Que le télétravail ait lieu à la maison ou ailleurs, la mobilité a rendu le monde du travail plus flexible avec ses possibilités techniques et son cadre délocalisé. Mais pour que ce «bureau mobile» soit un succès, certaines conditions doivent être remplies. Plongée dans le travail flexible.
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Ordinateur portable, smartphone et accès Internet: tels sont les outils du travail en Home office. Or si ces outils vous permettent de travailler à la maison, vous pouvez en fait travailler n’importe où. L’ordinateur portable devient un bureau et le smartphone un hotspot mobile pour se connecter au monde entier. Le Home office devient même le «Office anywhere», le bureau partout. Un bureau présent sur place lorsqu’une collaboratrice discute d’une offre avec le client. Et tout aussi présent dans le train que dans la voiture (garée) pour jeter un rapide coup d’œil à ses e-mails et son agenda.
Le travail mobile présente des avantages pour les entreprises. Les collaborateurs peuvent effectuer des tâches urgentes et être joignables depuis (presque) partout. Quant au calendrier et à la boîte de réception synchronisée et actualisée, les collaborateurs restent également à jour lorsqu’ils ne sont pas au bureau. Cela permet d’accroître l’efficacité. Mais quels sont les conditions importantes pour y parvenir, tant sur le plan technique que du côté des supérieurs?
Utiliser l’infrastructure adéquate pour un travail flexible
Si vous travaillez partout, vous devez aussi avoir accès partout à vos e-mails, à vos rendez-vous, aux documents commerciaux et aux moyens de communication. Les calendriers centraux qui peuvent être synchronisés avec l’ordinateur et le smartphone sont indispensables. Ils permettent de donner au client une réponse précise par téléphone quant à l’absence d’un collaborateur en jetant un simple coup d’œil à son agenda.
Un stockage commun des documents est également essentiel. Cela facilite l’échange et la coopération, tout en garantissant la clarté sur l’état actuel d’un projet. En effet, l’envoi de documents ne fait pas que gonfler la boîte de réception. Cela n’aide pas non plus à savoir quelle est la version actuelle avec les derniers commentaires intégrés. Avec un stockage en ligne, en revanche, tous les collaborateurs ont accès à tout moment à la dernière version à jour d’un document.
La solution de loin la plus pratique pour une telle infrastructure est celle du cloud. Le stockage en ligne, les calendriers, les e-mails et la communication se font via une interface centrale accessible à toutes les personnes autorisées. L’exemple le plus connu d’une telle solution de cloud est Microsoft 365, anciennement Office 365.
Protéger les données en déplacement via des mesures de sécurité
Les collaborateurs qui travaillent en Home office ou sur la route sortent de l’infrastructure de bureau sécurisée. Il est donc d’autant plus important de protéger les informations commerciales contre tout accès non autorisé – aussi bien de la personne assise à côté de vous dans le café que d’un cybercriminel. Grâce à ces cinq conseils de base, vous pouvez facilement augmenter la sécurité des données:
- Utilisez le stockage en ligne au lieu de clés USB pour le stockage des données. Les clés USB peuvent être perdues et sont sensibles aux virus.
- Si vous n’êtes pas sûr(e) de pouvoir faire confiance à un réseau Wi-Fi public, utilisez votre smartphone comme hotspot (point d’accès). Ceci afin d’éviter que quiconque ne s’immisce sur votre ordinateur.
- Avant de quitter votre domicile ou votre bureau, assurez-vous que votre ordinateur portable et votre smartphone soient à jour, c’est-à-dire que toutes les mises à jour sont installées. Cela permet d’une part de combler les lacunes en matière de sécurité mais aussi (et surtout) d’éviter qu’un appareil ne vous demande de procéder à des mises à jour lors de vos déplacements et ne vous empêche de travailler.
- Utilisez un verrouillage d’écran sur votre smartphone qui ne peut être déverrouillé qu’avec un code PIN ou une méthode biométrique (empreinte digitale, reconnaissance faciale). Cela empêche tout accès non autorisé à votre appareil.
- Activez la fonction «Trouver un appareil» sur votre smartphone. Avec Apple, l’application iOS en question s’appelle «Localiser». Sur les smartphones Android, elle s’appelle ««Trouver mon appareil». En cas de perte ou de vol, vous pouvez non seulement localiser l’appareil, mais aussi le verrouiller ou l’effacer.
Créer un lien de confiance au lieu de contrôler les employés
Le travail flexible exige une culture de direction saine, basée sur la confiance et non le contrôle. En tant que supérieur, vous devez pouvoir faire confiance à vos collaborateurs lorsqu’ils travaillent en dehors des locaux commerciaux. Il n’est pas possible de s’informer spontanément sur l’état des choses. Au lieu de cela, organisez un échange fixe, bilatéral ou avec l’équipe. Grâce aux outils de communication modernes tels que Microsoft Teams, vous pouvez choisir le canal qui vous convient le mieux. Peut-être qu’une rapide discussion par chat suffit, sinon vous pouvez faire une réunion en ligne.
Demandez aux collaborateurs de stocker les documents importants dans un dépôt partagé dans le cloud. Vous pouvez ainsi vous informer même si le collaborateur est occupé ailleurs.
C’est toujours valable, mais à plus forte raison lorsque l’on travaille de façon mobile: communiquez de manière claire et ciblée. Définissez la fréquence à laquelle les employés doivent par exemple être informés de l’état d’avancement d’un projet. Les processus individuels peuvent nécessiter un soutien plus important. Définissez des responsabilités de manière explicite et hiérarchisez le travail – si nécessaire – de manière plus énergique.
Supérieurs hiérarchiques: soyez un modèle de travail flexible
Tous les collaborateurs ne trouvent pas facile de travailler sur l’ordinateur et de communiquer via les canaux numériques. En tant que chef ou superviseur, faites la démonstration de l’utilisation des outils de communication numérique. Mettez vous-même en pratique ce que vous prêchez à vos employés – «walk the talk», joignez le geste à la parole, comme diraient les conseillers en management.
Travaillez vous-même de manière flexible et en Home office. Montrez des exemples des avantages de la communication numérique. Eventuellement, discutez et informez-vous sur des sujets commerciaux par le biais d’un canal Teams dédié. Et restez disponible en répondant rapidement aux demandes sur le chat. Mais surtout, soutenez les collaborateurs qui ne se sentent pas à l’aise dans la maîtrise des nouvelles opportunités. Vous créez ainsi un climat de confiance, qui à son tour augmentera la motivation des collaborateurs. Et qui n’en rêve pas?
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