Remplir des formulaires directement de façon numérique, mesurer des pièces avec un smartphone, éditer du texte imprimé et convertir la parole en texte: tout cela n’est pas de la science-fiction, c’est possible avec un smartphone. Ou est-ce quand même de la science-fiction? Possibilités, limitations et applis pour iOS et Android.
De quoi s’agit-il? Il dispose d’une caméra, d’un micro, d’un écran tactile et d’une connexion Internet. C’est exact, c’est votre smartphone – ou plutôt, votre assistant personnel de numérisation. Grâce à l’appareil smartphone, aux applis correspondantes et à une touche d’intelligence artificielle, vous pouvez numériser de nombreux processus avec votre appareil mobile et gagner ainsi beaucoup de temps. Cet article décrit non seulement les possibilités et les applis appropriées, mais aussi quelles en sont les limites.
Remplir des formulaires numériquement
Rapports de service, bordereaux de livraison, accusés de réception et autres: dans le monde des affaires, les formulaires papier sont très souvent fastidieux et sujets à des erreurs. La charge administrative peut être réduite grâce à des formulaires numériques qui sont remplis et signés directement à l’écran. Une tablette convient alors mieux qu’un smartphone en raison de son écran plus grand.
Il existe des applis spécialisées, qui permettent d’obtenir un processus de formulaire entièrement numérique.. Les formulaires PDF sont une sorte d’intermédiaire entre le papier et le traitement entièrement numérique des données. Ils conviennent surtout aux documents qui sont ensuite archivés, mais ne nécessitent pas forcément de traitement ultérieur. L’inventeur du PDF Adobe propose avec Fill & Sign une appli de formulaire qui stocke temporairement les fichiers PDF dans le Cloud de documents Adobe. Les formulaires papier existants peuvent être numérisés et munis de champs de saisie. En outre, il existe diverses applis tierces, qui peuvent être utilisées pour remplir et signer des formulaires PDF – même sur des tablettes Windows.
Android: Adobe Fill & Sign, gratuit
iOS: Adobe Fill & Sign, gratuit
Numériser des documents
Photographier une lettre ou une facture avec la caméra du smartphone, l’aligner automatiquement et convertir le texte contenu en texte modifiable: ce qui aurait nécessité des investissements coûteux en matériel et en logiciel il y a quelques années peut désormais se faire confortablement via un smartphone. Ceci s’applique du moins aux documents individuels.
Office Lens de Microsoft a déjà souvent été présenté ici et c’est mon appli personnelle préférée pour numériser des documents, mais aussi des tableaux blancs et des chevalets de conférence. Cette appli gratuite produit des documents, y compris des documents de plusieurs pages, dans différents formats, et prend en charge les emplacements de stockage les plus courants. Lors de l’exportation vers un bloc-notes OneNote, l’OCR (Optical Character Recognition) convertit le contenu d’un document plus ou moins exactement en texte, modifiable par la suite.
iOS: Office Lens, gratuit
Android: Office Lens, gratuit
Numériser des cartes de visite
Office Lens fonctionne avec OneNote pour numériser les cartes de visite et les enregistrer sous forme de fichier VCF. Ce fichier peut ensuite être repris dans le carnet d’adresses d’Outlook et consorts. Les applis spécialisées CamCard et Abby Business Card Reader proposent des alternatives avec des options supplémentaires pour le post-traitement et l’exportation (par exemple sous forme de tableaux Excel).
Mesurer des pièces avec un smartphone
«Augmented Reality» est l’un des mots à la mode autour des smartphones. Avec ARKit d’Apple et ARCore de Google, les développeurs peuvent programmer des applis qui ajoutent une composante numérique au monde réel. Cela inclut, par exemple, la possibilité de mesurer des distances et des surfaces sur le smartphone. La caméra enregistre l’environnement réel, le smartphone complète les outils de mesure virtuels.
«Your mileage may vary», en français «Vos résultats peuvent varier», résume bien la situation. L’approche est prometteuse, mais les résultats de mesure sont souvent beaucoup trop imprécis pour utiliser réellement ces applis dans le monde professionnel. Cela est moins dû aux applis elles-mêmes qu’aux capteurs et au positionnement GPS des smartphones. Ils ne sont pas conçus pour un travail au millimètre près. A l’heure actuelle, les applis de mesure peuvent difficilement remplacer un télémètre laser. Néanmoins, voici quelques-unes des applis, qui sont pour la plupart basées sur l’ARKit d’Apple et donc uniquement disponibles pour l’iPhone – il est recommandé de les tester:
- L’appli suisse ARuler für iOS mesure les distances, les surfaces et les volumes (version de base gratuite, version Pro CHF 3. –)
- MagicPlan mesure les pièces pour ensuite créer des plans. La version de base de l’appli est gratuite et se prête bien pour effectuer un test. MagicPlan est disponible pour Android et iOS.
Le film de démonstration montre comment ARuler fonctionne.
Convertir les mémos vocaux en texte
Faites-vous partie de ces personnes qui dictent des notes sur un téléphone intelligent ou qui font souvent des interviews? Vous savez donc combien la transcription, c.-à-d. la réécriture du texte parlé, est fastidieuse. Les applis de reconnaissance vocale peuvent effectuer ce travail long et fastidieux. Mais cela ne se fait pas dans n’importe quelles conditions. La reconnaissance vocale nécessite généralement de parler lentement et clairement et souvent de s’entraîner avec l’appli pour améliorer la compréhension. Les signes de ponctuation doivent généralement être définis à l’aide de commandes vocales telles que «virgule» ou «point». Et le suisse allemand n’est de toute façon pas une option, l’allemand standard donne de meilleurs résultats. Mais même dans ce cas, le taux de reconnaissance sera probablement de 95% au maximum. Cela correspond à une erreur toutes les vingt lettres.
Il existe deux variantes de reconnaissance vocale. La plupart des applis comme Dragon Anyhwere – classique, mais plutôt chère – ou SpeechNotes pour Android transcrivent en même temps que l’on parle. Ces applis de dictée sont utiles pour consigner des idées en marchant, en voiture ou à la maison le soir. C’est sur l’iPhone que cela fonctionne le plus simplement, avec la reconnaissance vocale intégrée, par exemple dans l’appli Notes, dans Word pour iOS ou dans Evernote: appuyez sur le symbole du micro sur le clavier à l’écran pour lancer la saisie vocale.
La conversion ultérieure de fichiers audio en texte écrit est une toute autre histoire. Parmi les quelques applis qui le font directement sur le smartphone, on a «Just Press Record» pour iOS. Cependant, selon la longueur du texte, ce processus peut prendre plusieurs heures. D’après le fabricant, l’appli doit être ouverte et l’iPhone déverrouillé. Il est donc préférable de laisser la transcription à un logiciel tel que Dragon sous Windows ou macOS ou à un service en ligne spécialisé. Les deux solutions sont payantes.
Android: SpeechNotes, gratuit (achats dans l’appli); Dragon Anywhere (gratuit; abonnement annuel autour de CHF 140.–)
iOS: Just Press Record, CHF 5.–; Dragon Anywhere (gratuit; abonnement annuel autour de CHF 140.–)