Vous recevez chaque jour un grand nombre d’e-mails professionnels? Alors ces cinq conseils vous aideront à communiquer efficacement et à rediriger le courrier vers des canaux plus utiles.
En 2023, environ 350 milliards d’e-mails sont envoyés chaque jour dans le monde. Certains d’entre eux arriveront également dans votre messagerie professionnelle. Vous recevez probablement plus d’e-mails que vous ne le souhaiteriez. Selon le Work Trend Index 2023 de Microsoft, les collaboratrices et collaborateurs passent pas moins de 15 % de leur temps de travail à traiter leurs e-mails. C’est l’une des raisons pour lesquelles 60 % des personnes interrogées en Suisse n’ont pas assez de temps pour faire leur travail.
La bonne nouvelle? Vous pouvez contrôler la quantité de courrier électronique que vous recevez. Selon Cal Newport, professeur d’informatique et expert en productivité américain, il s’agit là de la solution à l’avalanche d’e-mails. Il faut non seulement s’habituer à utiliser les e-mails le plus efficacement possible, mais aussi trouver d’autres canaux de communication mieux adaptés et utiliser les e-mails avec «parcimonie». Les conseils suivants vous y aideront.
1. Évitez les longues listes de destinataires
Ah, les fameuses listes CC! Envoyez uniquement votre e-mail aux personnes que cela concerne vraiment. Autrement dit, ajoutez les destinataires qui doivent réagir dans le champ «A». Ceux qui reçoivent l’e-mail à titre informatif peuvent être ajoutés dans le champ «CC».
Lorsqu’il s’agit d’échanger avec un grand groupe de personnes, un canal de chat est souvent le moyen le plus approprié, par exemple dans Microsoft Teams. De cette façon, les informations les plus récentes sont rassemblées en un seul endroit et vous évitez que plusieurs générations d’e-mails («mail ping pong») soient envoyées lorsque quelqu’un répond à un ancien message. Vous et vos destinataires gagnerez ainsi du temps et assurerez une communication efficace et compréhensible.
2. Pour éviter un flot d’e-mails: téléphonez
L’e-mail est une communication unilatérale dans le sens où aucune interaction directe n’est possible. Comme une lettre à la poste. Pour un échange et pour trouver des réponses aux questions, il est préférable de décrocher le téléphone (ou le casque) ou d’organiser une courte réunion en ligne. Cela est tout particulièrement indiqué lorsque plusieurs personnes sont impliquées et qu’il y a des ambiguïtés. Cela vous évite des échanges d’e-mails chronophages et résout un problème souvent plus rapidement que par écrit.
3. Envoyez des liens plutôt que des pièces jointes
Cette astuce ne vous permet pas de réduire le nombre d’e-mails, mais d’éviter les doublons. Envoyez uniquement le lien vers un document. Vous avez ainsi la garantie que toutes les personnes impliquées travaillent avec la même version du fichier et sont à jour. La condition préalable est que le document soit accessible pour tous sur un stockage en ligne. Cette mesure vous permet de garantir un flux d’informations clair et d’éviter les malentendus dus aux différentes versions des documents.
4. Utilisez le chat au lieu de l’e-mail pour les messages courts et internes
Faites-vous partie de ces gens qui écrivent des e-mails avec un objet comme «J’ai 5 minutes de retard »? Pour ces messages courts qui n’ont pas non plus besoin d’être conservés, un bref message chat est mieux adapté qu’un e-mail. Vous pouvez également informer facilement de votre retard pendant votre déplacement, à l’aide de l’application de chat sur votre smartphone (si vous n’êtes pas au volant). Au fait, «eom» signifie «End of Mail».
De manière générale, privilégiez le chat plutôt que l’e-mail pour la communication interne. C’est non seulement beaucoup plus clair, mais cela réduit aussi le temps nécessaire pour fournir des réponses. Et vous pourrez suivre le déroulement de la discussion directement dans le chat. Dans des applications telles que Microsoft Teams, vous pouvez inviter ad hoc plusieurs personnes à un chat sans créer simultanément un nouveau groupe Teams.
5. Utilisez d’autres canaux d’information
Les e-mails ne sont pas obligatoires pour tous les échanges d’informations. Plutôt qu’un «push» par e-mail, il suffit dans de nombreuses situations d’un canal «pull» par lequel les collaborateurs obtiennent eux-mêmes activement les informations. Deux exemples:
- SharePoint, l’intranet ou une zone protégée du site Web peuvent être utilisés comme plateforme d’information: placez-y les informations d’entreprise qui ne nécessitent pas d’action directe. Cela comprend des informations pour les collaborateurs et sur l’entreprise, des procès-verbaux de réunions archivés, des modèles et des brochures.
- Logiciel pour les projets et la collaboration: rassemblez toutes les informations pertinentes en un point central. Il existe de nombreux outils adaptés, notamment des applications basées sur le web telles que Trello, Meistertask, Teams de Microsoft 365,ou encore Microsoft Project.
- Trouver un créneau de rendez-vous: la solution de recherche de rendez-vous dans Microsoft Outlook/Exchange vous permet d’éviter de nombreux échanges d’e-mails.
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Version actualisée d’un article de mai 2019.
