Fait de repousser volontairement le début ou l’achèvement d’une tâche jusqu’au moment où l’on commence à se sentir mal à l’aise: ce comportement dénommé «procrastination» touche de manière chronique environ 20% des adultes, hommes et femmes confondus. De quoi s’agit-il exactement? Et un assistant IA peut-il nous aider à modifier ce comportement?
Au cours des vingt dernières années, des recherches scientifiques ont démontré que le fait d’ajourner chroniquement une décision ou son exécution est un comportement appris. Une fois que les personnes concernées comprennent les raisons qui les incitent à retarder chaque fois certaines tâches, elles peuvent aborder leur travail en développant de nouvelles stratégies productives. L’intelligence artificielle générative (GenAI), telle que Microsoft 365 Copilot, peut contribuer à son tour au développement et à la mise en œuvre de telles stratégies.
Différents types d’«ajourneurs»
Joseph Ferrari, un professeur américain en psychologie qui a consacré depuis des décennies une grande partie de ses recherches au thème de la «procrastination», décrit quatre types de comportements d’«ajourneurs».
Les amateurs de sensations
Ce groupe estime mieux travailler sous pression. Des études scientifiques attestent que ce genre de personnes s’ennuie vite et apprécie la poussée d’adrénaline qui accompagne l’achèvement d’une tâche au dernier moment. Toutefois, elles révèlent aussi que, contrairement à leur impression d’être particulièrement productifs à la dernière minute, ces «ajourneurs» commettent en réalité plus d’erreurs et n’exécutent souvent pas toutes les étapes d’une tâche avec le soin requis.
Les indécis
Hésitantes, ces personnes repoussent une décision jusqu’au moment où quelqu’un d’autre l’aura prise pour elles. Il peut s’agir, par exemple, d’acheter un billet de concert, sans être capable d’en choisir la date. Elles attendent si longtemps qu’au moment où elles se décident, plus aucune place n’est disponible. Selon certaines études, les indécis ont souvent vécu des situations ne leur permettant pas d’apprendre à prendre les bonnes décisions.
Les autosaboteurs
Ces «ajourneurs» s’ingénient à placer des obstacles sur leur chemin, afin d’éviter tout risque de mener une tâche à bien. De cette manière, ils peuvent en imputer la responsabilité à des facteurs hors de leur champ d’influence – par exemple, ne pas avoir disposé du temps nécessaire – afin de dissimuler leur peur et leurs doutes personnels, qui expliquent ce comportement. Nombre d’entre eux disposent d’un autocontrôle trop peu développé. Comme ils ne sont pas en mesure de mettre de côté leurs propres besoins pour se focaliser sur la tâche qui leur incombe, ils préfèrent s’accorder un moment de bien-être plutôt qu’éprouver le sentiment de récompense une fois le travail exécuté avec succès.
Les perfectionnistes
Les «ajourneurs» perfectionnistes s’imposent eux-mêmes des défis irréalistes. Ils repoussent le début ou l’achèvement d’une tâche en raison de l’impossibilité d’atteindre le résultat parfait attendu. Ce groupe de tergiversants est marqué par le profond désir d’être apprécié et de démontrer à quel point il travaille dur. Bien souvent, ces personnes prétendent que ce délai supplémentaire est nécessaire pour fournir une meilleure qualité, ce qui n’est généralement pas le cas.
Les moyens de cesser la procrastination
Quel que soit le type d’un «ajourneur»: comme cette manière d’agir est un acquit, les chances sont bonnes de s’en défaire, ou plutôt d’apprendre une nouvelle manière d’agir. Ainsi que les neurobiologistes nous l’ont appris, le cerveau garde sa plasticité tout au long de la vie et reste donc capable d’intégrer un nouveau comportement grâce à une mise en application répétée.
D’une manière fondamentale, l’une des voies consiste à mieux s’organiser. Des techniques professionnelles telles que la méthode très connue aux Etats-Unis, et que je recommande vivement en raison de ma propre expérience, du «Getting Things Done» (GTD) de David Allen, autrement dit «faire en sorte que les choses soient faites», permet de limiter le désordre, de minimiser les distractions et de libérer l’esprit, afin d’effectuer une tâche de manière productive, du début à la fin.
Astuce IA: Division d’une tâche en plusieurs étapes
Un assistant IA tel que Microsoft 365 Copilot peut décomposer une tâche en sous-étapes. Il devient ainsi plus facile d’entreprendre un projet. Voici un exemple de prompt: «Je dois procéder à une évaluation du trafic sur notre plateforme de marketing de contenu et la présenter sous forme de PowerPoint. Peux-tu m’aider à décomposer cette tâche en plusieurs étapes?»
Une bonne perception de soi-même peut aider à mieux comprendre l’évolution de son énergie personnelle, très individuelle tout aulong de la journée. Nous devrions par exemple nous consacrer aux tâches importantes et difficiles au moment où nous nous sentons le plus reposé et détendu (aussi appelé le «prime time»). Connaître ses propres points forts constitue une autre possibilité de mener son activité de manière particulièrement productive..
D’autres personnes peuvent d’ailleurs également nous apporter une aide précieuse sur la voie d’une approche productive et satisfaisante:: la famille et les amis par leur soutien, les collègues de travail qui coopèrent à un projet, tous nous aidant à formuler des buts sensés et à les atteindre pas à pas. Ou encore un coach professionnel, avec lequel nous pouvons concevoir une nouvelle organisation de notre poste de travail et un processus de règlement des tâches plus efficace.
Astuce IA: Planification des tâches avec Copilot
La prise en charge des tâches dans Outlook et Microsoft To-Do est encore incomplète. Néanmoins, un assistant IA comme Microsoft 365 Copilot peut vous encourager à entreprendre une tâche. Il suffit de lui soumettre un prompt simple comme «Peux-tu m’aider à établir un plan?»
Vous pouvez aussi faire appel à Copilot comme coach de motivation virtuel, par exemple en posant la question «Comment puis-je me motiver à entamer ma première tâche?» Il y a fort à parier que ce processus vous motive déjà.
Car repousser une tâche ne représente en aucun cas une gestion du temps efficace: il s’agit d’une stratégie inopérante pour maîtriser les défis de la vie quotidienne. En vous focalisant sur les aspects positifs et réjouissants de l’existence et en effectuant aujourd’hui ce premier pas, vous organiserez mieux vos tâches et de par l’amélioration de votre perception de vous-même, vous sentirez moins stressé et plus productif.
Astuce IA: Synthèse des e-mails
Vous êtes noyé·e sous les e-mails et ne savez pas par où commencer? Votre motivation au travail risque d’en pâtir. Commencez par demander une synthèse à Microsoft 365 Copilot: «Résume mes e-mails d’aujourd’hui. Dresse-moi une liste des e-mails les plus importants auxquels je devrais répondre en premier.» Vous saurez ainsi immédiatement comment organiser votre journée.
Solution IT PME
Avec Solution IT PME, Swisscom réinvente le poste de travail numérique. Cette solution globale flexible pour l’IT combine les services Microsoft avec les solutions de réseau, Internet, de téléphonie et de sécurité de Swisscom. Vous bénéficiez d’une solution de bout en bout et d’un service complet: conseil, configuration, exploitation, formation des collaborateurs et assistance.
Auteur:
Stefan Brülhart, psychologue FSP, qui assure le conseil et le coaching d’entreprises, de spécialistes et de cadres, ainsi que de particuliers, afin de leur permettre d’optimiser leur productivité et leur qualité de vie en misant sur leurs points forts.
Références bibliographiques
- Allen, David (2015) S’organiser pour réussir: la méthode Getting Things Done ou L’art de l’efficacité sans le stress
- Ferrari, Joseph R. (2010) Still Procrastinating? The No-Regrets Guide to Getting It Done
