Comment suis-je censé diriger mes employés lorsque tout le monde télétravaille? Cette question, de nombreux dirigeants et propriétaires de PME se la posent en cette période de crise du coronavirus et de changement dans les conditions de travail. Voici les éléments auxquels vous devez prêter attention en tant que chef(fe) concernant l’organisation, la communication et le leadership.
Pas de réunions en commun, pas de discussions spontanées devant l’écran du PC, pas de bavardage à la machine à café: Lorsque l’ensemble du personnel d’une PME télétravaille du jour au lendemain, l’organisation du travail s’en retrouve complètement bouleversée.
Les PME habituées au télétravail tirent à n’en pas douter un avantage ces jours-ci. L’infrastructure nécessaire est disponible, les processus sont au moins partiellement bien rodés. Dans de nombreuses autres entreprises, les collaborateurs et le chef doivent d’abord s’adapter à la nouvelle situation. En tant que supérieur hiérarchique, vous devez créer les conditions cadres nécessaires et expérimenter le télétravail de la manière la plus adaptée à votre entreprise.
Communication sur les différents canaux
Le télétravail modifie considérablement la communication – et aussi la manière de diriger. Certes, l’échange de données et d’informations est garanti à tout moment grâce aux moyens techniques. Mais la capacité et la volonté de communiquer par voie numérique varient très fortement en fonction de la culture et de l’organisation de l’entreprise. Si l’on se réfère aux canaux numériques, on peut sentir à quel point nous communiquons souvent au bureau de manière personnelle, décontractée – et pourtant très efficace. Limités au téléphone, aux e-mails, aux chats et aux réunions en ligne, les signaux du langage non verbal sont largement absents, et l’ironie peut être assez mal comprise.
Barbara Josef, co-fondatrice de la société 5to9, conseille les entreprises sur les méthodes de travail modernes. «Dans la situation actuelle, la question n’est pas de savoir quel format est le plus logique, mais comment chacun peut tirer le meilleur parti de la situation», explique l’experte du télétravail. «Même avant la crise du coronavirus, les rires d’enfants en bruit de fond lors d’une conférence téléphonique étaient par exemple mal vus. En ce moment, ils sont tout à fait secondaires – car nous sommes beaucoup plus solidaires en ce moment.»
La façon dont la communication se fait pendant les heures de télétravail dépend également du niveau de maturité numérique de l’organisation. Les entreprises qui sont déjà familières avec la collaboration virtuelle ont, par exemple, moins besoin d’une coordination synchrone comme les appels téléphoniques ou les vidéoconférences.
Conseils aux chefs
➀ Expérimentez le télétravail. Si la communication numérique et asynchrone, par exemple par e-mail ou par chat, ne fonctionne pas comme vous le souhaitez, décrochez le téléphone. Une conversation personnelle peut être utile entre la communication écrite et les réunions de groupe en ligne.
➁ Un point qui vaut toujours, mais à plus forte raison en télétravail: communiquez de manière claire et ciblée. Définissez la fréquence à laquelle vous souhaitez être informé(e) de l’état d’avancement d’un projet, par exemple.
➂ Restez au courant et évitez que les employés de s’isolent dans leur télétravail et n’échangent pratiquement plus d’informations sur les projets en cours avec leurs collègues, l’équipe et leurs supérieurs hiérarchiques.
Définir des objectifs plutôt que le temps de travail
Une bonne coopération nécessite une confiance mutuelle et de la bonne volonté. Cela est d’autant plus vrai lorsque les collaborateurs ne se rencontrent pas en personne. «Un bon leadership s’exerce par la fixation d’objectifs et l’accompagnement individuel, et non par le contrôle de présence et la microgestion», explique Barbara Josef. Elle ajoute que l’idée que les gens puissent être contrôlés est très naïve, tant au bureau qu’à la maison.
Conseils aux chefs
➀ Faites confiance à vos collaborateurs et restez vous-même flexible.
➁ Dans certaines circonstances, il peut être pertinent de déterminer les heures auxquelles les collaborateurs peuvent être joints via le chat, par e-mail ou par téléphone. Le temps de travail et le temps libre devraient être séparés à la maison aussi.
➂ Assistez de près les collaborateurs qui n’ont pas d’expérience en matière de télétravail. Faites le premier pas, partagez vos propres constatations et demandez à l’équipe qui peut faire part de ses expériences et de ses conseils.
➃ Les processus individuels peuvent nécessiter un soutien plus important dans le cas du télétravail. Définissez des responsabilités de manière explicite et hiérarchisez le travail – si nécessaire – de manière plus énergique.
➄ Les collaborateurs doivent découvrir par eux-mêmes la meilleure façon de travailler à domicile. Néanmoins, vous pouvez leur donner des conseils sur la manière de mettre en place un télétravail adapté. Veillez à ce que les collaborateurs aient une personne de contact pour les questions informatiques en cas de problèmes techniques.
Pauses-café virtuelles
Outre la communication d’entreprise, les échanges informels peuvent également avoir besoin d’un soutien moteur. «Il est important de distinguer deux choses: l’échange social et l’organisation du travail», déclare Barbara Josef. «Trop souvent, nous sommes poussés par l’idée d’efficacité et oublions l’importance des échanges interpersonnels et de la gestion des relations. Beaucoup estiment qu’il n’est logique de mettre en place une réunion virtuelle que lorsqu’il y a des points à l’ordre du jour et des questions en suspens.»
Or si nous travaillons ensemble de manière purement virtuelle sur une longue période, nous devons également définir de nouveaux rituels pour que l’aspect interpersonnel ne soit pas laissé de côté. Le sentiment d’appartenance et la solidarité en sont des composantes importantes. Une façon de cultiver l’échange informel est, par exemple, une courte «pause café virtuelle» régulière au cours de laquelle des sujets importants de l’entreprise ainsi que la situation actuelle ou des questions personnelles peuvent être abordés.
Le télétravail, une chance pour l’avenir et le leadership
La responsabilité personnelle et l’autonomie des collaborateurs jouent un rôle majeur pour maintenir la motivation de chacun et assurer le bon déroulement et l’efficacité du télétravail. «A mes yeux, une appréciation sérieuse et authentique de chaque individu est le facteur de réussite le plus important pour cela», déclare Barbara Josef. «Celui qui dirige doit apprécier les gens, leur faire confiance et toujours partir du principe que chacun fait de son mieux.»
Savoir que c’est possible et que chacun prend ses responsabilités au sérieux est la meilleure base pour façonner la coopération future – même après la période de télétravail pour tous. «La situation actuelle est vraiment en train de catapulter la plupart des entreprises vers des formes numériques de collaboration. Des processus qui auraient normalement pris des années se déroulent soudain en quelques jours.»
L’état d’urgence actuel montre qu’il est en fait possible de faire beaucoup plus que ce que nous avons toujours pensé. La poussée de la numérisation et la nouvelle ouverture au télétravail inciteront peut-être de nombreuses entreprises à introduire des formes de travail flexibles pour leurs collaborateurs. Profitez donc de l’occasion pour examiner les leçons que vous pouvez tirer de la situation actuelle pour votre entreprise.
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