La numérisation et les exigences plus strictes en matière de protection des données constituent un défi majeur pour les sociétés fiduciaires, y compris pour Acton Fiduciaire SA. Installée à Zoug, elle a, très tôt, stocké ses données et documents dans un cloud. Alors, qu’est-ce que les autres fiduciaires peuvent apprendre d’Acton?
Depuis 13 ans, Acton stocke la quasi-totalité de ses documents dans un cloud et travaille avec peu de papier. Début 2023, elle a fusionné avec une autre société fiduciaire dont le processus de numérisation était moins avancé. Bruno Aeschlimann, directeur associé, a convaincu ses nouveaux collaborateurs des avantages de la numérisation. Au cours des premières semaines, ils ont numérisé et stocké une telle quantité de documents dans le cloud que l’espace nécessaire pour ranger leurs classeurs fédéraux est passé de 190 à moins de 70 mètres linéaires. L’époque où les fiduciaires archivaient tous les documents au format papier est révolue. «Grâce à la numérisation des données et des processus, nous faisons évoluer notre activité et adaptons l’infrastructure à nos besoins», explique M. Aeschlimann.
Une collaboration harmonieuse pour simplifier la migration
Acton travaille dans le cloud depuis 2010, en premier lieu parce que personne n’avait le savoir-faire requis et le temps nécessaire pour s’occuper du matériel et des logiciels des serveurs locaux. Avant la fusion, Bruno Aeschlimann a demandé conseil à Hugener Informatik, son partenaire informatique de longue date. En effet, la solution alors utilisée ne permettait plus de respecter les exigences de plus en plus strictes. Celui-ci lui a recommandé la solution cloud de Swisscom. «Nous avons opté pour Swisscom parce que nous voulions un fournisseur digne de confiance, capable de réagir rapidement en cas de circonstances exceptionnelles.» En parallèle de la fusion, Acton a fait migrer sa solution cloud, et ce sans le moindre incident, grâce à la collaboration harmonieuse entre Hugener Informatik et Swisscom.
«La nouvelle solution coûte à peu près le même prix, mais offre davantage de services et de valeur ajoutée. A long terme, nous augmentons l’efficacité et réduisons les dépenses informatiques par personne.»
Bruno Aeschlimann, directeur associé, Acton Fiduciaire
Le nouvel environnement de réseau est plus rapide, plus stable et plus sûr
Les collaborateurs n’ont guère ressenti les changements. Le jeudi, ils regroupaient les bureaux; le vendredi, ils étaient en congé; le lundi, ils travaillaient avec le nouveau cloud. Ils ont tout de suite remarqué qu’il était plus rapide et plus stable. Grâce à la solution de réseau sécurisée que Swisscom est la seule à proposer en Suisse, l’ensemble des données est protégé en permanence et n’arrive jamais sur le réseau Internet public. Et ce, même si les collaborateurs se connectent depuis Virtual Private Network (VPN) lorsqu’ils sont en télétravail. Cela vaut également pour AbaWeb, un logiciel d’entreprise basé sur le cloud, utilisé pour collaborer avec la clientèle. Désormais, les collaborateurs peuvent également utiliser Microsoft Teams sans restriction. Pour Acton, la possibilité de travailler à domicile constitue un argument précieux au moment du recrutement. Cela permet de réduire la pénurie de main-d’œuvre qualifiée et facilite la recherche de jeunes talents.
Une efficacité accrue et des coûts informatiques réduits
La sécurité des données est particulièrement importante pour les groupes qui doivent respecter des exigences strictes en matière de conformité. Acton gère certains d’entre eux. Pour Aeschlimann, il est donc important d’avoir un fournisseur digne de confiance avec des serveurs situés en Suisse: «L’atteinte à la réputation suite à une cyberattaque est plus importante que le préjudice financier». Swisscom gère son cloud en Suisse. Elle s’occupe de son exploitation et de la maintenance, ainsi que de toutes les mesures de sécurité et les sauvegardes de données régulières. Selon M. Aeschlimann, cette migration est rentable pour Acton: «la nouvelle solution coûte à peu près le même prix, mais offre davantage de services et de valeur ajoutée. A long terme, nous augmentons l’efficacité et réduisons les dépenses informatiques par personne».
Trois conseils relatifs à la numérisation pour les fiduciaires
En matière de transformation numérique, Acton est en avance sur les autres sociétés fiduciaires. Cette évolution ne s’est pas faite du jour au lendemain: «la numérisation est un long processus», explique M. Aeschlimann. Acton procède par étapes. Voici le premier conseil que donne M. Aeschlimann aux autres fiduciaires qui souhaitent numériser les données et les processus. Son deuxième conseil: avant de passer à la migration, c’est l’occasion de contrôler les processus internes sous toutes leurs coutures et de les optimiser si nécessaire. Et voici son troisième conseil: quiconque se charge de faire migrer l’ensemble des données et programmes vers un cloud devrait également réfléchir à son système d’archivage numérique et ranger ses données et documents.
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Acton Fiduciaire SA
Depuis 1984, Acton Fiduciaire SA conseille les particuliers, les PME et certains groupes internationaux dans les domaines de la fiducie, du conseil aux entreprises, de la fiscalité et de l’audit. Début 2023, le groupe Acton a fusionné avec Meier Partner Tax AG, renforçant ainsi ses compétences en matière de fiscalité. Bruno Aeschlimann dirige le groupe Acton avec ses associés Patrick Hediger, Adrian Meier et Martin Wihler. Les collaborateurs, désormais au nombre de 21, peuvent choisir là où ils souhaitent travailler: au siège à Zoug, en télétravail, chez la clientèle ou en déplacement.
