Copilot, l’assistant qui donne l’avantage aux PME

Face à la concurrence et aux grandes entreprises, les PME bénéficient d’un coup de pouce inattendu: l’IA générative comme Microsoft 365 Copilot peut pallier le manque de connaissances techniques et jouer le rôle de différents experts. Découvrez ici comment en profiter à l’aide d’exemples concrets.

Les PME font non seulement face à leurs concurrents locaux, mais aussi aux grandes entreprises et groupes internationaux. Une compétition inégale si l’on considère les ressources disponibles.

Il est donc évident que les PME envisagent l’intelligence artificielle pour optimiser les processus et accroître leur efficacité face aux nombreuses possibilités d’utilisation qui ne demandent qu’à être explorées. Mais souvent, les connaissances spécialisées, le temps et l’argent font défaut.

La bonne nouvelle? Avec l’IA générative, souvent abrégée en GenAI, entre en jeu une technologie immédiatement disponible et opérationnelle, dont ChatGPT est le fier représentant. Et elle est faite pour les personnes qui travaillent sur un poste de travail numérique dans les PME, bien souvent des généralistes et des pragmatiques, pour qui cette assistance est la bienvenue.

Le «spécialiste virtuel»

Par rapport aux grandes entreprises, les PME sont plus sollicitées en termes de traitement et de conservation des informations. Alors que les grandes entreprises disposent de nombreux spécialistes dédiés à la gestion de projet, l’analyse des données, les ressources humaines ainsi que des plateformes logicielles correspondantes, les PME doivent opérer de manière commerciale et durable. Dans le monde des généralistes, il manque souvent suffisamment de tâches et d’argent pour les spécialistes, tout comme pour les solutions logicielles complexes et coûteuses. La gestion des connaissances techniques et de l’entreprise pose un réel défi.

C’est là que GenAI entre en jeu. Il ne s’agit pas d’un rêve futuriste, mais d’un «spécialiste virtuel». Spécialiste de diverses tâches, ainsi que du traitement et de l’évaluation des informations de l’entreprise. Grâce à son expertise, GenAI peut concevoir et raccourcir des processus par voie numérique pour une meilleure efficacité, par exemple pour les campagnes marketing ou les analyses. GenAI se distingue particulièrement dans le traitement de données non structurées telles que les e-mails, les documents, les instructions et les manuels. L’IA peut en extraire des informations essentielles ou fournir rapidement l’information recherchée à partir de documents commerciaux en tant que chatbot de connaissances.

Introduire judicieusement l’IA générative dans les PME

Mais même si l’«entretien d’embauche» avec GenAI peut être réalisé en quelques minutes, une planification minutieuse de son introduction est recommandée. Il s’agit avant tout de savoir comment GenAI traite les données de l’entreprise en toute sécurité et où se situent les scénarios d’utilisation. Et attention spoiler: avec Microsoft 365 Copilot, les PME disposent d’une offre basée sur les mêmes modèles linguistiques (LLM) que ChatGPT, tout en accordant une attention particulière à la sécurité des données et en s’intégrant dans l’univers Microsoft 365. Cela vaut pour les applications telles que Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Teams, mais aussi pour l’accès aux données stockées sur SharePoint ou OneDrive.

En pratique: 5 exemples d’utilisation de Microsoft 365 Copilot dans les PME

Les exemples suivants illustrent les vastes possibilités offertes aux PME par Microsoft 365 Copilot dans leur quotidien professionnel. Les prompts peuvent vous aider à vous lancer et être adaptés à vos propres besoins.

Aide à la lecture pour les prompts:

• Pour les textes entre crochets (<>), utilisez les termes appropriés à votre branche et à votre entreprise.
• La référence aux informations de l’entreprise (documents, personnes, etc.) doit être introduite par une barre oblique («/») dans le prompt.

Dans tous les cas, un humain doit vérifier la plausibilité des résultats: Copilot n’est pas parfait et fait parfois des erreurs.

1. Développer une analyse SWOT

Nous sommes une entreprise de <secteur> et devons relever le défi <X>. Décris le problème en détail, y compris son impact sur les activités et les objectifs de l’entreprise. Propose ensuite une solution qui permette de relever ce défi. Explique le fonctionnement de la solution, montre ses caractéristiques uniques et son utilité pour l’entreprise. Résume les résultats sous la forme d’une analyse SWOT dans un tableau.

2. Résumer les documents et en déduire des recommandations d’action

Cet exemple utilise le PDF «Norme minimale pour les TIC» de la Confédération, qui résume les principales mesures de cybersécurité. Dans le prompt, le document est archivé dans l’environnement SharePoint de l’entreprise ou dans OneDrive.

Merci de résumer le document /<nom de fichier>. Décris les principaux aspects sous forme de liste. Écris de manière à ce qu’un directeur sans connaissances approfondies de l’informatique le comprenne.

Nous sommes une PME sans spécialistes en informatique. Quelles sont les recommandations qui nous concernent et comment pouvons-nous les mettre en œuvre? Tu peux également poser des questions pour savoir quelles mesures de protection nous avons déjà prises.

3. RH et recrutement de personnel

Ce prompt montre à titre d’exemple le processus de recrutement basé sur l’IA pour un collaborateur de la vente. «Petra Muster» est la directrice des ventes. Il s’agit d’un dialogue, les prompts individuels suivent la réponse de Copilot.

• Aide-moi à formuler des arguments pour justifier l’embauche d’un nouveau collaborateur de la vente pour notre <projet X>.
• Peux-tu m’écrire un e-mail à envoyer à notre chef qui explique pourquoi nous devrions embaucher cette personne?
• Qu’ai-je dit à ce sujet à ma collègue /Petra Muster la semaine dernière via Teams? Complète l’e-mail avec ces points.
• Peux-tu créer une description de poste pour un nouveau collaborateur de la vente qui se consacrera au lancement de notre nouveau produit <référence à la description du produit sur SharePoint> par notre PME?

4. Générer une procédure opérationnelle standard

Ce prompt rassemble des informations provenant de différentes sources en une procédure opérationnelle standard (SOP).

Crée une procédure opérationnelle standard (SOP) pour la maintenance des machines dans l’usine 1 sur la base de la conversation (chat et e-mail) avec /personne1 et /personne2 et du modèle existant /maintenance machines SOP.docx. Donne uniquement la SOP et ne fais aucun commentaire.

5. Élaborer un plan de commercialisation pour les produits

Ce prompt est le point de départ de l’ébauche d’un plan de commercialisation et initie un dialogue (prolongé) avec des demandes de précisions.

Tu es un expert du marketing en ligne. Nous souhaitons faire du marketing et de la publicité pour notre produit <X>, décrit dans le document /<description du produit>. Merci de m’aider à créer un plan de commercialisation. Tu peux aussi me poser des questions.