Quiconque doit exécuter plusieurs tâches chaque jour, sait qu’une bonne planification fait toute la différence. Elle nous sert non seulement à fixer des objectifs réalistes pour la journée, mais surtout à terminer en toute bonne conscience une journée de travail bien remplie.
Une technique courante est de faire une liste deToDo, dans Outlook de Microsoft 365, par exemple. Il existe cependant différentes méthodes de gestion et de hiérarchisation de la priorité des tâches. Ces techniques sont d’une aide précieuse lorsqu’il s’agit de fixer des priorités. En effet, les listes de ToDo sont souvent bien plus longues que ce que nous pouvons accomplir en une seule journée. Il est dès lors essentiel de planifier la journée la veille au soir, ou le matin même. Organiser votre journée est alors votre première tâche. Et lorsque vous cochez les points de votre liste de ToDo en fin de journée, cela contribue à votre organisation d’une part, mais aussi à un agréable sentiment de satisfaction personnelle.
Définir des objectifs: la méthode SMART
Fixez vos objectifs avant de vous mettre au travail. La méthode SMART vous aide à formuler des objectifs concrets et réalisables. En français les cinq lettres du mot «SMART» correspondent à «Spécifique, Mesurable, Attrayant, Réaliste, Temporel». Si vos objectifs sont compatibles avec ces cinq indicateurs, alors ils devraient être réalisables et leur résultat mesurable.
Fixer des priorités: la matrice d’Eisenhower
On ne sait pas exactement si le général américain et 34e président des Etats-Unis a véritablement utilisé cette méthode de hiérarchisation des priorités qui porte son nom, mais ce principe classe les tâches selon leur urgence (cf. tableau ci-après) et peut s’avérer utile pour déléguer et hiérarchiser les tâches.
| urgent | pas urgent | |
| important | A traiter soi-même immédiatement | Planifier et traiter soi-même |
| pas important | Déléguer à un collaborateur | Ne pas traiter (corbeille) |
Une méthode plus globale: Getting Things Done
La méthode «Getting Things Done», ou GTD, que l’on pourrait traduire par «faire avancer les choses», est une technique d’organisation globale imaginée par l’Américain David Allen. Cette méthode d’autogestion tient compte des activités professionnelles, mais aussi privées, et les classe selon leur type et la charge de travail qu’elles impliquent. Un des avantages de GTD est que l’on est encouragé à noter immédiatement les tâches que l’on doit exécuter, et cela libère l’esprit. Etant donné que cette méthode nécessite un peu d’entraînement, il est recommandé de lire un manuel d’apprentissage, comme celui de David Allen, par exemple («S’organiser pour réussir», Editions Leduc).
Organiser sa journée: la méthode ALPEN
Si vous vous trouvez devant une montagne de travail le matin, alors vous pouvez essayer de vous organiser avec la méthode ALPEN (Activités: noter les tâches, Longueur: évaluer la durée, Plages: prévoir des plages de réserve, Egrappage; prendre des décisions, Nachkontrolle (Surveillance): vérifier le travail accompli). Cette technique est d’une aide précieuse pour planifier une journée en plusieurs étapes et de manière réaliste, puis de contrôler la bonne exécution des tâches.
Une autre idée: planifier les objectifs et pas le temps
Une planification consciencieuse, et le respect de la règle d’or qui est de ne prévoir que 50 à 60% du temps de travail de manière fixe, ne suffisent pas pour garantir la réussite. Ivan Blatter, coach en gestion du temps, recommande dès lors de se fixer trois objectifs par jour, mais de ne pas prévoir le temps nécessaire.
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