La digitalisation avec Microsoft: des exemples du quotidien pour plus d’efficacité

Microsoft vous permet de numériser votre stockage de données et d’accéder aux données en toute sécurité, où que vous soyez. Avec SharePoint, OneDrive et Azure, vous posez les bases d’un environnement cloud sécurisé pour vos données et vos systèmes.

• Travailler sans support papier: stockez vos documents au format numérique dans le cloud (SharePoint, OneDrive). Cela permet de réduire la quantité de papiers et de classeurs, de faciliter la recherche de documents et d’établir les bases des processus numériques.
• Accéder aux données partout: sur un ordinateur portable, une tablette ou un smartphone, les collaborateurs peuvent accéder aux données et aux applications pendant leurs déplacements ou chez le client et, par exemple, vérifier les bons de livraison, consulter les instructions de montage ou commander des pièces de rechange.
• Configurer des autorisations d’accès aux données: l’accès aux données peut être paramétré de manière granulaire, de sorte que seuls certains groupes ou certaines personnes peuvent accéder à certains fichiers ou dossiers, p. ex. l’espace de stockage des RH, les projets clients ou la comptabilité.
• Hébergement d’applications logicielles: migrez vos logiciels de gestion vers le cloud Microsoft Azure, p. ex. votre ERP ou votre CRM. Ainsi, vous n’avez plus à vous soucier du fonctionnement des serveurs locaux ni de leur sécurité informatique.

Microsoft réunit tous les canaux de communication: e-mail, chat et téléphonie. Outlook et Exchange (la composante serveur pour Outlook) recèlent des possibilités intéressantes. Teams modifie l’ensemble de la communication grâce au chat, à la visiophonie et au partage d’écran. Et saviez-vous que vous pouvez même intégrer Teams dans votre téléphonie fixe et mobile «traditionnelle»?

• Simplifier la communication grâce au chat: réduisez la quantité d’e-mails et simplifiez la communication avec Microsoft Teams, indépendamment du lieu et de l’heure. Le chat permet à des personnes, des groupes ou des équipes entières de discuter de sujets, de partager des documents et de prendre des décisions en toute simplicité.
• Des réunions efficaces similaires à une discussion en personne: la visiophonie et le partage d’écran sont si efficaces que l’on croirait prendre part à une réunion en présentiel. Et cela permet de réduire les frais de déplacement, tant pour les collaborateurs que pour les partenaires et les clients. Expliquez des sujets complexes, traitez des thèmes en collaboration ou présentez votre offre. Grâce au tableau blanc virtuel, vous pouvez même organiser des workshops en ligne.
• Téléphoner en déplacement comme si l’on était au bureau: téléphonez toujours via Teams, que vous soyez au bureau, en déplacement ou à la maison. Vous êtes joignable par vos collègues de travail, vos clients et vos partenaires au même numéro de téléphone fixe ou mobile, mais par le biais d’un ordinateur portable ou d’un smartphone, sans avoir besoin de matériel supplémentaire.

• Trouver des créneaux horaires pour vos rendez-vous: épargnez-vous les longs va-et-vient par e-mail pour trouver un rendez-vous. Sélectionnez les personnes participant à la réunion dans Outlook et obtenez automatiquement les dates auxquelles elles sont disponibles. Envoyez vos propositions de rendez-vous sous forme de sondage. Dès que tout le monde y aura répondu, la date choisie sera envoyée automatiquement.
• Prises de rendez-vous pour les clients: grâce à Bookings, les clients et les partenaires peuvent prendre rendez-vous avec vous par le biais d’un site Internet, p. ex. pour un entretien-conseil, la maintenance d’une voiture ou un rendez-vous chez le dentiste. Vous pouvez proposer plusieurs services avec des durées de rendez-vous et des prix différents, comme le changement de pneus, la préparation au contrôle technique ou le remplacement des ampoules. Les personnes ou équipes sont enregistrées dans le calendrier. Les rendez-vous sélectionnés par le client sont automatiquement réservés dans le calendrier de la ou des personne(s) en question.
• Renforcer la communication interne: Viva Engage fournit une plateforme de connaissances et d’échange. Les cadres peuvent partager des informations ou organiser des événements virtuels, par exemple des annonces de nouveaux collaborateurs, des réunions plénières mensuelles ou des annonces sur des changements organisationnels. Les collaborateurs peuvent partager leurs connaissances et célébrer leurs réussites sur la plateforme.
• Plateforme vidéo interne: Stream est, pour ainsi dire, le YouTube de votre entreprise. Enregistrez des vidéos et des événements en ligne et partagez-les en interne, p. ex. des enregistrements de réunions plénières, de réunions de projet ou des vidéos de formation.

Microsoft 365 simplifie la collaboration, non seulement pour les employés de bureau, mais aussi pour les collaborateurs du service extérieur ou de la production, même en dehors des sites.

• Travailler ensemble sur des documents: avec SharePoint et Office 365, vous pouvez accéder à vos documents et les traiter de n’importe où et sur tous vos appareils, même en même temps que d’autres personnes. Ces outils offrent un suivi des modifications et tout le monde travaille toujours sur la version actuelle. Vous pouvez partager les documents simplement sous forme de liens, que ce soit en interne ou avec des clients et partenaires.
• Gestion de projets: le planificateur est idéal pour l’organisation et la gestion de projets d’équipe pour lesquels vous avez besoin d’une bonne vue d’ensemble et la collaboration est essentielle. Les boards Kanban visuels et les divers affichages du calendrier vous permettent d’attribuer des tâches aux membres de l’équipe et de suivre leur progression. Le planificateur peut être directement épinglé sur un canal Teams afin que l’état du projet et la répartition des tâches soient toujours visibles pour tous.
• Listes de tâches: Listes est un outil flexible permettant de créer des tâches, d’attribuer des responsabilités à des collègues de travail et de cocher les tâches terminées. Pour les blocs de tâches récurrents, vous pouvez également créer des modèles de check-lists, par exemple pour l’onboarding de nouveaux collaborateurs ou la planification d’événements.
• To-do lists personnelles: utilisez To Do pour organiser et garder une vue d’ensemble de vos tâches personnelles, p. ex. le rappel d’un client, l’envoi d’un rapport au conseil d’administration ou la préparation d’une réunion.
• Toutes les tâches au même endroit: l’application Tasks pour Teams affiche toutes vos tâches au même endroit, c’est-à-dire les tâches personnelles issues de To Do et Outlook ainsi que les tâches qui vous ont été attribuées dans le planificateur. Avec l’application pour smartphone, vous gardez une vue d’ensemble même en déplacement.
• Planification du travail en équipe: complétez Teams avec une application de planification du travail en équipe. Les roulements peuvent être saisis dans Teams et répartis entre les collaborateurs. Les collaborateurs peuvent échanger leurs horaires de travail directement dans Teams.
• Assistant IA personnel: avec Microsoft 365 Copilot, vous disposez de votre assistant IA personnel. Voici des exemples de ce que Copilot peut faire pour vous: formuler des e-mails à l’aide de mots-clés, créer un aperçu personnalisé de votre journée, résumer des textes, créer des présentations, créer une liste de tâches pour les réunions en ligne, etc. Pour en savoir plus, lisez l’article «Comment les entreprises profitent de Microsoft 365 Copilot».

Les petits processus et les tâches routinières présentent un grand potentiel d’optimisation. Microsoft propose différents outils dans ce contexte: le planificateur, Forms et Listes sont déjà un premier pas, ceux-ci étant facilement compréhensibles et accessibles pour tous les collaborateurs.

Mais c’est avec Power Automate et Power Apps que cela devient vraiment intéressant. Ces outils puissants permettent des automatisations, des intégrations et des applications au moyen du low code. Pour cela, il n’y a certes pas besoin d’avoir de connaissances en programmation, mais des connaissances techniques de base et surtout une réflexion sur les processus restent nécessaires. Power Automate et Power Apps peuvent être associées à d’autres outils Microsoft ainsi qu’à des applications de gestion courantes (par exemple les CRM et ERP). Il en résulte une multitude de possibilités.

• Saisir les demandes de manière structurée: les demandes de clients, les candidatures ou les déplacements professionnels peuvent être saisis à l’aide de Forms, puis structurés, triés et traités à l’aide de Listes ou dans le planificateur. Gardez une vue d’ensemble des demandes, de leur état et des personnes impliquées dans leur traitement.
• Notifications concernant le pipeline: le CRM ou l’ERP envoie automatiquement une notification à un canal Teams via Power Automate lorsqu’une nouvelle offre est créée ou qu’une commande vient d’être signée.
• Processus de commande et de validation: les commandes internes – de matériaux de chantier, de vêtements de travail ou encore de matériel de bureau – peuvent être saisies par les collaborateurs via une Power App. Les demandes sont automatiquement envoyées au supérieur hiérarchique via Teams, puis affectées au service des achats ou à l’administration après validation.
• Rapports sur l’état et les dysfonctionnements de machines: les collaborateurs d’usine peuvent rédiger des rapports sur l’état des machines de production ou saisir des avis de dérangement via une Power App. En cas de perturbation, la personne responsable est informée dans Teams et peut mandater un technicien de service directement depuis ce même outil.
• Gestion de l’inventaire: les managers et les responsables techniques peuvent gérer les stocks, suivre leurs mouvements et automatiser le traitement des contrats dans une Power App.

Les évaluations sont particulièrement importantes pour le management et les responsables techniques, que ce soit pour avoir un aperçu en temps réel des processus commerciaux, réaliser des objectifs de KPI ou prendre des décisions basées sur des données. Pour cela, il n’est pas toujours nécessaire d’avoir recours à des solutions complexes de base de données et d’analyse. Les outils Microsoft courants vous permettent déjà d’améliorer la qualité des données, de les analyser et de les visualiser en toute simplicité.

• Bases de données: utilisez Listes pour les tableaux et les bases de données, p. ex. des listes d’inventaire, des aperçus de flottes ou des listes de participants.
• Améliorer la qualité des données: utilisez Listes ou Forms pour guider les utilisateurs lors de la collecte de données afin d’en garantir l’exhaustivité et l’exactitude. Définissez des options de sélection en toute simplicité, des menus déroulants et mettez en relation les personnes compétentes.
• Aperçu des conditions de travail: avec Viva Insights, les collaborateurs et les cadres sont avertis lorsque des conditions de travail (hybrides) peuvent entraîner une surcharge de travail et nuire à la productivité, p. ex. trop peu de temps pour se concentrer, manque de coaching ou poursuite du travail après les heures de bureau.
• Rendre les KPI accessibles aux équipes: visualisez les KPI dans un reporting uniforme dans Power BI à partir de différentes sources de données, p. ex. les KPI sur les appels des clients, les lots de production ou les prévisions commerciales. Intégrez les rapports directement dans les canaux Teams, de sorte que les équipes responsables gardent toujours un œil sur les chiffres et agissent en fonction des données.