1. Wird bei jedem KMU eine Revision gemacht, unabhängig von der Grösse? Ist auch ein Start-up davon betroffen?
Antonio Rodriguez: Sowohl die AHV wie die Suva revidieren alle ihr unterstellten Betriebe in regelmässigen Abständen. Sie führen auch bei Start-ups eine Revision durch. Für sie ist das quasi auch eine «Gratisschulung» im Umfeld der Lohnbuchhaltung und des Sozialversicherungswesens.
2. Was wird bei einer Revision geprüft?
Um die korrekte Lohndeklaration- und Lohnabrechnung gegenüber den Sozialversicherungspartnern gewährleisten zu können, prüfen die Revisionsstellen die Einhaltung des massgebenden Lohnes. Als massgebender Lohn gilt jedes Entgelt für in unselbständiger Stellung auf bestimmte oder unbestimmte Zeit geleistete Arbeit. Er umfasst auch Teuerungs- und andere Lohnzulagen, Provisionen, Gratifikationen, Naturalleistungen, Ferien- und Feiertagsentschädigungen sowie ähnliche Bezüge. Ebenso gehören Trinkgelder dazu, soweit diese einen wesentlichen Bestandteil des Arbeitsentgeltes darstellen.
Bei einer Revision werden Lohn- und Finanzbuchhaltung auf die deklarierten Löhne abgestimmt. Die Revisoren überprüfen, ob ein Betrieb alle Mitarbeitenden, auch Aushilfen, korrekt abgerechnet hat. Bei einer Revision können auch Differenzen zu Gunsten des Betriebes gefunden werden. Diese Prämien erhält der Betrieb selbstverständlich zurückerstattet.
3. Zu welchem Zeitpunkt wird eine Revision durchgeführt?
Die Revisionsstelle legt den Zeitpunkt risikogewichtet fest. Bei obligatorisch versicherten Betrieben mit hoher Qualität der Lohnbuchhaltung und einer guten Zusammenarbeit kann die nächste Revision erst nach acht Jahren stattfinden. Die kürzeste Periode beträgt vier Jahre.
Die Kontrolle ist zeitlich so zu planen, dass Beiträge innert fünf, sieben oder neun Jahren nach dem letzten vollständig revidierten Kalenderjahr durch Verfügung geltend gemacht werden können (für die jeweils letzten 5 Jahre). Neben dem Grundmodell zur Bestimmung der Kontrollfrist und der laufenden Risikoüberwachung existieren Sonderfälle, wie zum Beispiel Neugründungen oder Auflösungen von Unternehmen. Diese können direkt eine Revision auslösen.
«Der Hauptnutzen einer Revision für KMU liegt in der Beratung.»
Antonio Rodriguez, Dipl. Versicherungswirtschafter HF
4. Welche Dokumente müssen bereitgestellt werden für die Revision?
Die modernen ERP-Programme (Enterprise Resource Planning) wie Lohn- und Finanzbuchhaltungen ermöglichen eine effiziente Vorbereitung. Die benötigten Dokumente können auf Knopfdruck erstellt werden. Der Revisor benötigt die folgenden Dokumente und Informationen:
- Lohnlisten (Lohnkonto pro Person und Jahr inkl. der Liste der AHV-freien Personen, EDV Lohnlisten, Saläraufstellungen, Lohnbuch, Lohnjournale), Lohnartenstamm, Lohnartenkontierung
- Hauptbuchhaltung, Finanzbuchhaltung (Kontodetails)
- Jahresabschlüsse (Erfolgsrechnungen, Bilanzen inkl. Gewinnverwendung)
- Kopien der Police UVG, Anschlussvertrag BVG inkl. Prämienfinanzierungs-Reglement und die Buchhaltung einer allfällig betriebseigenen Personalvorsorgestiftung
- Weitere Unterlagen: Spesenreglement, Revisionsberichte, allfällige Fahrzeuglisten von Geschäftsfahrzeugen, welche auch privat genutzt werden (zur Berechnung des Privatanteils), Entsandtenbescheinigungen / Formular A1, AHV-Jahresabrechnungen, UVG-Jahresabrechnungen, Abrechnungen der Kranken- und Unfalltaggelder
Der Revisor sollte wenn möglich einen Zugang zum ERP-System haben, um effizient arbeiten zu können.
5. Wer führt die Revision durch? Kann ich als KMU wählen, wer die Revision durchführt?
Die Suva und die AHV-Ausgleichskassen streben im Einklang mit den Vorgaben des BSV/BAG im Normalfall eine gemeinsame Revision an. Das heisst, der AHV- oder der Suva-Revisor kommt vorbei und revidiert sowohl für die AHV wie auch für die Suva. Dies entlastet den Kunden wie auch die Sozialversicherungen. Nur in Ausnahmefällen werden getrennte Revisionen durchgeführt.
6. Hat ein KMU auch einen Nutzen von einer Revision?
Der Nutzen liegt in der Beratung. Es werden ihm mögliche Wege aufgezeigt, wie er es beispielsweise effizienter machen könnte. Unsere Kundenbefragungen zeigen, dass das Bedürfnis für eine Revision/Beratung sehr gross ist und immer wieder sehr geschätzt wird.
7. Haben Sie Tipps für KMU, damit sie sich optimal auf eine Revision vorbereiten können?
Die Revision läuft dann effizient ab, wenn die in der vierten Frage erwähnten Dokumente für den Revisor zur Verfügung stehen. Ein Arbeitsplatz, im Idealfall mit einem lesenden Zugang zur ERP-Software ist wünschenswert.
8. Haben Sie Tipps für KMU, damit die Revision möglichst wenig Aufwand bedeutet?
Prüfen Sie vor der Revision, ob Sie alle Löhne in der Finanz- und Betriebsbuchhaltung korrekt verbucht haben.
9. Welches sind die häufigsten Fehler, die gemacht werden, und die ein KMU vermeiden kann?
Gerade im KMU treffen wir häufig Papierlohnbuchhaltungen an. Diese sind sehr fehleranfällig. Mit beispielsweise einer Swissdec-zertifizierten Lohnbuchhaltung könnten solche Fehler massiv minimiert werden.
Weitere Fehler sind zum Beispiel falsch gesteuerte Lohnarten, Übertragungsfehler oder Taggelder, die nicht abgezogen wurden.
10. Was passiert, wenn bei einer Revision Fehler/Lücken entdeckt werden?
Der Revisor zeigt dem Kunden auf, was falsch gelaufen ist. Dies wird entsprechend korrigiert. Werden grössere Differenzen gefunden, wird die Prämie neu berechnet. Dies kann zu einer Nachrechnung oder Rückvergütung führen. Der Revisor erläutert dem Kunden allfällige Verbesserungsvorschläge.
