Comment les PME signent des contrats par voie digitale en toute simplicité avec la signature électronique

Le support papier n’est plus indispensable: avec la signature électronique qualifiée, les PME signent des contrats par voie digitale et simplifient ainsi leur quotidien au travail. Le processus de signature digitale n’est pas non plus très compliqué. Pour s’en rendre compte, il suffit de lire les explications ci-dessous.

Fin d’après-midi dans un bureau du Plateau suisse: Silvia Schmid, responsable RH d’une PME, sort son smartphone. Elle s’identifie à l’aide d’une empreinte digitale, télécharge le PDF avec le contrat du nouveau collaborateur et le signe en même temps par voie digitale. Le futur collaborateur ainsi que la directrice générale recevront ensuite un email les invitant à signer également le contrat par voie digitale.

Silvia Schmid se détend. Comme c’est facile aujourd’hui! Elle se souvient de l’époque où elle devait imprimer les contrats en double exemplaire et les envoyer par courrier. Cela prenait un temps fou. Imprimer, signer, envoyer, scanner et archiver le contrat contresigné: non, Silvia Schmid ne regrette certainement pas cette période.

Signature électronique qualifiée au lieu de signature manuscrite

La procédure digitale a été rendue possible par la loi fédérale sur la signature électronique, entrée en vigueur le 1er janvier 2017. Cette procédure constitue la base juridique de la signature électronique qualifiée (SEQ) qui équivaut à une signature manuscrite. Pour utiliser la SEQ, une personne ne doit s’identifier qu’une seule fois auprès d’un fournisseur reconnu par la Confédération avec une pièce d’identité officielle. Après ce contrôle, la personne reçoit un certificat lui permettant à l’avenir de signer par voie numérique des documents de manière juridiquement valable.

Les contrats digitales signés avec une SEQ offrent encore d’autres avantages à Silvia Schmid. Elle a la garantie que le contrat n’a pas été modifié a posteriori (c’est-à-dire manipulé) et elle peut vérifier la validité des signatures pendant toute la période de conservation de dix ans. Et grâce à l’horodatage, elle sait exactement qui a signé et quand.

La signature électronique avancée (SEA), quant à elle, ne dispose pas du certificat d’un fournisseur reconnu par la Confédération. Par conséquent, la SEA n’équivaut pas à une signature manuscrite. Actuellement, il n’est pas possible de signer par voie électronique des documents qui doivent être authentifiés par un notaire. Il s’agit par exemple d’inscriptions au registre foncier, de légalisations ou de pactes successoraux.

Économiser du temps et de l’argent avec la SEQ

Grâce à la signature digitale, Silvia Schmid peut digitaliser l’ensemble du processus contractuel de sa PME et ainsi simplifier la collaboration avec le personnel, les clients et les fournisseurs. Les ruptures de médias dues à la nécessité d’imprimer et de rescanner les documents appartiennent au passé.

Grâce au processus contractuel digitalisé, la PME économise sur le papier, les frais de port et les imprimantes. Mais elle gagne aussi surtout du temps, du temps que les collaborateurs, qui étaient déjà bien occupés, peuvent désormais consacrer à des activités plus utiles.

La SEQ en quelques étapes

La procédure de signature numérique de documents est extrêmement simple:

1. Sélection unique d’un prestataire reconnu par la Confédération.
2. Identification unique pour le certificat: depuis 2022, cette procédure peut se faire par voie numérique au moyen d’une carte d’identité ou d’un passeport et d’une application pour smartphone telle que My Swisscom.
3. Téléchargement du document PDF via l’application. Les documents peuvent également être téléchargés à partir d’un ordinateur via le navigateur.
4. Ajout de champs de signature pour d’autres personnes.
5. Signature numérique dans l’application.

Les personnes mentionnées reçoivent une notification et signent également le document par voie digitale. Une fois que toutes les personnes impliquées ont signé, elles peuvent télécharger et archiver le document. Les signatures dans le document peuvent être vérifiées à tout moment par le validateur de la Confédération. Cela permet également de détecter d’éventuelles manipulations.

Silvia Schmid s’est tournée entre-temps vers d’autres tâches. Elle regarde à nouveau son smartphone à la fin de sa journée de travail et voit qu’elle a déjà reçu l’information confirmant que le nouveau collaborateur et la directrice générale ont signé le contrat. Silvia Schmid se réjouit que l’embauche d’un renfort tant attendu par l’entreprise se soit enfin concrétisée.