Mener des entretiens d’évaluation ouvertement et avec succès

Préparation de l’entretien

Une bonne préparation des participants constitue la moitié de l’entretien

Annoncez l’entretien à vos collaborateurs déjà quelques jours à l’avance par une invitation personnelle et demandez-leur de se préparer à l’entretien. Vous pouvez donner quelques idées à vos collaborateurs, par exemple:

Auto-évaluation: quelles ont été vos réussites personnelles depuis le dernier entretien d’évaluation? Quels projets/tâches ont été particulièrement motivants pour vous? Lesquels l’ont moins été?

Parmi vos compétences, lesquelles souhaiteriez-vous améliorer et dans quel domaine aimeriez-vous être impliqué davantage?

Quel feed-back me donnez-vous?

Comment vous préparer au mieux vous-même à l’entretien? Quelles questions devez-vous vous poser?

Prenez conscience que l’évaluation actuelle de la performance porte uniquement sur la période entre le dernier entretien d’évaluation et aujourd’hui. 

Réfléchissez à comment transmettre à votre collaborateur de manière plausible le processus qui a conduit à l’évaluation actuelle de la performance. 

Le feed-back à l’égard de la performance doit prendre en compte toute l’année.

Comparez les entretiens intermédiaires antérieurs avec les estimations actuelles: en quoi se différencient-ils?

Quels arguments des entretiens intermédiaires soutiennent ou complètent votre évaluation?

Trouvez des exemples concrets à l’aide desquels vous pouvez décrire les performances du collaborateur.

Où exactement se situe le collaborateur par rapport aux membres de même niveau de son équipe?
En cas d’évaluation finale telle que «performance satisfaisante», «bonne performance» ou «performance extraordinaire»: quelles performances exceptionnelles concrètement démontrables ont conduit à cette évaluation?

En cas d’évaluation finale telle que «renforcer la performance» ou «amélioration requise»: quels exemples compréhensibles montrent comment vous en êtes arrivé à cette évaluation? Que pouvez-vous en déduire quant à la poursuite de la collaboration? Quelles étapes allez-vous entamer ensuite avec le collaborateur? Qu’attendez-vous de lui dans un avenir proche? 

Quels mots emploierez-vous pour communiquer avec sincérité à votre collaborateur ce que vous appréciez particulièrement chez lui, et où vous voyez du potentiel de développement chez lui? 

Quel message souhaitez-vous transmettre à votre collaborateur? Comment terminez-vous l’entretien? 

Mise en pratique

Créez les meilleures conditions possibles pour un climat agréable lors de l’entretien

Accordez-vous un instant de réflexion juste avant l’entretien afin de réfléchir aux points suivants:

Votre collaborateur a de nombreux bons côtés: qu’appréciez-vous tout particulièrement chez lui?

L’entretien d’évaluation est une conversation sur un pied d’égalité: au cours de l’entretien, soyez respectueux, sincère et concret dans vos déclarations. Acceptez également des déclarations critiques avec ouverture d’esprit.

Ecoutez attentivement votre interlocuteur. Vous ferez ainsi preuve d’une estime appropriée à son égard et construirez, ensemble avec lui, une conversation agréable et ouverte.

Chaque entretien est unique, mais une structure vous permet de rester sur la bonne voie.

Ouvrez la conversation par des paroles bienveillantes, positives. Expliquez à votre collaborateur l’objectif et le déroulement.

Laissez ensuite le collaborateur exprimer son auto-évaluation et réfléchissez à ce qu’il vient de dire.

Donnez à votre collaborateur un feed-back différencié, y compris des exemples concrets concernant ses performances et votre évaluation finale.

Dites ouvertement à votre collaborateur ce que vous appréciez particulièrement chez lui, et où vous voyez un potentiel d’optimisation. Demandez-lui ce qu’il attend de l’avenir et comment il vous perçoit. 

Discutez avec votre collaborateur des prochaines étapes nécessaires pour atteindre les objectifs et terminez l’entretien par un résumé exprimant de l’estime pour le collaborateur.

Suivi

Que pouvez-vous retenir vous-même de l’entretien et comment allez-vous aborder les prochaines étapes évoquées?

Est-ce qu’à l’issue de l’entretien, le collaborateur attend de vous une réponse, des informations complémentaires ou autres?