Les réunions hybrides et leurs salles: voici comment fonctionne la collaboration

Finies les réunions classiques: les réunions hybrides avec des participants en présentiel et en ligne sont aujourd’hui la norme. Mais pour que la collaboration entre bureau et télétravail fonctionne, les locaux doivent être équipés en conséquence et les collaborateurs(trices) doivent être préparés.

Les réunions hybrides sont la conséquence logique de la collaboration actuelle. Certaines personnes sont en télétravail, d’autres en déplacement ou chez la clientèle, et d’autres encore travaillent au bureau. De plus en plus d’invité(e)s extérieur(e)s à l’organisation, tels que la clientèle, les partenaires ou les prestataires de services, participent, de nos jours, également régulièrement aux réunions.

De la visioconférence à la collaboration hybride

D’une certaine manière, les réunions hybrides existent depuis longtemps: les solutions de visioconférence et d’audioconférence permettent depuis des décennies de tenir des réunions avec des participant(e)s répartis dans le monde entier. Au début, on a surtout utilisé des technologies qui reliaient de manière fixe la salle de conférence d’un site à des salles d’autres sites. L’équipement des salles de conférence et la communication entre les sites coûtaient très cher. Par conséquent, sur un site de l’entreprise, bien souvent peu de salles étaient équipées complètement. C’est pourquoi ces réunions étaient généralement réservées aux cadres.

Le monde du travail hybride d’aujourd’hui exige d’autres solutions et espaces pour des discussions animées, des ateliers d’idéation et des travaux de projet en petits groupes, mais aussi des réunions qui réunissent de nombreux membres du personnel, voire des réunions de direction ou de conseil d’administration. Et lorsqu’il s’agit de travailler sur des projets et d’organiser des ateliers, de petits dispositifs vidéo et d’audio seuls ne suffisent plus à répondre aux besoins. Pour les salles de réunions hybrides, il est essentiel d’être bien équipé. Le matériel et les logiciels utilisés dans la salle de réunion doivent être soigneusement sélectionnés afin de répondre aux besoins des personnes présentes et de celles à distance.

Les écrans, dont le nombre et la taille varient en fonction du type de réunion et du nombre de participants, constituent un élément important.  Il est par exemple possible d’afficher une présentation sur un écran tandis que les participants à distance restent visibles sur un deuxième écran. Des caméras, des systèmes de microphones et de haut-parleurs de haute qualité ainsi que des plateformes de visioconférence et de collaboration sont également utiles: par exemple Microsoft Teams et Cisco Webex avec des fonctions de collaboration numérique intégrées ou des solutions de tableau blanc telles que Google Jamboard et Microsoft Whiteboard. Il faut également adapter le type de mobilier de la salle de réunion. Quoi qu’il en soit, il est important que les sièges soient orientés de manière cohérente contre la caméra et que le mobilier présente une bonne acoustique.

La diversité des activités pouvant se dérouler dans le cadre de réunions hybrides nécessite des salles adaptées à tous les besoins. Le concept «one size fit all» n’est plus valable pour les salles de visioconférence traditionnelles. Différents types de pièces et dimensions sont utilisés en fonction des besoins. L’objectif doit toujours être une expérience immersive qui donne autant que possible aux participant(e)s à distance le sentiment d’être sur place.

Réunions hybrides: la technologie et bien plus encore

Une solution de réunion hybride comprend des composants matériels et logiciels, complétés par des services de cloud pour la collaboration ainsi que des outils et des partenariats pour le déploiement et la gestion de la technologie de réunion hybride, tels que la gestion des appareils, la surveillance centralisée et des options de configuration centralisées.

Pour une collaboration hybride qui va au-delà d’une simple visioconférence, les écrans interactifs avec commande tactile et stylo sont recommandés. La transmission audio nécessite un système de haut-parleurs et de microphones de haute qualité pour une bonne compréhension vocale. Selon l’espace, des infrastructures complexes telles que des haut-parleurs et des microphones montés au plafond sont nécessaires pour détecter qui parle et ajuster leur focalisation. Pour une expérience véritablement immersive et un sentiment d’appartenance, seuls des composants spécialement conçus pour les réunions hybrides devraient être utilisés.

Mais la technologie seule ne suffit pas. L’augmentation de la productivité et de l’efficacité promises de manière générale par les réunions et les formes de travail hybrides ne se concrétise que si les collaborateurs(trices) s’y engagent avec enthousiasme et y voient également des avantages pour eux-mêmes. L’Employee Experience revêt une grande importance.

Cela fait longtemps qu’il ne suffit plus de former les collaborateurs(trices) à l’utilisation du matériel et des logiciels ou de leur fournir quelques manuels. Une utilisation efficace des nouvelles technologies suppose un changement culturel au sein de l’entreprise, qui doit être porté au niveau de la direction et soutenu par un change management minutieux. Ce n’est qu’ainsi que les réunions hybrides et les autres formes de travail déploieront tout leur potentiel.

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Les leaders du secteur des réunions hybrides

Cisco Webex et Microsoft Teams sont deux plateformes de visioconférence populaires pour les réunions hybrides. Toutes deux disposent de nombreuses fonctions pour améliorer l’expérience de travail hybride, continuent d’être développées et comprennent du matériel, des logiciels et des plateformes de collaboration basées sur le cloud.

Le portefeuille de Cisco comprend la plateforme de collaboration éprouvée Webex ainsi que du matériel adapté aux salles de réunion hybrides. Il s’agit notamment de différents systèmes intégrés avec écran, caméra et système audio, de caméras séparées et surtout d’écrans interactifs grand format. La dernière génération s’appelle Cisco Board Pro et est disponible avec des diagonales d’écran de 55 et 75 pouces. Avec deux caméras 4K intégrées, un réseau de microphones et de haut-parleurs, le Board Pro couvre pratiquement tous les besoins des réunions dans les salles de petite et moyenne taille.

Avec le concept de réunion hybride Teams Rooms, Microsoft s’est imposé en très peu de temps comme un prestataire de choix auprès de nombreuses entreprises. Pour le matériel, Microsoft s’appuie largement sur des fabricants tiers tels que Yealink, Logitech, Jabra et Poly, qui font certifier leurs appareils pour les Teams Rooms. Pour les scénarios interactifs, Microsoft mise sur le Surface Hub 2S ou sur des solutions moins chères de fabricants tiers comme Yealink.

Jusqu’à récemment, il fallait choisir entre Microsoft ou Cisco. Les cartes Cisco et le matériel de conférence pouvaient être utilisés avec d’autres logiciels que Webex uniquement en se procurant des licences supplémentaires. Toutefois, depuis 2023, un partenariat entre Cisco et Microsoft permet l’intégration de matériel Cisco dans Microsoft Teams Rooms et donc l une intégration sans heurt de plusieurs plateformes.

Le partenariat entre les deux fournisseurs permet aux entreprises d’exploiter les points forts des deux fabricants. Vous pouvez ainsi bénéficier d’une stratégie multifournisseurs et choisir les solutions les plus adaptées. Tous ceux qui organisent des réunions hybrides en profitent.

Bonnes pratiques pour les salles de réunion hybrides

• Définissez le type de réunions qui doivent avoir lieu dans vos salles. Vous déterminerez ainsi la taille de la pièce et l’équipement adéquats.
• Investissez dans des caméras et microphones haut de gamme. Une bonne qualité audio et vidéo est indispensable pour une communication efficace.
• Veuillez tenir compte de la taille de la pièce. Un ou plusieurs grands écrans ou projecteurs conviennent souvent mieux aux grandes salles de réunion, tandis que dans les petites salles, un écran tactile interactif avec fonction tableau blanc peut suffire. Voici différentes répartitions en fonction du scénario d’utilisation (réunion standard vs salle interactive) ou de la taille de la pièce ( 7,5 m (M) / > 15 m (L)):
  • Taille de pièce S: salle dédiée au brainstorming et à la collaboration pour trois à cinq personnes.
  • Taille de pièce M: salles avec mobilier de conférence pouvant accueillir jusqu’à 11 personnes en présentiel.
  • Pièce L: des salles plus grandes, idéales pour des présentations officielles, de grandes réunions d’équipe et la collaboration au sein de grands groupes pour 18 personnes ou plus.
  • Taille de la salle XL: espace en forme de salle pour un large public, par exemple pour les cours.
• Pour chaque type de pièce, choisissez une configuration fixe et standardisée avec un concept d’utilisation uniforme pour tous les types de pièce et veillez à la protection contre les manipulations. Dans la mesure du possible, le câblage doit être invisible et l’installation doit pouvoir être utilisée sans télécommandes qui traînent. Ainsi, les participant(e)s s’y retrouveront immédiatement dans chaque pièce. Formez et accompagnez vos collaborateurs(trices) à l’utilisation des appareils, en initiant d’abord les personnes chargées de l’organisation au mode de travail hybride et à l’utilisation efficace de la technologie dans le contexte d’une réunion. Cela permet de garantir que tous les participant(e)s se sentent à l’aise et qu’ils peuvent travailler en toute sécurité et de manière productive.
• Les salles de réunion hybrides ne sont utiles que si elles fonctionnent parfaitement. Réfléchissez au change management dans l’entreprise ainsi qu’à l’exploitation, à la maintenance et au cycle de vie de la technologie, afin que tout le monde profite durablement des salles et des réunions hybrides.