Voici comment planifier vos absences de manière optimale

C’est l’été. Pour de nombreuses PME, l’activité se calme et des vacances, ou tout du moins quelques jours de congé, sont prévues. Vous profiterez mieux de votre absence bien méritée si vous vous y préparez bien. Cette check-list vous aidera.

Votre esprit restera dégagé et vous profiterez mieux de votre temps libre si vous vous occupez de tout ce qui doit être fait avant les vacances ou les congés. Vous avez probablement noté les tâches à venir sur votre liste des choses à faire. Peut-être allez-vous vider votre boîte de réception avant les fêtes de fin d’année. Cette check-list vous aidera à planifier votre absence.

Informez vos collègues et vos contacts de votre absence

• Si votre magasin, votre boutique, votre restaurant, etc. ferme ou si vous modifiez vos horaires d’ouverture pendant les fêtes, informez vos clients en temps utile sur tous les canaux, c’est-à-dire dans le magasin, sur votre site Internet, dans votre newsletter, sur Google My Business et sur local.ch, dans l’application, sur votre page Facebook, sur LinkedIn, etc.
• Indiquez à votre télésecrétariat (si vous en utilisez un) où vos appels doivent être transférés.
• Informez en temps utile vos clients, vos fournisseurs, vos partenaires commerciaux et les autres organismes externes de votre absence, par e-mail ou avec finesse en l’indiquant dans votre signature. Vous y mentionnerez également le nom de votre suppléant.
• Configurez un message d’absence dans Outlook (ou dans votre programme de messagerie préféré).
• Inscrivez les jours de congé dans votre calendrier. Un calendrier en ligne, tel que celui de Microsoft 365, est idéal à cet effet, car vos collaborateurs peuvent voir les absences dans votre calendrier et vice versa.
• Vous pouvez partager des documents importants avec vos collaborateurs via un espace de stockage en ligne comme Microsoft SharePoint. Vous vous assurez ainsi que tout le monde est à jour – les collaborateurs comme les documents.

Planification des jours de congé

• Communiquez votre suppléance et organisez une réunion de passage de relais.
• Décidez comment, quand et pour qui vous serez joignable et à qui les autres appels doivent être transférés. La méthode la plus simple consiste à effectuer cette planification au moyen d’applications de téléphonie fixe modernes pour smartphones. Vous pouvez également connecter Microsoft Teams à votre téléphonie fixe. De cette façon, vous déterminez facilement pour qui vous êtes joignable pendant vos absences et pour qui vous préférez transférer l’appel à votre suppléant.
• En fonction de votre secteur d’activité, vous pouvez également proposer un service d’astreinte ou d’urgence. Planifiez l’affectation des collaborateurs en temps utile et indiquez sur votre site Internet comment les clients peuvent joindre votre entreprise en cas d’urgence.
• Planifiez les thèmes de la réunion de passation avec votre suppléant.
• Décidez qui doit arroser les plantes dans le magasin.
• Le dernier jour, réservez du temps pour les travaux de dernière minute.

Déléguez les tâches et les travaux

• Donnez les autorisations nécessaires à votre suppléant, par exemple l’e-banking, l’accès aux documents numériques sur le service de stockage en ligne, la comptabilité ou, de manière physique, sous la forme de la clé de la boîte aux lettres.
• Répartissez les tâches qui doivent être réalisées pendant votre absence.
• Faites éventuellement transférer votre courrier.

À votre retour de vacances

Le jour où vous reprenez le travail arrive inévitablement. Il vaut la peine de planifier ce jour à l’avance, c’est-à-dire avant les vacances:

• Prévoyez du temps pour mettre en route les tâches urgentes et importantes et pour avoir une vue d’ensemble des e-mails et des messages de chat. Si nécessaire, bloquez du temps à cet effet dans votre calendrier.
• Convenez d’une réunion de transmission avec votre suppléance pour assurer une poursuite sans heurts.

Article mis à jour datant de juin 2022.