Was KMU über die Revision wissen müssen

Revisoren sind sozusagen die Polizisten der Buchhaltung. Wie bereiten sich KMU auf eine Jahresabschluss-Kontrolle vor? Was kostet eine solche Prüfung? Und wann lohnt sich eine Revision trotz Verzichtsmöglichkeit? Die Antworten auf die 15 wichtigsten Fragen zur Revision bei KMU.

Sie kennen es sicher aus eigener Erfahrung: Jeweils am Anfang des Jahres löchern Revisoren Sie mit Fragen oder verlangen von Ihnen irgendwelche Belege. «Die Augen der Buchhaltungs-Gesetze» durchleuchten den Jahresabschluss – wie Prüfer der Motorfahrzeugkontrolle die Autos. Hier haben wir für Sie die eiserne Wissensration für Vertreter von KMU zusammengestellt.

1. Revisionspflicht: Wer ist zur Revision verpflichtet?

Das Gesetz schreibt Revisionen grundsätzlich vor für börsenkotierte Firmen und Konzerne sowie Aktiengesellschaften (AG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Genossenschaften, Vereine und Stiftungen (siehe Frage 3). Von der Revisionspflicht befreit sind Einzelfirmen sowie Kollektiv- und Kommanditgesellschaften.

2. Jahresabschluss: Was prüfen die Revisoren?

Die Prüfer durchleuchten Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Sie vergewissern sich, ob die Geschäftszahlen als Ganzes keine «wesentlichen» falschen Angaben verbergen. Vor Augen schwebt den Revisoren die gängige Definition: «Wesentlich ist jede Angabe in der Jahresrechnung, die – sofern sie weggelassen oder falsch dargestellt wird – den Berichtsempfänger der Jahresrechnung in seinen Entscheidungen beeinflussen kann.»

3. Die 20-40-250-Regel: Wie umfassend ist eine Prüfung bei einem KMU?

Bei KMU stützen sich Prüfer hauptsächlich auf die sogenannte eingeschränkte Revision – eine Schweizer Sonderregelung, auch «Review» genannt. Der Grundgedanke dahinter: KMU sollen von unverhältnismässig hohem administrativem Aufwand bewahrt und finanziell entlastet werden. In der Schweiz wenden laut Fachkreisen schätzungsweise 95’000 KMU diese Revisionsart an. Eine intensivere und grössere Kontrolle gilt für «wirtschaftlich bedeutende» Unternehmen: Das sind Firmen mit einer Bilanzsumme von 20 Millionen Franken, einem Umsatz von 40 Millionen Franken und durchschnittlich 250 Vollzeitstellen. Diese sind zu einer ordentlichen Revision verpflichtet.

4. Eingeschränkte Revision: Wie prüft ein Revisor?

Ein Prüfer kontrolliert bei der «kleineren Prüfung» die Jahresabschlüsse allgemein. Kurz: Ein Revisor «plausibilisiert». Blickt man ihm während der Arbeit über die Schulter, basieren seine Prüfungshandlungen auf:

• Befragungen des Managements,
• Analysen (Kennzahlen, Trends, Veränderungen, Abweichungen Vorjahr und Budgets oder Branchenvergleiche: sogenannte analytische Prüfungshandlungen) sowie auf
• angemessenen Detailprüfungen (Prüfungen von Transaktionen und Bestandesnachweisen sowie Stichprobenerhebungen).

5. Zusicherung: Was ist eine Prüfungsaussage?

Nach der Beurteilung von «Best Case»- und «Worst Case»-Szenarien geben die Revisoren bei der eingeschränkten Revision eine «negative Zusicherung» ab für die Generalversammlung. Die Formulierung lautet dann so: «Bei unserer Revision sind wir nicht auf Sachverhalte gestossen, aus denen wir schliessen müssten, dass die Jahresrechnung sowie der Antrag über die Verwendung des Bilanzgewinns nicht Gesetz und Statuten entsprechen.» Hingegen formulieren die Revisoren ihr Prüfungsurteil bei der grösseren respektive ordentlichen Revision positiv: «Nach unserer Beurteilung entspricht die Jahresrechnung dem schweizerischen Gesetz und Statuten».

6. Opting-out: Wann dürfen KMU auf eine Revision verzichten?

Kleinstunternehmen ist es erlaubt, auf eine Revision zu verzichten. Als solche gelten Firmen, die im Jahresdurchschnitt nicht mehr als zehn Vollzeitstellen zählen. Das sind über eine viertel Million in der Schweiz. Eine klare Mehrzahl der Start-up- und Kleinstfirmen verzichten auf eine externe Überwachung, im Fachjargon «Opting-out» genannt. Diese muss beim Handelsregister beantragt werden. Die Revisionsstelle im Handelsregister wird dann gelöscht. Wichtig: Alle Gesellschafter müssen damit einverstanden sein. Unabhängig von einer fehlenden gesetzlichen Pflicht muss eine Firma eine Revision organisieren, wenn dies Aktionäre mit total zehn Prozent Aktienkapital verlangen. Darüber hinaus steht es den Unternehmen frei, eine Revision durchzuführen, die von den gesetzlichen Vorgaben abweicht.

7. Mehr Sicherheit: Wann lohnt sich eine Revision für KMU?

Ein gesetzlich zulässiger Verzicht auf die Revisionsstelle ist verlockend (siehe Frage 6). Trotzdem sollten KMU die Vor- und Nachteile abwägen. Vorteile sind laut Experten:

• Höhere Sicherheit: Eine Revision verringert das Risiko für die Unternehmensführung durch das «Vier-Augen-Prinzip». Eine Revision verschafft somit auch dem Verwaltungsrat höhere Sicherheit.
• Prüforgan und Partner: Die externe Kontrolle kann im Idealfall ein wichtiges Element der Früherkennung sein, etwa bei einer Überschuldung. Der Prüfer übernimmt ferner die Funktion eines Gesprächspartners («Sparringspartner»). Das fördert es, angrenzende Themen aus Innen- und Aussensicht zu diskutieren. Ebenso hilft es, wenn der Revisor den Verwaltungsrat generell auf seine Pflichten hinweist.
• Nachfolgeregelung: Ein geprüfter Abschluss spielt bei der Nachfolgeregelung oder bei einem bevorstehenden Verkauf eine nicht zu unterschätzende Rolle.
• Vertrauen/Bonität: Bei der Geldbeschaffung stellt ein ungeprüfter Jahresabschluss eine Hürde dar. Es ist denkbar, dass ein Kreditgeber auf die Durchführung einer Revision pochen kann. Eine Prüfung kann zudem Vertrauen gegenüber Steuerbehörden und Sozialversicherungen schaffen. Darüber hinaus wirkt eine externe Revisionsstelle auf (potenzielle) Geschäftspartner allgemein vertrauensbildend.

8. Kosten: Wie teuer ist eine eingeschränkte Revision?

Die Kosten für eine «abgespeckte Revision» bei KMU bewegen sich jährlich zwischen 3’000 Franken für Kleinstunternehmen und bis zu 25’000 Franken für Unternehmen an der Schwelle zur ordentlichen Prüfung (siehe Frage 3). Ein Richtwert, der in der Praxis oft genannt wird, ist 5’000 Franken. Das Revisionsgeschäft ist saisonal – mit Spitzenzeiten anfangs des Jahres. Wer bis April oder Juni wartet, kann wahrscheinlich von Preisnachlässen profitieren. Es ist sinnvoll, mehrere Offerten einzuholen. Hinweis: Von Gesetzes wegen muss die Revision jeweils bis 30. Juni erfolgt sein.

9. Checkliste: Wie bereiten sich KMU auf die Revision vor?

In der Praxis eignen sich für die Vorbereitung Checklisten, die Angaben zum prüfenden Zahlen- und Datenkranz liefern. Diese zeigen die benötigten Unterlagen – im Sinne einer Universalliste. Verlangen Sie von Ihrem Revisor eine solche Liste (siehe auch hier [Dokument: Checkliste_Revision_KMU hinterlegen]), um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

10. Prüfungsplanung: Wie sieht der Ablauf einer Revision aus?

Ein möglicher Ablauf sieht wie folgt aus:

1. Risikoanalyse, Prüfungsplanung in Absprache mit der Geschäftsleitung (GL)
2. Ausführliche Befragung von GL und Finanzchef zur Jahresrechnung
3. Prüfung der Jahresrechnung und der vorgeschlagenen Gewinnverwendung
4. Ausgewählte Prüfung von Bestandesnachweisen/Bewertungsprüfungen zu wesentlichen Positionen
5. Einholen einer vom Verwaltungsrat (VR) unterzeichneten «Vollständigkeitserklärung»
6. Qualitätskontrolle durch einen nicht an der Prüfung beteiligten zugelassenen Revisionsexperten («Vier-Augen-Prinzip»)
7. Aufzeigen von festgestellten Schwachstellen und Verbesserungsvorschlägen im Prüfungsgebiet in Zusammenarbeit mit den Fachverantwortlichen
8. Mündliche und schriftliche Berichterstattung an GL, VR und Generalversammlung (GV)
9. Auf Wunsch Teilnahme an der GV

11. Verantwortung: Wofür übernimmt die Kontrollstelle die Verantwortung?

Diskussionen zwischen KMU-Vertretern und Revisoren führen mitunter zur Frage, wofür die Revisionsstelle Verantwortung übernimmt. Hier sichern sich Prüfer im Bericht ab: «Für die Jahresrechnung ist der Verwaltungsrat verantwortlich, während unsere Aufgabe darin besteht, die Jahresrechnung zu prüfen». Ebenso besagt die Prüfungsaussage nichts über die Geschäftsführung des Verwaltungsrates. Das steht im Gesetz! Revisoren nehmen in der Rolle als Prüfer schliesslich auch nicht die Rolle als «Berater» ein, der Aussagen zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, zu Geschäftsrisiken oder zur Zukunftsaussicht trifft.

12. Mängel: Welches sind die häufigsten vom Revisor festgestellten Gesetzesverstösse?

Am häufigsten werden erfahrungsgemäss folgende Gesetzesverstösse beobachtet, die nicht mit Buchführungs- und Rechnungslegungsvorschriften zusammenhängen.

• Kapitalverlust: Der Kapitalverlust stellt eine Form der Unterbilanz dar. Er liegt vor, wenn die Hälfte des Grundkapitals und der gesetzlichen Reserven nicht mehr gedeckt ist. Dann sind Sanierungsmassnahmen angezeigt.
• Verbot der Einlagenrückgewähr: Der Aktionär hat kein Recht, den einbezahlten Betrag zurückzufordern. Insbesondere geht es darum, dass die Gesellschaft nicht freiwillig von sich aus – offen oder verdeckt – die Einlage zurückerstattet.
• Einberufung Generalversammlung: Oftmals geht es auch um das Nichteinhalten der gesetzlichen Einberufungsfrist für die General- oder Gesellschafterversammlung. Diese muss innerhalb sechs Monaten nach Abschluss des Geschäftsjahres erfolgen.

13. Unabhängigkeit: Wie unabhängig muss das Kontrollorgan sein?

Die Unabhängigkeit der Revisionsstelle von der zu prüfenden Gesellschaft ist im Gesetz verankert sowie in entsprechenden Standards der Berufsverbände geregelt. So wäre die Erstellung der Jahresrechnung unvereinbar mit dem Prüfungsauftrag. Unzulässig sind auch Beteiligungen, wesentliche finanzielle Verbindungen sowie enge Beziehungen zu Entscheidungsträgern. Das Mitwirken bei der Buchführung und das Erbringen anderer Dienstleistungen für die zu prüfende Gesellschaft sind zulässig. Wo hier die Grenzen verlaufen sollten, gibt in der Fachwelt immer wieder Anlass zu Diskussionen.

14. Betrugsaufdeckung: Wie hoch ist die Sicherheit nach einer Revision?

Absolute Sicherheit ist auch nach einer Prüfung durch einen gesetzlich zugelassenen und unabhängigen Revisor nicht zu erreichen – trotz Professionalität und Objektivität. So gibt es keine Gewähr, dass deliktische Handlungen wie Betrugsfälle im Rahmen einer Revision aufgedeckt werden. Auch andere Gesetzesverstösse im Zusammenhang mit Steuern oder Sozialversicherungen sind von der Prüfung ausgenommen.

15. Partner: Wie finden KMU die «richtige» Revisionsstelle?

Seit fast zehn Jahren müssen sich Revisoren im Register der Aufsichtsbehörde (RAB) eintragen lassen. Das ist eine Voraussetzung. Wichtig ist auch, dass der Prüfer die jeweilige Branche kennt und mit deren Besonderheiten vertraut ist. Eine Rolle bei der Auswahl spielen nebst Sympathie und Vertrauen folgende Fragen:

• Ist die Revisionsstelle bei einem Berufsverband (Treuhand Suisse oder Expert Suisse) angeschlossen? Dies gewährleistet Vertrauen, periodische Weiterbildung und Kontinuität.
• Besteht eine Haftpflichtversicherung? Eine solche Versicherung ist bei allfälligen Sorgfaltspflichtverletzungen von Vorteil.
• Sind Referenzen vorhanden? Holen Sie Referenzen bei anderen Firmen, Geschäftspartnern oder Bekannten ein.

Quellen und Informationen:

• Standard zur Eingeschränkten Revision (SER) – Treuhand Suisse
• Schweizerisches Institut für die Eingeschränkte Revision (SIFER) des Schweizerischen Treuhänderverbandes Treuhand Suisse, Leiter: Christian Nussbaumer
• Schweizerisches Obligationenrecht (OR): Revisionsstelle