Avec ces applis, emportez votre bureau sur votre smartphone

Si vous vous déplacez pour affaires ou travaillez en atelier, le smartphone et la tablette vous relient au bureau. Grâce à ces applis, vous communiquez avec vos collaborateurs, calculez vos frais et protégez vos documents professionnels.

Selon moi, les applis d’e-mail et de calendrier sont les applications professionnelles les plus utilisées sur smartphone. Vous aussi, vous vérifiez probablement vos e-mails et rendez-vous sur votre mobile. Votre appareil est pourtant capable de bien plus – grâce à l’accès Internet, à l’appareil photo et aux applis correspondantes. Avec ces applis, vous organisez votre bureau à distance, sur smartphone ou tablette.

Numériser des documents avec le smartphone

Microsoft Lens enregistre pratiquement tous les types de documents dans votre système de stockage sur le cloud: l’application scanne les documents imprimés, les notes sur tableau blanc et les cartes de visite à l’aide de l’appareil photo du smartphone. Microsoft Lens rectifie automatiquement les documents et peut également traiter des modèles de plusieurs pages. Pratique et efficace pour consigner numériquement les notes prises à la main lors d’un entretien client, par exemple.

La collaboration étroite avec le logiciel de bloc-notes OneNote est moins surprenante, puisque Microsoft est leur maison-mère commune. Ainsi, Microsoft Lens peut modifier des documents grâce à l’OCR (Optical Character Recognition, c’est-à-dire la «reconnaissance optique des caractères») dans des notes OneNote modifiables. Et les cartes de visite atterrissent elles aussi dans le bloc-notes, sous forme de texte et de fichier VCF que vous pouvez ensuite importer dans vos contacts Outlook, par exemple. Bien sûr, les scans peuvent également être enregistrés au format photo ou PDF, ce qui est bien pratique.

Pour moi, Microsoft Lens est devenu une appli indispensable pour la numérisation des informations, dans la vie professionnelle comme privée.

Android: Microsoft Lens, gratuit
iOS: Microsoft Lens, gratuit

Calculer ses frais professionnels

Un déjeuner d’affaires avec des clients, une présentation à un client potentiel ou tout simplement l’achat de nouveaux feutres pour le tableau de conférence – voilà des frais dont le montant devra être correctement saisi pour la comptabilité. Il va de soi que vous souhaitez également être remboursé des dépenses réalisées pour l’entreprise.

Il existe différentes approches numériques pour faire les comptes des reçus, des kilomètres parcourus en voiture ou encore des billets de train. Le plus simple, c’est évidemment quand le logiciel d’entreprise lui-même offre une appli correspondante. C’est notamment le cas d’Abacus avec AbaCliK ou de Bexio avec l’appli Scanner (en allemand).

Il existe également des solutions dédiées comme Expensify (à partir de CHF 5.– environ par utilisateur et par mois). Avec l’appareil photo du smartphone, vous scannez le reçu sur l’application, lequel est ensuite téléchargé dans le cloud et analysé avec la reconnaissance de texte. Idéalement, le service identifie le prestataire et le coût, ce qui évite un traitement ultérieur manuel. Les résultats peuvent être exportés au format PDF ou sous forme de tableau séparé par des virgules (format CSV) pour un traitement ultérieur dans Excel. Expensify n’est actuellement disponible qu’en anglais.

Si vous utilisez autoSense, vous pouvez gérer vos trajets professionnels sur l’application. Les distances parcourues sont sauvegardées automatiquement et peuvent être exportées. Fini la corvée du contrôle manuel des kilomètres!

Communiquer avec les collaborateurs, en déplacement comme au bureau

Ce n’est pas parce que vous n’êtes pas devant votre PC que vous êtes exclu de la conversation. Avec l’application Microsoft Teams, vous discutez avec vos collègues de travail via votre smartphone. Cela simplifie l’échange d’informations avec les collaborateurs du service extérieur, les techniciens de service, les monteurs et tous ceux qui ne sont que rarement au bureau.

Sur l’appli pour smartphone, d’autres fonctionnalités sont également à disposition des équipes. Qu’il s’agisse de jeter un coup d’œil rapide à un document partagé sur le chat ou de participer à une réunion en ligne, tout cela fonctionne également sur smartphone. Microsoft Teams pour ordinateurs et appareils mobiles est un élément gratuit de Microsoft 365 for Business.

Protéger les applis et les documents

Que faire si le smartphone déverrouillé tombe entre de mauvaises mains ou si les enfants écrivent à leurs grands-parents via la messagerie professionnelle? Les documents et applis présents sur le smartphone peuvent être protégés. La marche à suivre ne varie pas uniquement entre iOS et Android, mais aussi d’un fabricant à l’autre:

• Samsung propose sur ses appareils mobiles un «dossier sécurisé», qui succède à «my Knox». Il permet d’accéder aux applis et documents du smartphone uniquement après avoir saisi un élément de sécurité tel qu’un mot de passe, un code PIN ou encore une empreinte digitale. Samsung en décrit la configuration dans un document d’aide.
• Huawei propose un coffre-fort électronique ainsi qu’un verrou d’appli pour la protection des documents et applis. Les options se trouvent généralement dans l’appli Paramètres, à la rubrique «Sécurité et protection des données».
• Apple propose de protéger les applis par mot de passe sur iPhone ou iPad dans les paramètres de «Temps d’écran». Là, vous pouvez instaurer une limite d’utilisation pour certaines applis. Si ce temps est dépassé, l’appli ne peut être redémarrée que par la saisie d’un mot de passe.

Il existe par ailleurs de nombreuses applis, comme «Folder Lock», qui protègent les documents et images par un verrouillage.

Android: Folder Lock, gratuit; env. CHF 4.10 pour passer à la version pro
OS: Folder Lock, gratuit; env. CHF 4.50 pour passer à la version pro

Version actualisée et complétée d’un article de novembre 2016.