Les smartphones sont omniprésents. Cette technologie est très avantageuse pour la communication et la collaboration au sein de l’entreprise. Ces cinq conseils vous permettront de soutenir efficacement vos collaborateurs dans leur utilisation des méthodes de communication moderne et d’augmenter leur productivité.
MS Teams Telephony Mobile
En collaboration avec Microsoft, Swisscom a intégré la téléphonie mobile directement dans Teams sur son réseau. Téléphonez via Teams avec votre numéro mobile en bénéficiant de la qualité de son habituelle du réseau Swisscom.
Qu’est-ce que le personnel de bureau, le service externe, les gestionnaires de vente et tous les corps de métiers ont en commun? Ils disposent tous d’un smartphone. Quoi de mieux que d’utiliser cet appareil mobile pour la collaboration et la communication au sein de l’entreprise? D’autant plus que les jeunes générations ont grandi avec un smartphone et n’auront probablement besoin que de peu de temps pour prendre cet outil en main. Et qu’en est-il des collaborateurs qui sont en contact direct avec les clients et qui ne travaillent pas à un poste de travail équipé d’un ordinateur? Une enquête de Microsoft de grande envergure a montré que près de la moitié d’entre eux affirment que cette technologie facilite le travail et accroît leur satisfaction.
Pour soutenir le travail collectif entre vos collaborateurs indépendamment de leur lieu de travail, trois éléments sont nécessaires:
- Un smartphone avec un abonnement performant
- Un réseau mobile fiable, par exemple pour les réunions en ligne en déplacement
- Une plateforme cloud comme Microsoft 365
Ces conseils vous montrent comment améliorer la collaboration au sein de votre entreprise et, espérons-le, l’attractivité de vos postes de travail. Nous nous appuyons sur l’exemple de Microsoft 365.
1. Accès aux documents professionnels de partout
Avec SharePoint et OneDrive for Business, les collaborateurs peuvent accéder à des documents professionnels depuis leur smartphone, qu’ils se trouvent à l’atelier ou chez un client. Certes, rares sont les personnes souhaitant modifier un tableur Excel depuis leur smartphone. Mais les documentations, les informations sur les produits ou encore les offres sont ainsi disponibles à tout moment et rapidement.
Inversement, les collaborateurs sur un chantier peuvent, par exemple, immortaliser la situation sur place en prenant des photos et vidéos avec leur smartphone. Ils les enregistrent dans leur dossier professionnel où elles sont à la disposition de toutes les personnes concernées. Une telle approche présente également l’avantage qu’en cas de perte ou de défaillance du smartphone, les données ne sont pas (ou du moins pas complètement) perdues.
2. Intranet mobile et canaux Teams pour la communication
Microsoft Teams sert de plaque tournante qui relie les collaborateurs. Grâce à des canaux Teams dédiés aux différents départements et à l’échange collectif, les collaborateurs restent joignables et connectés, même sans PC. D’ailleurs, le chat sur smartphone est devenu un canal de communication privilégié et habituel. Alors, pourquoi ne pas l’utiliser dans le cadre professionnel?
Teams permet également de diffuser des informations d’entreprise en interne. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un canal Teams. Et si vous travaillez avec un Intranet basé sur SharePoint, celui-ci peut également être intégré à Teams.
3. Téléphoner sur mobile avec Teams
Que serait un centre de communication sans téléphone? Après le réseau fixe, MS Teams Telephony Mobile de Swisscom permet désormais aussi d’intégrer le numéro mobile dans Microsoft Teams. En d’autres termes, vos collaborateurs peuvent effectuer et prendre des appels directement dans Teams sur leur propre numéro mobile – l’historique des appels est inclus, avec la meilleure qualité Swisscom.
Mais les possibilités ne s’arrêtent pas là. Les collaborateurs sont joignables via leur numéro mobile dans n’importe quel client Teams, c’est-à-dire aussi sur une tablette ou un ordinateur. Le statut Teams tient alors compte des appels effectués avec le numéro mobile. Pendant un appel téléphonique, il passe automatiquement sur «en conversation», tandis que le statut «ne pas déranger» permet de rediriger les appelants vers la messagerie vocale. Les personnes qui téléphonent souvent bénéficient d’un confort supplémentaire, tandis que les collaborateurs du service extérieur peuvent mieux gérer leur joignabilité. En Suisse, cette possibilité est exclusivement proposée par Swisscom avec Teams Telephony Mobile en combinaison avec les abonnements Enterprise Mobile.
4. Prendre des notes par commande vocale
Taper de longs textes sur un smartphone est souvent pénible. À la place, vous pouvez utiliser la commande vocale que proposent les applications mobiles telles que OneNote. Le bloc-notes de Microsoft peut convertir directement l’enregistrement en texte modifiable. Ce n’est pas parfait, mais cela suffit généralement pour consigner des pensées et des idées avant de les oublier lorsque l’on est en déplacement.
5. Un «no brainer»: e-mails et agenda sur le smartphone
Vous utilisez probablement déjà cette possibilité, mais par souci d’exhaustivité, nous vous rappelons que la synchronisation des e-mails et surtout du calendrier avec un smartphone est extrêmement pratique pour garder une vue d’ensemble de sa journée. Si vous utilisez pour cela un duo tel qu’Outlook et Exchange, vos rendez-vous seront synchronisés et à jour. En cas de report de rendez-vous, vous économisez ainsi un temps précieux et des frais de déplacement.
MS Teams Telephony Mobile
En collaboration avec Microsoft, Swisscom a intégré la téléphonie mobile directement dans Teams sur son réseau. Vous êtes joignable sur votre numéro mobile et profitez des avantages de Microsoft Teams tels que l’accès à la liste complète des appelants et l’affichage du statut. De plus, téléphonez via Teams depuis n’importe quel appareil en utilisant votre numéro mobile avec la qualité de son habituelle du réseau Swisscom.
Perspectives: l’intelligence artificielle dans la collaboration
La manière dont nous utilisons les ordinateurs et les smartphones est en train de changer radicalement. L’intelligence artificielle générative telle que Microsoft Copilot pour Microsoft 365 peut automatiser et accélérer de nombreuses tâches routinières et recueillir des informations provenant de différentes sources. Les collaborateurs qui travaillent avec un smartphone au lieu d’un PC en profitent tout particulièrement. Les petits écrans (par rapport à un ordinateur) sont parfaits pour afficher un aperçu des informations les plus importantes que les assistants IA peuvent rassembler à partir de différentes sources d’information.
