Organiser des réunions en ligne ou en présentiel?

Comment les entreprises organisent-elles au mieux leurs réunions: en ligne ou en présentiel, sur place? La réponse est: tout dépend du contenu de la réunion. Aide à la décision pour l’organisation de réunions.

Pendant longtemps, le passage à la salle de réunion a été une évidence pour toutes sortes de réunions. Cette évidence fut tout autre pendant la pandémie où nous nous sommes habitués à des réunions entièrement en ligne avec nos écouteurs et la caméra de l’ordinateur. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises travaillent de manière hybride, c’est-à-dire parfois au bureau, parfois à la maison. Reste à savoir comment organiser les réunions: en ligne ou en présentiel? Les deux variantes ont leurs avantages.

Les avantages des réunions en ligne

Dans les entreprises où les collaborateur(trice)s travaillent depuis différents endroits, au bureau, en service externe, en télétravail, etc., les rencontres virtuelles présentent un avantage inestimable: tout le monde peut participer, quel que soit le lieu où les collaborateur(trice)s se trouvent. Cela permet de solliciter plus facilement des personnes rarement disponibles au bureau. Les échanges avec la graphiste externe, le vendeur ou la cheffe très occupée sont facilités grâce aux réunions à distance.

À cela s’ajoute l’assistance technique d’outils de communication tels que Zoom ou Microsoft Teams. Le chat, les tableaux blancs numériques et les possibilités de présentation (partage d’écran) facilitent les interactions. Enfin, les réunions en ligne permettent d’économiser du temps sur les déplacements, ce qui peut avoir un effet positif sur l’environnement.

Les réunions hybrides sont une forme mixte où certains participants sont présents physiquement tandis que d’autres participent en ligne. Le défi consiste à intégrer aussi les participants en ligne. Des outils tels que les systèmes de conférence et les tableaux blancs interactifs y contribuent.

Les avantages des réunions en présentiel

Il y a des situations où les rencontres physiques sont plus simples. Prendre des notes sur des post-it ou à la main sur le tableau blanc est souvent plus efficace que l’utilisation des équivalents numériques. Mais surtout, les réunions en présentiel permettent de bien mieux saisir le langage corporel des différents participants que le petit champ d’image de l’appareil photo de l’ordinateur portable.

Les rencontres spontanées et informelles dans le couloir ou devant la machine à café impliquent également une présence physique. La pandémie a montré à quel point ces échanges faisaient défaut lorsqu’ils n’étaient plus possibles. Les informations circulent moins bien et les contacts sociaux sont insuffisants.

Quel endroit pour quelle réunion?

Il est possible de déterminer quelle forme de réunion convient le mieux en fonction des avantages des réunions en présentiel et en ligne. Si le travail est la priorité, c’est en ligne le mieux. Les réunions de planification et de coordination peuvent tout aussi bien se dérouler virtuellement qu’une réunion d’information à l’échelle de l’entreprise avec de nombreux participants.

En revanche, lorsqu’il s’agit avant tout des personnes, les réunions en présentiel sont préférées; le mot clé est: le langage corporel. Cela est d’autant plus vrai lorsque les personnes concernées ne se connaissent pas bien. Les entretiens d’embauche et les discussions salariales, les réunions d’équipe, la planification stratégique, le brainstorming et les mesures de renforcement de l’équipe ont leur place en salle de réunion. De même, les discussions exigeantes au cours desquelles les avis des participants divergent (et qui, espérons-le, parviendront à un accord).

Aucune réunion comme alternative

Parfois, il n’est pas nécessaire de se demander comment et où. De nombreuses personnes qui travaillent au bureau se plaignent d’avoir trop de réunions. Il est possible d’y remédier en limitant la durée et le nombre de participants au strict minimum et en respectant quoi qu’il arrive les règles pour des réunions efficaces.

Et parfois, une réunion n’est pas du tout nécessaire. Une réunion purement informative, par exemple la présentation d’actualités internes de l’entreprise, peut également être mise à disposition des collaborateurs sous forme d’enregistrement vidéo. Cela présente l’avantage de ne pas avoir à interrompre son travail et de pouvoir visionner la vidéo au moment adéquat. Les outils de communication actuels permettent également de gérer cette tâche.