Plongés dans un travail, nous recevons un e-mail ou un appel et sommes contraint(e)s de détourner notre attention. Nous perdons notre concentration. Grâce à quelques astuces, il est toutefois possible toutefois de réduire ce type de dérangements et de se concentrer sur le travail. Neuf conseils pour travailler concentré(e) et être plus productif(ve).
Nous ne connaissons que trop bien ces petites choses chronophages qui détournent notre attention: les notifications par e-mail, les appels, les messages sur téléphone mobile, les collègues de travail qui viennent nous voir, etc. Selon une étude de Gallup, il nous faudrait ensuite plus de 20 minutes pour nous replonger dans notre travail. Le deep work, comme l’appelle Cal Newport, expert en productivité et professeur d’informatique, est un état de concentration au travail difficile à atteindre qu’il disparaît d’autant plus vite.
Lorsque nous sommes régulièrement interrompus, une grande partie de notre productivité en pâtit. Le soir, nous quittons le bureau ou le télétravail avec l’impression de n’avoir rien fait. Et un sentiment d’insatisfaction.
Heureusement, des mesures simples peuvent nous aider à garder le cap et à planifier la plupart de ces interruptions, étant donné qu’il n’est pas possible de les éviter complètement. L’approche sous-jacente consiste à planifier des périodes de temps pour le travail et des périodes de temps pour les interruptions. Il existe de nombreuses techniques pour y parvenir.
Conseil de préparation: faites-vous un emploi du temps
Avant de pouvoir augmenter votre productivité, vous devez connaître précisément les distractions qui vous empêchent de vous concentrer. Etablissez pour cela un emploi du temps sur une semaine. Utilisez l’outil de votre choix: Excel, un logiciel de prise de notes tel que Microsoft OneNote, une feuille de papier ou une application. Pour savoir combien de temps vous passez sur certains programmes et sites web, vous pouvez également utiliser un logiciel d’enregistrement tel que RescueTime.
Après cette semaine, analysez votre «comportement temporel» et définissez les principaux facteurs de dérangement qui rythment vos journées. Vous pouvez maintenant tenter d’y remédier. La stratégie consiste, dans la mesure du possible, à planifier ces interruptions de manière ciblée au cours de la journée.
Ces sept conseils vous aideront à organiser votre travail de manière à rester concentré, même dans des conditions moins optimales, et à minimiser le nombre d’interruptions.
1. Accomplissez d’abord les tâches difficiles
Classez vos tâches par ordre de priorité en plaçant celles qui nécessitent le plus d’efforts en haut de votre liste. La plupart des gens sont en pleine forme pendant les premières heures de travail. Vous devriez donc vous attaquer aux tâches fastidieuses, urgentes ou difficiles en premier. Ensuite, vous passez aux tâches plus simples, puis terminez par les tâches routinières (ennuyeuses). Cela allège votre esprit, car vous n’avez pas à penser constamment à des tâches importantes et vous ne perdez pas votre temps productif précieux le matin pour des tâches routinières.
2. Prévoyez des horaires «Ne pas déranger» pour travailler de manière concentrée
Même les plus petites perturbations peuvent détourner votre attention. Il est donc conseillé de faire en sorte d’être le moins dérangé possible pendant les heures productives du matin ou du soir. Introduisez des horaires «Ne pas déranger» et des horaires durant lesquels vous êtes à l’écoute des demandes des collaborateurs. Communiquez ces horaires, par exemple en réservant des rendez-vous dans votre agenda ou en mettant vos écouteurs. Vous pouvez éventuellement introduire ce genre de temps de repos dans toute votre entreprise, ne serait-ce qu’en reportant les réunions en interne, les réunions d’équipe et autres pendant les périodes peu productives de l’après-midi.
3. Eliminez les petites sources de distraction
Le monde numérique vous réserve de nombreuses distractions qui détournent votre attention. Ainsi, lorsque vous devez vous concentrer sur votre travail, supprimez toutes ces petits «pertubateurs» :
• Mettez votre smartphone en mode avion ou, au moins, en mode silencieux. Posez-le sur votre bureau avec l’écran tourné vers le bas.
• Désactivez les notifications par e-mail, par exemple dans Outlook. Dans l’idéal, fermez directement votre programme de messagerie.
• Si vous utilisez le chat de Slack ou Microsoft Teams, réglez votre statut sur «Occupé» ou «Ne pas déranger» pour ne pas être dérangé par des messages courts.
4. Prévoyez des plages horaires pour les e-mails et autre shallow work
Selon une étude McKinsey, nous passons 13 heures par semaine à traiter des e-mails. Ne le faites pas entre deux tâches mais planifiez des créneaux horaires, par exemple 30 minutes avant de commencer à travailler, 30 minutes après la pause de midi et 30 minutes en fin de journée. Le reste du temps, vous pouvez laisser votre programme de messagerie fermé si vous ne pouvez pas vous empêcher de vérifier votre courrier.
Cal Newport qualifie le travail n’exigeant qu’une faible concentration de shallow work (travail superficiel). Ces tâches font également partie du travail quotidien et complètent les créneaux dédiés au deep work de manière idéale. Il est préférable de planifier les tâches «légères» à des moments où votre courbe de performance baisse de toute façon.
5. Planifiez des pauses
Personne ne peut travailler de manière concentrée pendant une demi-journée ou une journée entière sans faire de pause. Planifiez donc des pauses de travail dans votre quotidien. Il existe pour cela la fameuse technique Pomodoro. Vous pouvez même utiliser à cet effet l’application correspondante. Il s’agit de respecter des périodes de 25 minutes suivies de cinq minutes de pause. Pour un effet détente maximal, ne regardez pas votre smartphone pendant ces micro-pauses.
6. Planifiez plusieurs réunions d’affilée
Comment vous occupez-vous pendant les 30 à 60 minutes entre deux réunions? Probablement en effectuant de «petites» tâches telles que le traitement d’e-mails ou la consultation de sites Internet d’informations. Pour augmenter votre productivité, essayez si possible de planifier plusieurs réunions d’affilée, en intercalant de courtes pauses entre elles, afin de libérer de plus grands créneaux pour des tâches plus longues. Microsoft Outlook offre pour cela la possibilité pratique de planifier une pause classique de cinq minutes entre deux rendez-vous. La fin de la réunion est donc avancée.
6. Evitez d’être dérangé(e) dans votre travail
Si vous en avez la possibilité, cherchez un endroit où vous pourrez travailler sans être dérangé(e), par exemple dans une zone de repos spécialement aménagée à cet effet dans votre bureau ou dans une pièce séparée comme un véritable bureau à domicile. Sinon, vous pouvez également adapter vos horaires de travail de manière à effectuer les tâches importantes au bureau ou en télétravail le matin avant que le téléphone ne commence à sonner.
8. Gardez de l’eau à portée de main
L’eau est non seulement bonne pour la santé, mais aussi rafraîchissante. Si vous ressentez des signes de fatigue ou de faim, buvez une gorgée d’eau. Placez le verre ou la bouteille à portée de main sur votre bureau. Vous pouvez ainsi vous accorder une gorgée d’eau sans trop vous laisser distraire.
9. «Music make the work go round»
Beaucoup de choses se passent mieux en musique. Ecouter de la musique au travail avec des écouteurs peut vous mettre dans l’ambiance de travail qui vous convient. Du jazz tranquille, par exemple pour les calculs fastidieux, ou du heavy metal pour les devis complexes pour lesquels vous avez besoin d’un peu d’entrain. Créez une playlist dans votre application de musique préférée pour n’écouter que la musique de votre choix. Autrement, écoutez une playlist prédéfinie qui vous aide à vous concentrer sur votre travail. En effet, comme l’indique le titre de la chanson suivante souvent cité, Music makes the work go round, on travaille mieux en musique.
Peu attentif? Souvent distrait?
Trois aspects ont une influence fondamentale sur la concentration et l’efficacité: une bonne gestion du temps, la mise en place de règles du jeu claires au sein de l’équipe et la capacité à se défaire des mauvaises habitudes. Commencez dès maintenant! Notre formation en ligne gratuite de 15 minutes vous y aidera.
Version actualisée d’un article de mars 2020.
