De nombreuses réunions sont considérées comme une pure perte de temps. Pourtant, avec une bonne direction et une bonne organisation, il est possible d’organiser des réunions constructives. Grâce à ces conseils pratiques, vos réunions gagneront en efficacité.
Microsoft 365: le pack Office complet pour les PME
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Difficile d’éliminer ces réunions où tout le monde tripote son smartphone ou répond à des e-mails sur son ordinateur portable en se demandant «Qu’est-ce que je fais là?». Si les réunions font partie du quotidien professionnel, la plupart des gens ont l’impression d’y perdre leur temps. Les réunions hybrides ou en ligne renforcent cette tendance, car derrière un écran, il est possible de faire du multitâche sans se faire remarquer.
Selon l’étude Microsoft «Work Trend Index», les réunions inefficaces sont le principal ennemi de la productivité, suivies de près par la multiplication des réunions. Les objectifs ambigus et les difficultés pour résumer les thèmes essentiels sont les principaux écueils.
Cela montre l’importance de bien organiser et bien diriger les réunions. Pour que ces dernières redeviennent ce qu’elles sont censées être, à savoir la base de l’esprit d’équipe et de l’innovation, quelques règles doivent être respectées. Vous pourrez ainsi remplacer certaines rencontres informelles par des canaux de communication mieux adaptés.
Une direction claire pour des réunions claires
Règle no 1: définir l’objectif de la réunion
Une réunion doit impérativement avoir un objectif, par exemple recueillir des suggestions pour résoudre un problème ou annoncer une décision importante concernant le personnel avec la possibilité de poser des questions. Se contenter de mettre tout le monde au même niveau de connaissances n’est pas une raison suffisante pour organiser une réunion. Pour le simple échange d’informations, les canaux de communication tels que les e-mails, les canaux de chat sur Teams ou le stockage commun de documents sont l’approche la plus efficace.
Règle no 2: inviter les participants concernés
Ne faites venir que les collaborateurs réellement concernés, qui peuvent apporter une contribution essentielle ou en tirer profit. Réduisez le cercle au minimum: less is more.
Règle no 3: établir un ordre du jour
Établissez un ordre du jour avec des précisions sur le contenu et la durée et tenez-vous impérativement à ce dernier. Menez la discussion avec fermeté et de manière ciblée. Une réunion ne devrait pas durer plus d’une heure.
Règle no 4: mettre en place une culture commune de la prise de parole
Fixez des règles de conduite et rappelez à l’ordre les personnes qui s’en écartent et entravent le déroulement de la réunion ou perturbent les échanges.
Règle no 5: bannir ordinateurs et smartphones de la salle de réunion
Ne laissez dans la salle que les appareils nécessaires à la réunion. Les personnes qui ont un smartphone ou une tablette devant elles vont envoyer des e-mails, surfer ou jouer. Pour les réunions physiques, vous pouvez introduire une règle selon laquelle les ordinateurs portables doivent rester fermés et les smartphones posés sur le bureau, écran retourné.
Règle no 6: rester sérieux et consigner les points les plus importants
Cinq participants équivalent à cinq interprétations de ce qui a été dit. Pour éviter tout malentendu, les points les plus importants doivent être consignés dans un mémo ou un bref procès-verbal, y compris les mesures, tâches et objectifs pour chaque collaborateur.
Peu attentif? Souvent distrait?
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Dois-je participer à cette réunion ou pas?
La composition du public des réunions n’est pas toujours optimale. Souvent, des collaborateurs sont invités sans que l’on sache clairement ce qu’ils peuvent réellement apporter. Accepter ou refuser une invitation à une réunion peut également dépendre des expériences passées. Cette check-list peut aider à prendre une décision:
- Cela aurait bien fonctionné sans moi, je n’ai participé que par respect: la prochaine fois, annulez poliment en donnant ce motif.
- La réunion était mal organisée: signalez-le à la personne responsable en formulant une critique constructive et en proposant des améliorations.
- La contribution que je pouvais apporter n’était pas claire: clarifiez ce point avant la prochaine réunion. Le résultat déterminera si vous devez participer ou non.
- J’ai remarqué que je n’étais pas la bonne cible vu le thème de la réunion: si vous en prenez conscience pendant la réunion, signalez-le à l’organisateur et prenez congé. Si vous parvenez à cette conclusion avant une réunion: voir point ci-dessus.
- Je n’ai pas pu apporter une grande contribution, car j’étais le seul à y participer virtuellement: utilisez éventuellement le chat, ou attirez de temps en temps l’attention des autres participants sur votre présence. Il peut être utile que ces derniers se joignent à la réunion en ligne sur place et activent la caméra afin que tous les participants puissent se voir.
La communication non verbale lors des réunions en ligne
Diriger une réunion en présentiel est déjà suffisamment complexe. Une réunion en ligne renforce encore les exigences. Vous devez donc planifier les réunions virtuelles et hybrides au moins aussi soigneusement qu’un échange en présentiel, et respecter les règles suivantes:
Règle no 1: parler lentement
Les expressions du visage, les gestes et l’ensemble du langage corporel étant limités à la partie visible de la caméra de l’ordinateur portable, la discussion doit être menée avec une précaution particulière. Parlez clairement, distinctement et plus lentement que d’habitude. Tenez-vous-en aux faits et résumez ce qui a été dit.
Règle no 2: écouter attentivement
Les stimuli visuels étant limités, les participants doivent mieux écouter pour comprendre ce qui est dit. Réfléchissez bien à ce que vous dites – cela permet généralement de mieux identifier les faiblesses de l’argumentation.
Règle no 3: accorder du temps
Impliquez tous les participants dans la discussion en posant des questions ciblées ou en leur donnant la parole. Beaucoup ne savent pas quand la prendre. Le silence ne signifie pas forcément que les participants pensent à autre chose, mais peut-être qu’ils réfléchissent. Laissez-leur du temps.
