Nous connaissons tous la frustration du lundi matin au moment de consulter son agenda rempli de séances tout au long de la semaine. Pourtant, c’est un fait avéré: les réunions bien planifiées et bien conduites, dans le seul et unique but d’assurer le flux d’information, représentent un outil de conduite très efficace. Les séances ont pour but de transmettre les mêmes informations à tous les participants dans le cadre d’une petite entreprise, d’un service ou d’un projet. Elles favorisent l’implication active des collaborateurs et jouent un rôle social. Des études indépendantes montrent toutefois que dans beaucoup de réunions, le temps des participants n’est pas suffisamment pris au sérieux. Ces dernières années, des études menées sans aucun lien entre elles sont parvenues à la conclusion que…
- une réunion sur 2 pourrait être réduite d’un tiers de sa durée sans perte d’efficacité,
- une réunion sur 3 n’est pas suffisamment préparée,
- une réunion sur 3 se termine sans résultat concret,
- une réunion sur 4 n’a pas d’objectif clairement fixé, et
- une réunion sur 5 est carrément inutile.
Si de tels dysfonctionnements ne font que rarement l’objet de reproches dans une entreprise, c’est parce que sa culture en matière de conduite du personnel et de communication n’accepte pas ou qu’à de rares conditions la critique ouverte envers les supérieurs. Conséquence fréquente: les collaborateurs adoptent un comportement totalement indifférent en réunion. Ils s’amusent avec leur portable ou affichent leur désintérêt d’une autre manière (bavardage avec le voisin à voix basse, dessins sur les documents de séance, sortie de la salle pour un appel prétendument urgent, etc.). D’autres collaborateurs prétextent des tâches à terminer pour ne pas devoir participer, ce qui réduit encore davantage l’efficacité des réunions en raison du travail supplémentaire induit avant et après la séance pour transmettre les informations aux personnes absentes.
Les possibilités actuelles de la communication mobile peuvent être exploitées pour réduire le manque d’efficacité des réunions physiques. La liberté spatiale et temporelle qu’offre le bureau mobile compte parmi ses plus grands avantages. Sur le plan des inconvénients, la communication mobile ne permettant pas l’interaction de tous les sens (langage verbal et non verbal), elle peut nuire à la bonne compréhension entre interlocuteurs. Ces risques sont cependant en constante diminution au vu de l’évolution de la technique et de l’adéquation de l’être humain aux nouvelles technologies. A ce propos, les progrès réalisés ces dernière années dans la transmission synchrone de l’image et du son sont impressionnants. Parallèlement, les coûts ont également nettement baissé: aujourd’hui, les PME peuvent opter sans se ruiner pour des solutions de conférence et réunion mobile auxquelles se connectent les participants absents (en déplacement ou à domicile).
Attention: ce n’est pas parce que les modalités de lieu et d’horaire des séances sont devenues plus souples que le temps des collaborateurs, une précieuse ressource, ne doit plus faire l’objet d’une planification rigoureuse. La préparation, la conduite et le suivi professionnels des réunions virtuelles gagnent encore plus en importance compte tenu de la distance physique entre l’ensemble ou une partie des participants. La check-list suivante synthétise la démarche intellectuelle à suivre pour organiser une séance efficace – physique ou virtuelle.
