Partager des documents: avec ces 5 conseils, vous travaillerez efficacement ensemble

Envoyer des fichiers Office par e-mail? C’est du passé. Ces cinq conseils vous montrent comment travailler à plusieurs sur des documents, éviter les doublons et être plus efficace.

Vous connaissez certainement cette situation: vous venez de terminer une documentation complète sur un projet et l’envoyez à plusieurs personnes par e-mail. Deux jours plus tard, vous vous retrouvez avec quatre versions du même document, chacune avec les commentaires de son destinataire. Mais ce n’est pas tout: ces fichiers sont également enregistrés dans les boîtes de réception et d’envoi et occupent un espace de stockage précieux. Avant que vous n’ayez fini de rediger le document, vous avez derrière vous un nombre incalculable d’appels, d’e-mails et de messages de chat. Après tout, les collègues travaillent souvent en teletravail et vous ne pouvez pas vous rendre dans leur bureau pour un simple coup d’œil.

Ce n’est pas une fatalité. Avec Microsoft 365, un stockage en ligne et des outils de communication comme Microsoft Teams, vous pouvez optimiser efficacement ces processus. Ainsi, vous saurez désormais quelle version de la documentation est la plus récente, et ce, même après la troisième session de feed-back. Ces conseils vous montrent des méthodes pour collaborer efficacement avec vos collègues, partenaires et fournisseurs, le tout sans doublon.

Conseil n° 1: Choisir le bon système de stockage

Avec un abonnement Microsoft 365 Business, vous disposez de deux solutions de stockage en ligne: OneDrive Entreprise et SharePoint Online. La particularité d’une solution de stockage cloud est qu’elle vous permet justement de partager les documents de manière sélective et garantit que seules les personnes autorisées y auront accès. La liste suivante présente les modes de stockage qui conviennent le mieux à chaque type de collaboration:

• OneDrive Entreprise: solution de stockage cloud pour vos propres documents commerciaux, utilisée principalement par vous. Peut aussi être utilisée pour le partage occasionnel de documents individuels avec des collaborateurs ou des personnes externes à l’entreprise. Les documents peuvent être partagés avec des utilisateurs disposant d’un compte Microsoft ou être consultables par tous.
• SharePoint Online: tandis que OneDrive se limite au stockage de documents, SharePoint offre une solution Intranet complète aux entreprises, aux différents services et aux équipes de projet. Chaque groupe peut échanger des documents, des informations et des actualités via un environnement dédié basé sur le Web. Les partages de l’environnement SharePoint peuvent être rendus accessibles à des utilisateurs disposant d’un compte Microsoft ou être consultables par tous.

Conseil n° 2: Envoyer des liens plutôt que des fichiers

Lorsque les documents sont stockés dans le cloud, vous pouvez envoyer un lien vers ces derniers dans Outlook au lieu de joindre tout le fichier. Vous réduisez ainsi l’encombrement de l’espace des comptes e-mail et échangez sans problème de larges documents. En outre, cela évite que le même document soit présent à plusieurs endroits.

Après avoir rédigé un nouvel e-mail, procédez ainsi: À partir du ruban de Outlook, choisissez «Message > Joindre un fichier > Parcourir les emplacements web». Recherchez les fichiers correspondants dans le stockage en ligne. Lors de l’insertion, Outlook demande si vous souhaitez insérer le(s) fichier(s) sous forme de lien ou de pièce jointe.

Alternativement, vous pouvez naviguer vers le fichier souhaité dans OneDrive via l’Explorer de fichiers Windows et partager un document en cliquant avec le bouton droit et en sélectionnant «Partager» dans le menu contextuel, copier le lien et le coller dans un e-mail ou une discussion Teams. Cela fonctionne de manière similaire également dans SharePoint via le navigateur.

De cette manière, vous avez également la possibilité de partager des fichiers et des dossiers avec des personnes spécifiques via l’interface Web et de leur envoyer directement une notification par e-mail. Cette option est pratique. Toutefois, les e-mails sont envoyés avec le style de Microsoft et non de votre entreprise. Cette approche convient davantage à un usage interne.

Conseil n° 3: Modifier des documents Office à plusieurs

Microsoft a progressivement développé les fonctions de collaboration des applications Office. Ces fonctions permettent à plusieurs utilisateurs de modifier le même document simultanément. Les utilisations possibles vont des appels téléphoniques et des modifications simultanées de documents commerciaux au travail en équipe entre différents bureaux et sites. Cela fonctionne pour Word, Excel et PowerPoint, aussi bien sur les applications de bureau que sur les applications en ligne. Pour pouvoir modifier des documents simultanément, les conditions suivantes doivent être remplies:

• Le document est sauvegardé sur OneDrive ou SharePoint.
• Toutes les personnes impliquées disposent d’une autorisation d’écriture.
• Toutes les personnes impliquées utilisent un abonnement Microsoft 365.
• Elles disposent au minimum de la version 2016 de Word, Excel et PowerPoint.

Pour connaître la version d’Office que vous utilisez, cliquez sur «Fichier > Compte» dans n’importe quelle application Office.

Conseil n° 4: Analyser des documents avec le partage d’écran

Votre graphiste externe a élaboré une nouvelle brochure? Vous pouvez débattre du design lors d’une conférence en ligne. Cela vous évite (ou à votre graphiste) le déplacement. Avec Microsoft Teams, votre graphiste peut alors montrer la brochure à tous les participants via la fonction de partage d’écran. Le canal vocal vous permet de discuter des modifications souhaitées que votre graphiste pourra effectuer en direct. Ce n’est pas efficace, ça?

Conseil n° 5: Simplifier l’organisation de l’équipe et des projets avec les composants Loop

Avec «Loop», Microsoft a mis en œuvre une idée intéressante: les composants Loop sont des éléments interactifs tels que des listes de tâches, des sondages, des tableaux Kanban ou des tableaux, qui peuvent être intégrés dans des e-mails, des pages OneNote ou des discussions Teams. Si une personne apporte une modification – par exemple ajoute une tâche – le composant est mis à jour dans tous les endroits où il est utilisé. De cette manière, toutes les personnes impliquées sont toujours à jour.

Bien que toutes les fonctions annoncées de Loop ne soient pas encore disponibles, ces possibilités ouvrent définitivement la porte à une collaboration moderne.

Article mis à jour d’octobre 2020.