Rechnungen werden in der Schweiz immer noch mehrheitlich per Post verschickt. Das ist ein erheblicher Aufwand und Kostenfaktor. Da eine digitale Signatur für den Vorsteuerabzug nicht zwingend notwendig ist, können Unternehmen Rechnungen auch einfach als PDF versenden und damit Ressourcen und Kosten einsparen.
Swisscom Rechnungen online einsehen
Im Kundencenter können Swisscom Kunden einfach alle ihre Rechnungen einsehen und downloaden. Zudem bietet das Kundencenter noch viele weitere nützliche Funktionen wie Werbeanrufe blockieren u.v.m.
Die Digitalisierung bei der Auftragsabwicklung vereinfacht auch den Versand von Rechnungen. Sie lassen sich als PDF-Datei dem Kunden per Mail zustellen statt auf dem klassischen Postweg. Es gibt Programme, die für den Versand der PDF-Rechnung auch gleich das E-Mail erstellen und automatisch versenden. Das spart viel Geld in der Administration und bei Material und Porto. Denn herkömmliche Papier-Rechnungen müssen aufwändig ausgedruckt, gefaltet, verpackt und frankiert werden. Bei KMU ist es zudem üblich, dass ein Mitarbeiter die Briefe persönlich zur Post bringt. Neben Portogebühren und Lohnaufwendungen verursacht jeder Brief weitere Kosten für Couvert, Papier, Toner oder Tinte und Amortisation der nötigen Drucker. Der Versand per E-Mail verursacht hingegen kaum Kosten, und die Rechnung kommt erst noch schneller an.
Vorsteuerabzug bei PDF-Rechnungen? Das sagt das Gesetz
Damit Rechnungen im B2B-Bereich – also von Firma zu Firma – gültig sind, müssen sie den im Mehrwertsteuergesetz festgelegten Vorgaben genügen. Lange blieb dabei unklar, ob elektronische Daten auch ohne digitale Signatur Beweiskraft haben. Die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV hat deshalb im September 2016 auf ihrer Webseite eine Präzisierung zum elektronischen Geschäftsverkehr formuliert. Damit wird klargestellt, dass nicht nur die elektronische Signatur als Nachweis des Ursprungs und der Unveränderbarkeit gilt, sondern auch andere Beweismittel. Dazu gehört insbesondere die ordnungsgemässe Buchführung (nach Art. 957a OR). Konkret: Der Vorsteuerabzug ist grundsätzlich auch auf PDF-Rechnungen zulässig, die ohne digitale Signatur verschickt werden, sofern eine ordnungsgemässe Buchführung vorliegt.
PDF-Rechnung und Buchhaltung
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Die ordnungsgemässe Buchführung erfordert die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte. Jeder einzelne Buchungsvorgang muss mit einem Beleg nachgewiesen werden, die Buchhaltung klar, zweckmässig und nachprüfbar sein. Ein wichtiger Punkt ist die Unveränderbarkeit der Belege. Mehrwertsteuerrelevante Belege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht abgeändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Die Echtheit und Unverfälschbarkeit der Belege muss stets gewährleistet sein. Ein externer Treuhänder kann Unternehmen darin professionell unterstützen.
Was gibt es bei PDF-Rechnungen noch zu beachten?
Erfahrungsgemäss entgehen PDF-Rechnungen öfter der Aufmerksamkeit des Empfängers als per Post verschickte. Nach einer Umstellungsphase pendelt sich dies aber in der Regel ein. Im Vergleich zu den Kosteneinsparungen bei PDF-Rechnungen ist der zusätzliche Mahnaufwand jedoch vernachlässigbar, weshalb sich diese digitale Form des Rechnungsversands lohnt.
Autorin:
Priska Schoch ist Co-CEO bei GRYPS Offertenportal AG. Der Offertenservice Gryps.ch hat sich darauf spezialisiert, KMU bei der Beschaffung von Office-Equipment und Dienstleistungen zu unterstützen. Dazu nimmt Gryps den Unternehmen die Suche nach dem passenden Anbieter ab. Statt stundenlanger Recherchen im Netz finden Kaufinteressenten innert kurzer Zeit über Gryps.ch zu drei passenden Anbietern. Die Bandbreite von möglichen Produkten und Services, die man sich via Gryps offerieren lassen kann, reicht dabei von der Software-Entwicklung über Büroinfrastruktur bis hin zum HR-Outsourcing. Für Kaufinteressenten ist die Dienstleistung kostenlos.
Headerbild: Keystone