Le cloud permet d’accroître l’efficacité des entreprises. Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement? Voici sept exemples tirés de la pratique qui montrent comment vous pouvez vous aussi bénéficier de ce gain d’efficacité grâce à la numérisation, tant au niveau de l’utilisation que de la sécurité.
L’utilisation du cloud survivra à cette pandémie. Tout simplement parce que ses avantages l’emportent sur ses inconvénients dans le quotidien professionnel. Ces sept exemples tirés de la pratique vous montrent comment faire gagner du temps à votre entreprise et la rendre plus efficace grâce aux solutions cloud. Cela profite aux entreprises dont les collaborateurs travaillent également en dehors du siège de l’entreprise, mais aussi à toutes les autres. Ne serait-ce qu’au niveau de la protection des documents professionnels.
1. Travailler en déplacement et à la maison comme au bureau
L’avantage le plus évident, que vous avez certainement appris pendant la pandémie: le cloud simplifie la collaboration et le flux d’informations avec les collaborateurs, les clients et les fournisseurs. Les espaces de stockage en ligne tel que OneDrive et SharePoint Online de Microsoft 365 permettent un accès sécurisé aux documents depuis n’importe où et sur n’importe quel appareil. Ils facilitent également, en particulier, le télétravail. Autre avantage: plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un même document.
Les membres de la direction effectuent souvent des tâches administratives telles que la comptabilité salariale le week-end et depuis chez eux. Un logiciel pour la comptabilité, la facturation, les relances, etc. basé sur le cloud permet d’éviter de se rendre au bureau.
2. Informations actualisées sur tous les appareils
Le soir, chez vous, vous pensez à une tâche que vous devez accomplir de toute urgence le lendemain au bureau. Vous notez immédiatement la tâche dans la liste des choses à faire sur votre smartphone, sachant que vous retrouverez l’entrée sur votre ordinateur professionnel le lendemain matin.
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Il en va de même pour les rendez-vous, les e-mails et les documents. Les services cloud synchronisent automatiquement ces informations importantes sur tous les appareils que vous utilisez. Le matin, vous jetez un coup d’œil au calendrier sur votre smartphone et ouvrez le PDF contenant l’offre sur votre tablette: il ne s’agit pas seulement d’une commodité du cloud, mais d’un véritable gain de temps et d’efficacité.
3. Présence professionnelle auprès des clients et partenaires
Commençons par une situation classique: vos collaborateurs du service extérieur ou vous-même êtes en déplacement auprès de la clientèle. Pour ces rendez-vous d’affaires, vous et vos collaborateurs avez toujours à portée de main vos e-mails et le calendrier sur votre smartphone. Cela permet de gagner du temps, notamment dans le service externe, car les collaborateurs savent toujours où ils vont ensuite. Les clarifications par téléphone et les déplacements inutiles ne sont plus nécessaires.
On retrouve les mêmes avantages en plaçant les données utiles au travail quotidien sur un stockage en ligne dans le Cloud. Au lieu d’imprimer à l’avance les offres, les plans et les photos au bureau, vous emportez votre tablette ou votre ordinateur portable lors de vos rendez-vous professionnels. Cela vous permet également de répondre à tout moment et de manière flexible aux souhaits et questions. L’échange avec les clients (et les partenaires) se fait par voie numérique et sans papier. Les collaborateurs bien préparés et organisés donnent une impression professionnelle. Ils aident à établir des relations d’affaires à long terme.
4. Enregistrer les Informations à l’aide de l’appareil photo du smartphone
Dans de nombreuses professions, il y a des moments où l’appareil photo du smartphone est un outil de travail utile. Des situations, croquis, etc. peuvent être enregistrés par photo ou vidéo et partagés sur un stockage ou service de taux d’erreur sur les paquets image ou la vidéo photo en ligne et faire l’objet de discussions. Trois exemples:
- La responsable de projet montre la situation sur le chantier à l’aide de photos ou de vidéos pour pouvoir donner par la suite des instructions aux monteurs au bureau.
- Le paysagiste prend des photos du jardin lors du premier entretien avec le client, y compris des lignes électriques éventuelles, puis fait des suggestions de conception en fonction de la situation réelle.
- Après une réunion au bureau, un participant enregistre le tableau blanc et les post-it avec l’appareil photo de son smartphone et partage ensuite les information par voie numérique avec toute l’équipe.
5. Augmenter l’espace de stockage basé sur le cloud en quelques clics
Plus une entreprise se numérise, plus elle crée de données. La boîte de réception se remplit, les offres, commandes et photos doivent être stockées. Ces dernières, en particulier, nécessitent beaucoup d’espace de stockage.
Si ces données sont toutes locales ou hébergées sur le réseau d’entreprise, cela entraîne une lourde charge. Le serveur ou le serveur d’accès au réseau (NAS) réclame de nouveaux disques durs qu’il faut acheter et mettre en service. Il ne faut pas non plus oublier de sauvegarder les données. L’accroissement du volume de données nécessite plus de temps et d’espace.
Dans le cloud, l’espace de stockage peut être étendu en quelques clics, c’est-à-dire qu’il est possible de louer de l’espace supplémentaire. Si le besoin d’espace diminue à nouveau, les «surcapacités» peuvent être facilement annulées.
6. Protection contre les pertes de données et les ransomwares
Pas besoin d’envisager le pire scénario d’un cambriolage, d’un incendie ou d’un dégât des eaux pour conduire à une importante perte de données. Il suffit en effet que la mécanique d’un disque dur rende l’âme. Un stockage des données dans le cloud vous protège contre de telles défaillances. Et cela s’applique aussi bien aux données utilisées au quotidien qu’aux sauvegardes dans le Cloud.
En outre, les services cloud tels que Microsoft 365 offrent une certaine protection contre les ransomwares (chevaux de Troie de cryptage), qui sont actuellement de loin la forme la plus courante de cyberattaque. C’est ainsi que OneDrive for Business et SharePoint Online stockent plusieurs versions d’un fichier. Si le ransomware crypte la version actuelle, il est souvent possible de restaurer les versions antérieures et de récupérer les données sans payer de rançon.
7. Mises à jour logicielles automatiques incluses
Combien de temps passez-vous à mettre à jour les logiciels et systèmes d’exploitation? Peut-être avez vous également délégué ces tâches à votre fournisseur de systèmes informatiques dans le cadre d’un contrat de service.
Si les mises à jour sont négligées ou appliquées tardivement, des failles de sécurité peuvent apparaître et être exploitées par des cybercriminels. Si vous utilisez des logiciels à partir du cloud, les mises à jour et les mises à niveau de sécurité sont automatisées. Dans le cas de Microsoft, cela s’applique à la fois aux applications Office locales telles que Word et Excel et aux applications telles que Dynamics 365 Business Central (anciennement Navision), qui fonctionnent dans le cloud et peuvent être utilisées directement dans le navigateur.
Un bref avertissement pour terminer
Les avantages du cloud l’emportent sur les inconvénients. Mais cet outil n’est pas autonome. Planifiez votre passage vers le cloud avec soin et, surtout, de manière progressive. Commencez par les domaines de votre infrastructure informatique qui sont les plus faciles à externaliser. Présentez également aux collaborateurs les nouvelles possibilités, étape par étape.
Et donnez le bon exemple en tant que chef·fe: Utilisez vous-même les possibilités offertes et enthousiasmez vos collaborateurs. Par exemple, montrez-leur comment partager des documents via le stockage en ligne au lieu de les envoyer en pièces jointes à un e-mail. Et soyez prudent(e). Tous les collaborateurs n’ont pas les mêmes compétences dans l’utilisation de l’informatique. Mais le temps que vous investissez dans vos collaborateurs sera rentabilisé par des gains d’efficacité au niveau de la coopération.
Version actualisée d’un article d’avril 2020.
