Pour gérer ses tâches, les alternatives à Outlook ne manquent pas. Mais que valent les applications de listes de tâches Todoist, Any.do et Microsoft To Do lorsqu’elles sont utilisées au sein d’une équipe et combinées à des méthodes de gestion du temps telles que «Getting Things Done»?
Etes-vous capable de mémoriser toutes vos tâches? A l’ère des applications de listes de tâches, pourquoi se donner du mal à essayer de tout retenir? Se pose alors la question de savoir laquelle d’entre elles représente la meilleure option. Les trois applications populaires Any.do, Microsoft To Do et Todoist se font concurrence. Nous les avons comparées pour vous. Elles sont toutes disponibles pour Windows et macOS, ainsi que pour les smartphones sous iOS et Android. En effet, on souhaite souvent accéder à sa liste de tâches en déplacement. En outre, toutes trois peuvent être utilisées dans le navigateur Web (en fait, les applications de bureau d’Any.do et de Todoist ne sont rien d’autre que des pages Web joliment présentées).
Même si l’ensemble de votre flux de productivité repose sur Microsoft 365 et Outlook, il peut être intéressant de disposer d’une application de liste de tâches séparée, notamment si vous souhaitez utiliser sur votre smartphone la même application de liste de tâches que sur votre ordinateur. Attention, spoiler: Microsoft To Do est un candidat plutôt adapté.
Pourquoi une application de liste de tâches?
Il existe de nombreuses applications de planification et de gestion des tâches pour ordinateurs et appareils mobiles, qui vous épaulent en matière de gestion du temps. En théorie, les applications de notes comme Evernote, OneNote ou Google Keep font déjà l’affaire. Cependant, elles présentent toutes le même inconvénient: la planification des tâches n’est qu’une de leurs nombreuses fonctions. Elles ne permettent donc pas de planifier des tâches séparément.
Cela contraste totalement avec les trois applications spécialisées dans les listes de tâches mentionnées ci-dessus. Elles offrent toutes les fonctions de base permettant de gérer les tâches futures. On retrouve notamment (pour Any.do et Todoist, respectivement dans la version payante):
- Listes pour la catégorisation des tâches
- Tâches avec date d’échéance et/ou rappel
- Tâches avec sous-tâches, par exemple pour les étapes partielles
- Trier une liste, par exemple par date d’échéance
- Marquer la tâche comme «terminée»
- Attribuer des mots-clés (étiquettes) aux tâches
Pour ces tâches de base, Todoist propose quelques bonus utiles. L’application peut planifier des sous-tâches individuellement et maîtrise la création «intelligente» de tâches. Avec un titre comme «Vider la boîte de réception demain», la tâche se voit attribuer automatiquement la date d’échéance correspondante. Un véritable gain de temps.
De la simple liste de tâches à «Getting Things Done»
Vous le savez bien: il y a toujours des imprévus. Pour ne pas oublier de tâches malgré tout, il existe différentes méthodes, comme le système complet de gestion du temps et de la productivité «Getting Things Done» de David Allen. Ce dernier s’associe parfaitement aux trois applications.
Nous recommandons cependant d’utiliser Todoist et Any.do. Leur système d’étiquettes simplifie considérablement l’organisation en permettant d’attribuer des mots-clés prédéfinis aux tâches à effectuer puis de les consulter rapidement via la liste d’étiquettes correspondante. Par contre, dans Microsoft To Do, vous devez faire une recherche pour lister les tâches avec un mot-clé, par exemple en tapant «#Bureau».
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Aptitude au travail en équipe et intégration à Outlook
On travaille rarement seul. Il importe donc de déléguer et distribuer certaines tâches. Les trois applications permettent de partager des listes et d’attribuer des tâches à une personne spécifique. Les listes de tâches elles-mêmes sont synchronisées entre les différents appareils et personnes via le cloud et sont donc disponibles partout.
Mais il arrive souvent que des tâches soient effectuées dans d’autres applications, par e-mail ou par chat. Dans les environnements Microsoft 365 avec Outlook et Exchange, Microsoft To Do est en tête (rien de surprenant, n’est-ce pas?). L’application affiche les tâches d’Outlook ainsi que les e-mails marqués; c’est là la véritable fonction clé de cette application. De la même manière, l’application «Tasks» de Microsoft Teams répertorie également les tâches saisies dans To Do.
Face à cette intégration profonde, les deux autres applications ne peuvent pas rivaliser. Todoist propose tout de même un plug-in Outlook et une synchronisation des tâches avec le calendrier Google. Cette dernière option est également proposée par Any.do.
La meilleure application de gestion des tâches?
Quelle est la meilleure application de gestion de listes de tâches? Réponse: ça dépend. Any.do séduit par son interface utilisateur à la fois simple et élégante ainsi que par son utilisation intuitive. Toutefois, en raison de ses modestes capacités d’intégration et de travail en équipe, celle-ci convient plutôt aux personnes travaillant seules ou aux utilisateurs et utilisatrices privé(e)s. Une version pour les équipes est actuellement (début janvier 2022) en développement sous le nom de «Workspace».
Dans un environnement dominé par Microsoft, Microsoft To Do est certainement l’application la plus adaptée grâce à son intégration étroite, même si l’étendue de ses fonctions ne peut actuellement pas rivaliser avec Todoist. En raison de l’histoire de l’application, on peut toutefois s’attendre à un développement continu.
S’il ne s’agissait que de l’étendue des fonctions et de l’utilisation, Todoist sortirait clairement vainqueur. Les tâches «intelligentes», l’utilisation efficace grâce aux raccourcis clavier, l’affichage Kanban réglable pour les tâches et, de manière générale, l’utilisation des listes et des étiquettes constituent un ensemble convaincant. Si vous misez sur Google Workspace ou tout simplement que vous ne souhaitez pas utiliser Microsoft 365, vous devez absolument jeter un coup d’œil à Todoist. J’attribuerais à cette tâche une priorité élevée. Ah oui, parmi ces trois applications, seule Todoist maîtrise la priorisation des tâches.
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Aperçu des applications de listes de tâches
Any.do
Pour Windows, macOS, Android, iOS, navigateur Web: gratuit; version Premium environ CHF 3.– par utilisateur et par mois.
Microsoft To Do
Windows, macOS, Android, iOS, navigateur Web: gratuit
Todoist
Windows, macOS, Android, iOS, navigateur Web: gratuit; version Premium environ CHF 3.– par utilisateur et par mois, version Business environ CHF 5.– par utilisateur et par mois
Version actualisée d’un article existant.
