne peuvent être mis en œuvre que si tous les participants s’impliquent. Les entreprises qui travaillent déjà de manière flexible et utilisent des moyens de communication numériques tels que Microsoft Teams bénéficient d’un avantage. Celles-ci sont plutôt habituées à ce que des informations et des tâches soient communiquées via Teams. Peter Stevens en est d’ailleurs conscient: «Réduire le nombre de réunions nécessite souvent un changement de culture d’entreprise.»

Une telle culture implique notamment d’utiliser judicieusement les canaux de communication disponibles. Certaines réunions peuvent être remplacées par une discussion asynchrone (pas simultanée) dans un canal de chat, comme l’a fait Zapier pendant la semaine «Get Stuff Done». Un échange d’informations peut également avoir lieu par e-mail, sur l’intranet ou par chat de groupe. Il est important que toutes les parties concernées aient la possibilité de se familiariser avec de telles formes de communication.

Premiers pas pour réduire le nombre de réunions

Pour la plupart des gens, il est plus facile d’aborder les changements par étape. Cela vaut également pour les changements dans la culture d’entreprise ou du moins de réunion. Commencez par agir là où vous le pouvez, éventuellement en équipe. Profitez-en pour appliquer quelques conseils pour des réunions productives.

Astuces pour réduire le nombre de réunions ou leur durée

• Réduisez la durée de la réunion, par exemple en passant de 60 à 45 minutes.
• Remplacez une réunion par une communication asynchrone via votre canal de chat ou une information communiquée par e-mail.
• Début de la réunion uniquement aux heures paires ou impaires: cela vous laisse une petite marge entre deux réunions.
• Utilisez les «périodes tampons» d’Outlook: cette fonction Outlook assure une marge d’au moins cinq minutes entre deux réunions.
• Définissez les «heures de bureau»: déterminez dans le calendrier les heures de bureau pendant lesquelles vous êtes joignable pour un bref échange. Cette mesure fonctionne de façon optimale lorsqu’elle est définie pour toute l’équipe ou à l’échelle du service.
• Déterminez les jours sans réunion: fixez un à deux jours au sein de l’équipe ou de l’entreprise durant lesquels aucune réunion (interne) n’aura lieu (ou seulement des réunions facultatives). Si cet objectif n’est pas réalisable dans l’immédiat, commencez par des demi-journées.
• Remettez en question les réunions récurrentes: vérifiez si votre participation à des réunions régulières est réellement nécessaire. Si ce n’est pas le cas, dites non.
• N’invitez que les personnes nécessaires: limitez le cercle des participants à un petit nombre de personnes importantes qui contribuent d’une certaine manière à l’objectif de la réunion. Vous pouvez éventuellement inviter d’autres collaborateurs dans Outlook en tant que «participants facultatifs», qui ont le droit de refuser.