Prozessautomatisierung im Gesundheitswesen: Investition in die Zukunft
Die Prozessautomatisierung revolutioniert das Schweizer Gesundheitswesen und ist in der Lage, Gesundheitskosten zu senken und die Patientenversorgung zu verbessern. Die Einführung entsprechender Lösungen erfordert eine genaue Planung. Und einen erfahrenen Technologiepartner.
September 2024, Text: Christoph Widmer 5 Min.
Hoher Kostendruck, eine alternde Bevölkerung, wachsende Patientenzahlen, Fachkräftemangel: Das Gesundheitswesen steht vor tiefgreifenden Herausforderungen – auch in der Schweiz. Gleichzeitig steigt der Anspruch der Patientinnen und Patienten an eine qualitativ hochwertige, zeitnahe und personalisierte Versorgung. Reibungslose, effiziente Abläufe sind heute gerade in Spitälern und Institutionen der ambulanten und stationären Langzeitpflege elementar, um den steigenden Gesundheitskosten entgegenzuwirken und Fachkräfte zu entlasten.
In diesem Spannungsfeld wächst der Handlungsdruck auf Leistungserbringer, durch Digitalisierung die eigenen Betriebsabläufe zu verbessern. Gerade die Prozessautomatisierung wird zunehmend als Schlüsseltechnologie betrachtet, um den heutigen Herausforderungen im Gesundheitswesen wirksam begegnen zu können. «Dank der Prozessautomatisierung können Leistungserbringer repetitive Arbeiten kostengünstig auf ein Minimum reduzieren», erklärt Dr. Sebastian Pfeiffer, Produktmanager & Business Developer von Swisscom. «Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern verbessert auch die Qualität der Patientenversorgung, da dem Fachpersonal mehr Zeit für die direkte Betreuung der Patienten bleibt.»
Effizientere Administration
Insbesondere im Feld der Patientenadministration birgt die Prozessautomatisierung enormes Potenzial. Denn vor allem wiederholbare, regelbasierte Aufgaben können durch automatisierte Systeme schneller und mit weniger Fehlern erledigt werden.
Etwa der Versand von Austrittsberichten an zuweisende Ärzte: Automatisierte Systeme können die erforderlichen Dokumente aus dem Klinikinformationssystem (KIS), dem Praxisinformationssystem (PIS) oder dem Laborinformationssystem (LIS) abrufen und personalisiert an die jeweiligen Zuweiser senden – zeitnah, vollständig und fehlerfrei. Abrechnungen, die – manuell ausgeführt – oft komplex, aufwendig und fehleranfällig sind, werden dank automatisierter Systeme präzise und schnell zwischen Versicherungen und Kostenträger abgewickelt. Und statt Telefonanrufe mit langen Wartezeiten zu tätigen, buchen Patientinnen und Patienten ihre Termine selbstständig über automatisierte Online-Systeme – was nicht nur Doppelbuchungen oder Terminüberschneidungen reduziert, sondern auch die Arbeitsbelastung des Personals in der Administration.
Umfassende Patientenversorgung
Darüber hinaus erstrecken sich die Möglichkeiten der Prozessautomatisierung auch auf andere Anwendungsbereiche des Gesundheitswesens. Automatisierte Systeme können eine zentrale Rolle beim Monitoring von Patientinnen und Patienten und der schnellen Reaktion auf Veränderungen ihres Gesundheitszustands spielen. Etwa, indem mittels Sensoren und vernetzten Geräten Vitaldaten kontinuierlich überwacht und Patientinnen und Patienten – im Sinne der Compliance bzw. Therapietreue – an die Medikamenteneinnahme erinnert werden.
Zudem sind automatisierte Systeme in der Lage, die Dokumentation von Patientendaten zu standardisieren und zentralisieren. Ärzte und Pflegepersonal haben jederzeit Zugriff auf die aktuellen Daten, was die Entscheidungsfindung erleichtert und die Basis für eine individualisierte Behandlung schafft. «Die Automatisierung unterstützt somit nicht nur die Effizienz der Abläufe, sondern auch die Präzision und Zuverlässigkeit in der medizinischen Betreuung», erklärt Sebastian Pfeiffer.
Schon heute Realität
Ein Blick auf Schweizer Spitäler und Institutionen der ambulanten und stationären Langzeitpflege zeigt: Automatisierte Prozesse sind im hiesigen Gesundheitswesen bereits etabliert. Einige (anonymisierte) Beispiele:
- Abrechnung von stationären Patientenfällen im Spital: Automatisierte Integration der AHV-Nummer in SAP zur eindeutigen Identifikation einer versicherten Person für die Abrechnung eines stationären Patientenfalls (Cases) bei der Krankenversicherung und beim Kanton.
Anzahl Prozesse/Cases mit fehlender AHV Nummer pro Monat: ca. 100
Anzahl automatisierbarer Prozessstunden pro Monat: ca. 4 - Ausweisung medizinischer Echtzeit-Pflegemessgrössen (Live-MQI) bei Institutionen in der ambulanten und stationären Langzeitpflege: Heutige Benchmark-Daten zu den medizinischen Pflegemessgrössen sind veraltet und spiegeln die aktuelle Pflegequalität nicht wider. Der Bot liefert Live-MQI-Daten, damit Institutionen zeitnah Massnahmen zur Verbesserung der Pflegequalität einleiten können.
- Ärztliche Verordnungen in der Langzeitpflege: Ein integriertes Power-BI-Dashboard stellt Abweichungen zwischen Ist- und Soll-Werten täglich dar. Das Pflegemanagement sowie Controlling-Verantwortliche sehen sofort, ob alle verordneten Leistungen erfasst/ausgeschöpft wurden. Die Pflege kann aufgrund dieser Daten zeitnah entsprechende Massnahmen einleiten, sollte dies nicht der Fall sein. Zudem kann der Abrechnungsprozess auf Basis dieser Daten initialisiert werden.
Anzahl automatisierter Prozessstunden pro Jahr: 1056
Diese Einsatzszenarien sind erst der Anfang. Die technologische Entwicklung im Bereich der Prozessautomatisierung wird noch zahlreiche weitere Anwendungsfälle hervorbringen. Doch zuverlässige Prognosen sind hier kaum möglich – und Spitäler sowie Langzeitpflegeeinrichtungen daher gefordert: Sie müssen den technologischen Fortschritt dauerhaft verfolgen, kontinuierlich den Einsatz neuer Lösungen erwägen und die dafür notwendige Infrastruktur entsprechend anpassen. Sprich: Nur durch eine aktive Auseinandersetzung mit der Digitalisierung bleiben Leistungserbringer langfristig wettbewerbsfähig und wirtschaftlich.
Genaue Planung erforderlich
Für die Einführung von Automatisierungstechnologien bedarf es einer sorgfältigen Planung und Umsetzung. Gesundheitseinrichtungen sollten zunächst ihre Prozesse analysieren und optimieren, um ineffiziente Abläufe zu vermeiden, bevor sie die geeignetsten für eine Automatisierung identifizieren – auch hinsichtlich der Kosten: «Oft sind es die kleinen Prozesse, die man zunächst automatisieren sollte», sagt Sebastian Pfeiffer. «Generell ist es wichtig, eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse durchzuführen, um eine fundierte Entscheidung über Investitionen im Automatisierungsbereich zu treffen und die zu erwartenden Amortisationszeiten realistisch einzuschätzen. Einige Studien und Berichte deuten darauf hin, dass sich Investitionen in Automatisierungstechnologien häufig innerhalb von ein bis drei Jahren amortisieren können. Bei kleineren, kostengünstigeren Automatisierungsprojekten sind aber auch Amortisationszeiten von nur drei bis sechs Monaten durchaus realistisch.»
Dazu muss das Ausmass eines Automatisierungsprojekts gründlich durchdacht werden: Entsprechende Technologien benötigen eine solide und auf sie ausgerichtete Infrastruktur, damit Systeme interoperabel funktionieren und miteinander kommunizieren können. Ebenso sind Personalschulungen unabdingbar, damit die Mitarbeitenden mit den neuen Technologien umgehen können und verstehen, wie diese ihre Arbeit erleichtern und verbessern. Pilotprojekte in einem kontrollierten Rahmen erlauben es zudem, wichtige Erkenntnisse für den breiteren Rollout zu gewinnen. Und schliesslich sollten die Prozesse nach der Implementierung kontinuierlich überwacht und bei Bedarf optimiert werden, um sicherzustellen, dass die neuen Systeme den grösstmöglichen Nutzen bieten. Nur so kommen die langfristigen Vorteile der Prozessautomatisierung vollends zum Tragen.
IT-Partner mit Branchenwissen
Die Wahl des Technologiepartners ist daher massgebend für den Erfolg der Prozessautomatisierung. Neben dem technischen Know-how sollte er über ein tiefgreifendes Verständnis für die komplexen regulatorischen und datenschutztechnischen Bestimmungen verfügen, die im Gesundheitssektor gelten. Sebastian Pfeiffer: «Es ist unerlässlich, mit einem Technologiepartner zusammenzuarbeiten, der nicht nur die technischen Anforderungen versteht, sondern auch die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen des Gesundheitswesens. Ein guter Technologiepartner bietet flexibel und modular genau die Leistungen an, die benötigt werden – von der Erstberatung über die Einrichtung und Bereitstellung von Infrastrukturen, Systemservices und Lizenzen bis hin zu laufenden Optimierungen. Darüber hinaus unterstützt er bei der Implementierung spezifischer Use Cases und sorgt für einen durchgehend zuverlässigen Betrieb.»