Comme en témoignent les sauvegardes dans le cloud et les réunions en ligne, la collaboration au sein de l’entreprise vient de franchir un cap en matière de numérisation. Mais comment communiquer efficacement avec les fournisseurs, les clients et les partenaires? Ces exemples pratiques montrent comment vous pouvez bénéficier de la numérisation dans le cadre d’une collaboration avec des partenaires externes.
La collaboration numérique moderne est en plein essor. Selon le dernier Work Trend Index de Microsoft, les collaborateurs passent deux fois plus de temps à échanger sur les chats de Teams et dans le cadre de réunions en ligne qu’avec les «anciens» e-mails. La collaboration virtuelle est aujourd’hui largement répandue, ou en passe de le devenir. Bienvenue dans le monde du travail hybride avec le télétravail, la communication mobile et le bureau!
Les pratiques efficaces au sein de l’entreprise peuvent également être appliquées dans la collaboration avec des partenaires externes, notamment les fournisseurs et les clients. Les entreprises en sortiraient gagnantes, notamment en termes d’efficacité, de temps et d’argent. Examinons les détails et quelques exemples d’application concrets. Dans cet article, nous utilisons Microsoft 365 comme exemple en raison de sa large utilisation.
Atteindre des contacts plutôt que de passer à côté: une communication numérique efficace
Réduire le nombre d’étapes pour atteindre un objectif ou éviter des demandes de renseignements sont deux approches de l’efficacité au travail. Ces exemples spécifiques illustrent ce point.
- Lorsque vous intégrez la téléphonie fixe à Microsoft Teams, vous êtes disponible de n’importe où. Avec l’application Teams sur votre smartphone ou sur votre ordinateur portable, vous pouvez utiliser votre numéro de téléphone fixe en déplacement, si bien qu’il est plus facile de vous joindre. Si vous ne voulez pas être dérangé, configurez un transfert d’appels automatique.
- Grâce à l’intégration de la téléphonie, vous pouvez accéder au carnet d’adresses central de votre entreprise dans Microsoft 365 à partir de Teams et passer des appels d’un clic de souris. Il suffit de conserver les adresses en un seul endroit au lieu de les inscrire dans des carnets distincts pour la téléphonie et Office.
- Adoptez une approche hybride dans votre collaboration avec vos fournisseurs et partenaires: privilégiez les réunions en ligne pour les échanges d’informations. Vous et votre interlocuteur économiserez ainsi du temps et des frais de déplacement.
- Remplacez les e-mails par des outils de partage: utilisez un répertoire de données partagé dans le cloud pour les projets menés conjointement avec des entreprises externes. Toutes les informations pertinentes seront ainsi stockées en un seul et même endroit. Il vous sera alors inutile d’expédier des documents et vous serez certain que tous les participants disposent des informations les plus récentes à tout moment.
- Mettez en place des chats de groupe et des réunions en ligne entre entreprises pour accélérer les échanges avec tous les collègues.
Success Story
SWISSCOFEL, l’association suisse du commerce
de fruits, de légumes et de pommes de terre, utilise la téléphonie Teams de Swisscom pour sa communication interne et externe. Lisez cette success story pour découvrir comment l’association économise sur les frais de téléphonie et de réunion.
Éliminez les activités chronophages en utilisant la communication en ligne
Travailler efficacement permet aussi de gagner du temps. Grâce à des solutions de communication numériques, vous pouvez éliminer de nombreuses petites activités chronophages, comme le montrent ces exemples:
- Si vos fournisseurs et partenaires utilisent également Teams, vous pouvez consulter leur disponibilité sur leur statut en ligne. Vous réduisez ainsi le nombre d’appels infructueux: si la personne que vous cherchez à contacter est occupée ou absente, vous pouvez envoyer un message instantané afin de transmettre quand même votre demande. Cela permet d’accélérer la communication.
- Les systèmes de prise de rendez-vous et de réservation en ligne évitent aux collaborateurs d’interrompre leur travail pour répondre aux demandes téléphoniques. Les clients peuvent également prendre des rendez-vous en dehors des heures d’ouverture de l’entreprise, ce qui pourrait vous permettre d’attirer de nouveaux clients potentiels.
Il existe différentes solutions pour les rendez-vous et les réservations, comme MyCOCKPIT de localsearch ou Microsoft Bookings dans les versions professionnelles de Microsoft 365.
Réduisez vos dépenses en faisant des économies grâce à des processus numérisés
La numérisation de certains processus vous fera gagner non seulement du temps, mais aussi de l’argent parce que les dépenses disparaissent. Tel est le cas dans les situations suivantes:
- Réalisez des économies sur vos fournitures de bureau, votre toner et vos frais de port en envoyant vos factures par voie électronique. Certaines solutions de comptabilité vous permettent d’effectuer l’envoi directement depuis le logiciel.
- En cas de réparations, de problèmes sur le chantier ou d’incertitudes, vous pouvez envoyer des photos aux responsables travaillant au siège de l’entreprise ou présenter la situation lors d’une visioconférence. Les agents de service pourront alors se munir directement du matériel nécessaire et éviter les trajets à vide coûteux.
- Une autre fonctionnalité incontournable à ne pas oublier: les calendriers cloud peuvent être synchronisés avec votre smartphone, votre tablette et votre ordinateur portable lorsque vous êtes en déplacement. Ainsi, les responsables administratifs ou de planification peuvent par exemple assurer la gestion des rendez-vous depuis le bureau, tandis que les collaborateurs sur le terrain restent constamment à jour. Cela permet de gagner du temps et de réduire les coûts.
Le meilleur aspect de la collaboration numérique avec des partenaires externes: vous bénéficiez des avantages de la collaboration en ligne, que vous travailliez au bureau, en télétravail ou en déplacement. L’investissement dans de telles solutions se révèle donc intéressant à court et à long terme.
La téléphonie Microsoft Teams de Swisscom
Microsoft Teams se transforme en central téléphonique: avec la téléphonie de Microsoft Teams, il est possible de passer et de recevoir des appels dans le monde entier directement à partir de l’application de bureau ou mobile avec votre numéro de téléphone fixe sans pour autant compromettre la qualité Swisscom à laquelle vous êtes habitué. Votre personnel communiquera plus efficacement et il collaborera plus facilement grâce aux applications intégrées de Microsoft 365.
Article de février 2021 actualisé et complété.
