Au cours des derniers mois, nous avons tous découvert les avantages des réunions en ligne. Et les pièges. Ce guide des bonnes manières vous aidera à planifier et à conduire vos réunions de la façon la plus efficace et la plus fluide possible, même virtuellement. Conseils tirés de l’expérience pratique.
«On ne t’entend pas, tu es encore muet.» Combien de fois avez-vous entendu cette phrase au cours des derniers mois? Probablement trop souvent, parce que les réunions en ligne ont largement remplacé les réunions physiques et qu’elles exigent de nouveaux comportements et un nouveau décorum. Ces conseils pratiques tirés d’innombrables réunions virtuelles vous aideront à mener des réunions en ligne de manière efficace et ciblée.
Bien entendu, les règles éprouvées s’appliquant aux réunions physiques classiques telles que la ponctualité, la bonne préparation et des objectifs clairs valent également pour les réunions virtuelles.
L’organisation de réunions en ligne
Les réunions virtuelles sont plus épuisantes que les réunions physiques. Une partie du langage corporel passe à la trappe et se concentrer sur l’écran peut être fatigant. Il est donc d’autant plus important que les réunions soient bien structurées et que le programme soit respecté. Ces conseils vous seront utiles:
- Les réunions de plus d’une heure devraient exceptionnelles. Prévoyez une pause après 60 à 90 minutes maximum.
- Lors de réunions comportant de nombreux participants, rassemblez les questions dans le chat de la réunion et répondez-y en bloc.
- Résumez à nouveau les résultats et les tâches à la fin. Vous pourrez ainsi vous assurer que tous les participants sont au courant des points importants.
L’entrée en matière de la réunion virtuelle
Les réunions en ligne avec des étrangers sont particulièrement difficiles, car il est beaucoup plus difficile de ressentir l’alchimie entre les participants. L’entrée en matière est donc d’autant plus importante dans un contexte moins familier. Cette approche permet aussi de réussir une réunion en ligne:
- Si les gens ne se connaissent pas ou se connaissent à peine, commencez par les salutations.
- Dans des cadres familiers tels que les réunions d’équipe, vous pouvez prévoir cinq à dix minutes pour des échanges informels. Cette phase est importante pour favoriser le sentiment de cohésion qui est souvent négligé pendant les périodes de télétravail.
- Commencez éventuellement par un élément propice aux échanges comme un petit jeu d’équipe en ligne, ce qui permettra de détendre l’atmosphère, de promouvoir la coopération et de faire connaissance. Les idées de jeux abondent sur le web, des «batailles navales» virtuelles au karaoké PowerPoint.
Muet ou non?
Le bruit de fond humain fait partie de toute réunion physique. Lors de réunions en ligne, les sons sont irritants lorsque la source n’est pas visible. D’autre part, parler sur un écran silencieux est tout aussi gênant, surtout lorsque les caméras sont éteintes. Cette procédure a fait ses preuves dans la pratique:
- Lors de réunions comportant au moins quatre participants, il est conseillé de couper son micro en tant qu’auditeur
- Dans Microsoft Teams, vous pouvez lever votre main virtuellement en appuyant sur un bouton. C’est une solution élégante pour s’impliquer dans la discussion sans déranger.
- Joignez-vous aux grandes réunions en silence. Teams coupe automatiquement votre micro s’il y a déjà de nombreux participants à une réunion.
- Basculez le smartphone en mode silencieux. Vous éviterez ainsi les bruits de fond. Pour la même raison, vous ne devez pas taper sur le clavier de votre ordinateur portable, sauf si vous êtes en mode silencieux.
Réunion avec ou sans caméra?
L’expérience montre que de nombreuses réunions en ligne se déroulent caméra éteinte, notamment parce que les participants ne se sentent pas suffisamment photogéniques à cette occasion. C’est compréhensible, mais c’est dommage, car les signaux du langage corporel sont complètement absents. Ces recommandations ont fait leurs preuves dans la pratique:
- Organisez des réunions en binôme caméra allumée.
- Faites des réunions virtuelles informelles telles que des pauses-café ou des bières après le travail grâce à une webcam.
- Lorsque quelqu’un fait une présentation (partage d’écran), tous les autres participants éteignent leur caméra et leur micro.
- Si vous utilisez un ordinateur portable et un moniteur externe: laissez la fenêtre de la réunion ouverte sur l’ordinateur portable et regardez directement dans la caméra. Un portrait aux trois quarts peut paraître assez photographique. Dans une réunion en ligne, c’est plutôt irritant.
- Cela va presque sans dire, mais vous devez être habillé de manière appropriée lorsque la caméra est allumée. Il est couramment accepté que la tenue vestimentaire soit un peu plus décontractée en télétravail.
Améliorer la qualité de l’image et du son
Qualité de son médiocre, échos et volumes fluctuants: les problèmes techniques des réunions en ligne rappellent le travail quotidien d’un ingénieur du son, sauf que seuls les autres remarquent le plus souvent les problèmes. Voici comment éviter cet écueil:
- Utilisez un casque ou des écouteurs avec un micro. Les micros des ordinateurs portables sont souvent sensibles à un changement de distance: le son devient (trop) faible. Les échos sont aussi souvent dus aux haut-parleurs et aux micros des ordinateurs portables.
- Si l’environnement est bruyant, des écouteurs dotés d’une fonction d’atténuation du bruit permettent de calmer l’ambiance.
- Testez votre nouvel équipement avant la première utilisation. Prenez le temps de connecter les écouteurs à l’ordinateur portable et de tester la sortie sonore et le micro. Dans Windows 10, vous pouvez le faire via le menu «Son» dans les paramètres. Microsoft Teams vous permet de passer un appel d’essai automatique dans les paramètres pour «appareils». Vous pouvez également demander à quelqu’un de participer à une réunion d’essai pour tester un nouvel appareil avec votre logiciel de réunion en ligne.
- Veillez à ce que l’éclairage soit relativement bien équilibré pendant une vidéoconférence. Les webcams pour ordinateurs portables peuvent difficilement compenser le rétroéclairage ou l’obscurité excessive dans les pièces. Présentez-vous donc littéralement sous votre meilleur jour.
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