Wann spielt es eigentlich eine Rolle, in welchem Land ein Unternehmen seine Daten speichert? Und was bringt es einem KMU, die geschäftlichen Dokumente in der Schweiz zu behalten? Tipps und Anregungen.
Das Internetzeitalter lässt geografische Distanzen verschwinden. Wenn Sie Dokumente in einem Online-Speicher ablegen, wissen Sie dann, wo genau auf dieser Welt die Daten gespeichert sind? Vielleicht nicht. Andererseits: Welche Rolle spielt das überhaupt?
Noch unübersichtlicher gestaltet sich die Situation, wenn Sie ein Dokument per E-Mail verschicken. Dabei vermehrt sich die Datei. Eine Kopie landet in Ihrem Konto im Ordner für gesendete Objekte, eine weitere im Posteingang des Empfängers. Hier die Übersicht zu behalten, wo denn nun genau die Daten gespeichert sind, ist ein Ding der Unmöglichkeit. Nebenbei bemerkt: Wenn Sie mit Office 365 arbeiten, können Sie statt Anhänge auch nur den Link zum Dokument verschicken.
Microsoft 365: Ihre Daten bleiben in der Schweiz
Microsoft 365 erleichtert die Zusammenarbeit im Unternehmen. Alle Cloud-Dienste wie OneDrive for Business oder Microsoft Teams sind jetzt auch mit Datenspeicherung in der Schweiz erhältlich. Ihre Daten bleiben in einem Rechenzentrum in der Schweiz. Und mit dem Support von Swisscom haben Sie immer einen Ansprechpartner vor Ort.
Ob diese Form der Datenvermehrung ein Problem ist, hängt von der Art der Daten ab. Die Einladung zum Firmenevent? Geschenkt, diese Information ist eh öffentlich und steht auf der Website. Die Offerte für einen Kunden? Sollte vielleicht nicht gerade der Konkurrenz in die Hände fallen. Aber der Speicherort ist kaum relevant. Doch wie schaut es mit dem Personalblatt eines Mitarbeitenden aus, den Plänen für ein neu entwickeltes Gerät oder Informationen aus der Buchhaltung eines Kunden? Hier ist der Speicherort eine Vertrauensfrage oder sogar rechtlich relevant. Und einer der Gründe, Daten in einer Schweizer Cloud zu speichern.
Der häufigste Grund für Datenspeicherung Schweiz
Treuhandbüros und Anwaltskanzleien verfügen über die wohl sensibelsten Personen- und Firmendaten. Diese Berufszweige erhalten so tiefe Einblicke in Daten der Mandanten wie sonst vielleicht nur noch der Geschäftsführer selbst. Entsprechend strikt sind hier die Vorgaben zum Datenschutz und die Empfehlungen der Verbände, die eine Datenspeicherung in der Schweiz vorgeben.
Überhaupt sind gesetzliche Vorgaben und Richtlinien der häufigste Grund, weshalb KMU ihre Daten in der Schweiz speichern. Gut 60 Prozent der Befragten haben dies in einer Cloud-Studie von MSM-Research im letzten Jahr angegeben. Häufig genannt wurden auch technische Gründe wie kurze Latenzzeiten, also geringere Verzögerungen bei der Nutzung von virtuellen Servern und Anwendungen aus der Cloud. Und die Nähe zum Provider, was für kurze Wege bei Anfragen und Problemen sorgt.
Geografische Nähe schafft Vertrauen
Viele KMU haben eine mehr oder weniger lokale Kundschaft. Die Wege sind kurz, man kennt sich. Globale Cloud-Anbieter zeigen meist ein ganz anderes Bild. Persönliche Kontakte gestalten sich schwierig. Und ein Call Center, das sich irgendwo befinden kann, vermittelt oft das Gefühl, nur eine kleine Nummer zu sein. Und oftmals erfolgt der Kontakt ausschliesslich auf Englisch. Nicht jeder fühlt sich dem gewappnet.
Ein Schweizer Cloud-Anbieter kann dagegen mit kurzen Wegen und derselben Sprache punkten. Wenn mal etwas nicht funktionieren sollte, ist schnell ein Spezialist vor Ort. Die geografische Nähe ist also nicht nur ein Bauchgefühl oder ein Hauch von «Swissness». Sondern kann praktische Vorteile haben. Beispielsweise ein einziger Ansprechpartner für sämtliche Belange, der bei Anfragen zuständig ist. Oder eine einzige Rechnung, die alle Kommunikations- und Informatikleistungen umfasst.
Wie Datenspeicherung in der Schweiz den Datenschutz verbessert
Online-Speicher in der Cloud schützen geschäftliche Daten generell besser, als wenn die Dokumente auf einer lokalen Infrastruktur liegen. Wasserschäden und Brände können der Cloud nichts anhaben. Und ein Cloud-Anbieter verfügt über das Fachwissen, um die Daten seiner Kunden nach aktuellsten Sicherheitsstandards vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Bei der Datenspeicherung in der Schweiz kommt ein zusätzlicher Faktor hinzu. Der Cloud-Anbieter muss sich nicht nur nach international gültigen Abkommen richten, sondern die Daten auch nach Schweizer Recht und nach hiesigen Datenschutzgesetzen schützen. Das sind Argumente, die in jedem Wirtschaftszweig ziehen können. Denn der Schutz der eigenen Daten sollte jedem Unternehmen wichtig sein. Das betrifft insbesondere sensible Informationen wie Kundendaten und persönliche Informationen über Mitarbeitende, aber auch zu Eigenentwicklungen und Erfindungen.
Geraten solche Daten in die falschen Hände, können sie dem Eigentümer schaden. Von einem Reputationsverlust bis zu finanziellen Einbussen ist alles möglich. Vielleicht sind es im Internet- und Cloud-Zeitalter weniger die geografischen Distanzen, die eine Rolle spielen, aber vielleicht doch die lokalen Gesetzgebungen.
