Le télétravail est à la mode en ce moment. Mais quelles sont les conditions requises pour que les collaborateurs puissent travailler de manière productive depuis chez eux? Nous avons compilé sept conseils pour réussir à travailler en toute flexibilité.
La crise du coronavirus a forcé beaucoup d’entreprises à miser dans une certaine mesure sur le télétravail. Et comme nous ne sommes pas encore sortis de cette crise, de nombreux collaborateurs continuent de travailler à la maison, que ce soit à temps plein ou à temps partiel. Mais de telles formes flexibles de travail ne sont pas qu’une mesure de protection contre le coronavirus; elles répondent aussi à un besoin des collaborateurs. Selon Hartmut Schulze, professeur à la Haute école de psychologie appliquée FHNW et directeur de l’Institut de recherche et de développement de la coopération, deux tiers d’entre eux souhaiteraient travailler occasionnellement en Home office. Dans le cadre de ses recherches, il étudie les avantages, mais aussi les risques et les limites du travail flexible. Cela relève de questions aussi bien techniques que culturelles.
Son bilan: Le télétravail et le travail flexible profitent à la fois aux collaborateurs et aux entreprises. Les conditions doivent cependant être clairement définies. Les conseils suivants vous aideront à travailler de manière efficace quand vous n’êtes pas au bureau.
1. Aménagez un poste de travail ergonomique
Aménagez chez vous un poste de travail bien équipé. Vous avez peut-être besoin d’un grand écran ou d’une connexion Internet rapide. Mais veillez aussi à ce que votre poste de travail en Home office soit ergonomique, autrement dit qu’il vous permette de vous asseoir dans une posture saine. Si vous travaillez à la maison durant de longues heures, cela vaut la peine d’investir dans une bonne chaise de bureau et un bureau adapté. Selon votre situation de vie personnelle, il peut être utile de configurer un bureau séparé pour travailler sans être dérangé. Cela permet de donner un signal clair à vos proches, mais aussi à vous-même, que vous entrez en mode travail. Veillez à ce que l’infrastructure augmente votre efficacité au lieu de la diminuer!
2. Conservez vos rituels
Avant de commencer à travailler, comportez-vous en Home office comme vous le feriez au bureau. Buvez un café, brossez-vous les dents et habillez-vous. Cela vous aidera à passer en «mode travail» et à vous préparer pour les tâches à venir.
3. Planifiez la journée en télétravail
Le principal avantage du télétravail est que vous pouvez organiser votre temps de manière plus flexible qu’au bureau. Par exemple, vous pouvez effectuer une première partie de votre travail tôt le matin avant de déjeuner avec vos enfants.
En Home office, vous allez probablement être assis plus souvent devant votre écran qu’au bureau, car les réunions physiques et les pauses café seront remplacées par des rencontres en ligne. C’est pourquoi il vous faut planifier des pauses pour vous détendre brièvement, juste après les réunions en ligne. Buvez un café ou un verre d’eau avant de retourner au travail. N’utilisez pas seulement les pauses pour effectuer des tâches ménagères.
Si vous pouvez structurer librement au moins une partie de votre temps de travail, alors la technique «Pomodoro» de Francesco Cirillo vous aidera à travailler de manière productive. Il s’agit de séparer le travail en «tranches» de 25 minutes, après lesquelles vous effectuez à chaque fois une courte pause. Diverses applis pour smartphone sont consacrées à la technique Pomodoro et vous pouvez par exemple utiliser l’application «Focus 10» sur Windows 10.
4. Planifiez la journée du lendemain
Prévoyez les tâches que vous voulez effectuer le lendemain. Vous pouvez par exemple y penser juste avant de terminer votre journée de travail. Cette planification soulage la tête et vous aide à vous structurer en télétravail: vous serez ainsi plus rapidement prêt à ce qui vous attend une fois levé le lendemain matin. A prendre en considération dans la planification: restez réaliste et ne remplissez pas toute la journée, afin de laisser du temps pour l’imprévu – qui arrive toujours.
Si vous effectuez fréquemment des travaux de routine en Home office, prévoir des blocs de temps fixes peut vous aider. Vous pouvez par exemple planifier de répondre aux e-mails juste après la pause de midi. Ou prévoir un bloc pour de telles activités, par exemple pour les appels téléphoniques.
5. Garder un échange informel avec les collègues
Cours en ligne: Teams dans les PME
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Le télétravail implique forcément de voir ses collègues un peu moins souvent. L’échange informel entre collègues est néanmoins important pour le bien-être. Organisez donc des rencontres virtuelles afin de remplacer au mieux cet échange. Il peut s’agir d’une discussion virtuelle autour d’un café, à heure fixe chaque matin. Servez-vous un café (ou une autre boisson) et discutez avec vos collègues par visioconférence – en allumant la caméra de votre ordinateur portable.
6. Réguler la charge de travail en Home office
Des études montrent que les personnes travaillant depuis chez elles travaillent généralement trop. Cela peut résulter en une surcharge avec des conséquences graves, comme un burn-out. C’est pourquoi il convient de discuter de votre organisation du télétravail avec vos supérieurs, mais aussi vos collègues. En effet, ceux-ci n’ont pas toujours conscience de la quantité de travail que vous réalisez depuis chez vous. Voici deux recommandations qui devraient vous aider à trouver un bon équilibre:
- Notez vos heures de télétravail et parlez-en à votre supérieur.
- Echangez régulièrement avec vos supérieurs et votre équipe. Vous créez ainsi un espace pour discuter de votre situation de travail.
7. Et pour terminer: un mot pour le chef
Le travail flexible exige une culture de direction saine, basée sur la confiance et non le contrôle. Si vous venez d’introduire le télétravail dans votre entreprise, il peut être nécessaire, notamment au début, de convenir de feedbacks réguliers quant à l’avancement du travail. Pour ce faire, des outils de communication et de collaboration actuels, comme Microsoft 365 avec un fichier de sauvegarde commun ou une fonction de chat, peuvent être d’une grande utilité en équipes. Vous pouvez ainsi procéder à des échanges quant à l’avancement de vos tâches. Enfin, il vaut la peine de tester le Home office en tant que chef également.
Le Prof. Dr Hartmut Schulze dirige l’Institut de recherche et de développement de la coopération à la Haute Ecole Spécialisée de la Suisse du Nord-Ouest (FHNW). L’institut travaille sur l’analyse et la conception de la collaboration dans des équipes, organisations et réseaux.
Hartmut Schulze a étudié la psychologie, avec une spécialisation en psychologie du travail et de l’organisation, à Marburg et Hambourg. Il a travaillé, entre autres, à l’université de Hambourg, chez DaimlerChrysler et il a participé à plusieurs projets de recherche. Ces conseils ont été réunis en collaboration avec Hartmut Schulze.
Version actualisée d’un article de novembre 2018.
