Finanz- und Rechnungswesen wirkt für viele KMU-Vertreter wie die Steuererklärung für den Durchschnittsbürger. Buchhaltung ist zwar weit mehr als Mehrwertsteuer oder Lohnabrechnung. Doch das System dahinter ist einfach. Ein Crashkurs zu den Grundlagen der Buchhaltung.
Buchhaltung oder Rechnungswesen ist nicht nur für Überpenible oder Erbsenzähler. Es ist ein wichtiges Instrument der Unternehmensführung. Jeder KMU-Verantwortliche sollte Buchhaltung verstehen – und in den Grundlagen erfassen. Denn ohne Buchhaltungs-Kenntnisse sind Geschäftsführer und Inhaber nicht in der Lage, die finanzielle Situation des eigenen Betriebs zu überblicken. Hier die wichtigsten Begriffe für KMU-Vertreter.
Doppelte Buchführung
Buchhalter erfassen jeden Geschäftsvorgang doppelt. Betroffen sind immer zwei Konten. Ein Beispiel: Sie kaufen Waren und zahlen bar; dadurch haben Sie mehr Warenbestand (Soll) und weniger im Konto Kasse (Haben). Im Buchhaltungs-Jargon heisst das dann «Soll wird an Haben gebucht» oder «Warenbestand an Kasse». Links ist die Seite mit dem «L»: «Soll». Grundlage für die Verbuchung ist der Buchungsbeleg.
Wer muss Buchhaltung führen?
Verpflichtet zur doppelten Buchführung und Rechnungslegung sind gemäss Obligationenrecht (OR) zum Beispiel Aktiengesellschaften (AG) oder Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), aber auch Einzelunternehmen, deren Umsatz über 500’000 Franken beträgt (OR Artikel 957).
Ist der Umsatz bei Einzelunternehmen tiefer als 500’000 Franken, ist die Führung einer «Einnahmen-Ausgaben-Rechnung» erlaubt (siehe PDF-Leitfaden «Milchbüchlein» vom Verband veb.ch).
Profis empfehlen allerdings eine an den Anforderungen des Geschäfts orientierte (minimale) doppelte Buchhaltung. Oftmals wird in der Praxis ein Buchhalter oder ein externer Treuhänder mit der Buchhaltung betraut. Möglich sind auch Mischformen. Eine wichtige Rolle spielt Buchhaltungs-Software.
Finanzbuchhaltung:
Bilanz:
Die Bilanz stellt das Vermögen (Aktiven) sowie die Schulden und das Reinvermögen (Passiven) einander gegenüber – wie zwei Waagschalen. Sie ist eine Momentaufnahme, die mit einer Badewanne vergleichbar ist. Die Bilanz zeigt Bestände zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Aktiven (Vermögen):
Das Vermögen ist geordnet nach der Flüssigkeit. Beispiele sind das Umlaufvermögen wie Kasse oder Bank sowie Debitoren oder Vorräte. Das Anlagevermögen beinhaltet unter anderem Büroeinrichtungen oder Geschäftsliegenschaften. Die Buchungsregeln bei Aktiv-Konten: Im Soll nehmen die Bestände zu, im Haben ab.
Passiven (Schulden):
Schulden ordnen Buchhalter nach der Fälligkeit. Ein Beispiel sind Rückstellungen. Das sind wahrscheinliche Verpflichtungen, deren Höhe und Fälligkeit zum jetzigen Zeitpunkt ungewiss, aber abschätzbar sind. Bei Passivkonten gelten umgekehrte Buchungsregeln: Im Soll nehmen die Bestände ab, auf der Haben-Seite zu. Das Eigenkapital als Reinvermögen ergibt sich aus der Differenz zwischen Aktiven und Passiven.
Erfolgsrechnung
Während die Bilanz mit einer Badewanne verglichen werden kann, stellt die Erfolgsrechnung (ER) den Zuflusshahn dar; hier fliesst das Geld. Die ER gibt Auskunft über die durch die Geschäftstätigkeit verursachten Erhöhungen und Verminderungen des Eigenkapitals in einem Zeitraum – etwa monatlich oder jährlich. Je nachdem, ob die Erträge oder die Aufwände grösser sind, bedeutet der Erfolg einen Gewinn oder einen Verlust. Diesen verbucht das Rechnungswesen mit dem Eigenkapital (Eigentümeranspruch).
Wichtige Zwischentotale der Erfolgsrechnung sind EBIT (Ergebnis vor Zinsen und Steuern) oder EBITDA (Ergebnis vor Zinsen, Steuern, Amortisationen, Wertberichtigungen und Abschreibungen).
Aufwand:
Quellen und Literaturtipps:
- Jürg Leimgruber, Urs Prochinig: Buchhaltung in 20 Stunden. Verlag SKV
- Bruno Röösli: Betriebsbuchhaltung – leicht verständlich. Verlag SKV
- Jürg Leimgruber: Das Rechnungswesen der Unternehmung. Verlag SKV
Für die Geschäftstätigkeit werden beispielsweise Arbeitskräfte und Vermögenswerte eingesetzt. Das verursacht Löhne, Material, Zinsen oder Abschreibungen. Dieser Wertverzehr nennen Buchhalter Aufwand. Die Buchungsregeln der Aufwands-Konten: im Soll die Zunahmen, im Haben die Abnahmen – wie bei Aktivkonten.
Ertrag:
Der Verkauf von Gütern und Dienstleistungen erzeugt auf der anderen Seite einen Wertzuwachs. Dieser heisst im Buchhaltervokabular Ertrag. Die Buchungsregeln sind genau umgekehrt wie bei Aufwands- oder Aktivkonten: im Soll: Minus; im Haben: Plus. Analog den Buchungsregeln der Passivkonten.
Geldflussrechnung
Die Geldflussrechnung – auch Mittelflussrechnung genannt – zeigt als zeitraumbezogene Darstellung die Ursachen für die Zunahmen und Abnahmen der Geldbestände – sprich flüssige Mittel. Sie schliesst die Informationslücken von Bilanz und Erfolgsrechnung, indem sie Aufschluss gibt über Geldströme, Investitionsvorgänge und Finanzierungsmassnahmen. Die Geldflussrechnung ist die einzige Rechnung, die die Ursachen für Liquiditätsveränderungen konkret aufzeigen kann.
Kontenrahmen – Rechnungslegungsnorm – Mindestgliederung:
Ein Unternehmen führt seine Buchhaltung in der Regel nach einem branchenabhängigen Kontenrahmen. Als Standard für die Schweiz gilt der «Schweizer Kontenrahmen KMU». Dieser gewährleistet eine gute Organisation der Finanzstruktur. Für die Bilanz und für die Erfolgsrechnung schreibt das Obligationenrecht (OR) eine Mindestgliederung vor (OR Artikel 959a für die Bilanz und Artikel 959b für die ER). Das OR ist zugleich eine Rechnungslegungsnorm.
Ein anderer bekannter nationaler Standard ist Swiss GAAP FER. International haben sich IFRS (International Financial Reporting Standards) oder US GAAP (Generally Accepted Accouting Principles) durchgesetzt.
Betriebsbuchhaltung
Die Betriebsbuchhaltung bildet die Innensicht des Unternehmens ab. Als Ausgangslage dient die (externe) Finanzbuchhaltung. Zwischen der Finanzbuchhaltung (Fibu) und der Betriebsbuchhaltung (Bebu) gilt es, die entsprechenden Bestände zu bereinigen beziehungsweise umzubewerten – nach betrieblich-objektiven Kriterien. Ein Beispiel: stille Reserven. Oder bezieht der Eigentümer einer Unternehmung keinen oder nur einen sehr tiefen Lohn, so wird der Erfolgsrechnung gar kein oder nur ein tiefer Aufwand belastet. Da es sich aber um einen Verbrauch von Ressourcen handelt, muss das Rechnungswesen den (fiktiven) Lohn in der sogenannten Kostenrechnung erfassen.
Eine Kostenrechnung gibt an, welche Kosten und Erträge angefallen sind. Das oberste Gebot: das Verursacherprinzip. Die Kosten sind denjenigen Objekten zu belasten, welche für die Entstehung verantwortlich sind. Eine Kostenrechnung sagt aber nicht nur, welche Kosten wo entstanden sind, sondern teilt sie auf einzelne Produkte oder Dienstleistungen auf.
Spezielle Bereiche
Weitere wichtige Teilgebiete des Finanz- und Rechnungswesens sind beispielsweise die Konzernrechnung, ergänzende Bereiche wie Budgetierung, Jahresabschluss, Sonderrechnungen oder spezielle Gebiete wie die Investitionsrechnung oder das Controlling.