Für einmal schauen die Office-Tipps über den Tellerrand der Microsoft-Produkte hinaus. Hier erfahren Sie, wie Sie Spam und Phishing-Mails in Outlook mit und ohne Zusatzwerkzeuge filtern und Mails sicher archivieren.
Die Abwehrmassnahmen zeigen Wirkung: Seit Provider und Webmail-Anbieter ihre Spam-Filter verbessert haben, ist der Anteil an Junk-Mails, also Spam- und Phishing-Mails zurückgegangen. Während vor ein paar Jahren noch über 80 Prozent aller E-Mails «Müll» waren, ist der Anteil gemäss dem Statistikportal Statista auf «nur» noch etwa 60 Prozent gesunken.
Wenn Sie Ihre (geschäftlichen) E-Mails über einen Provider oder ein Angebot wie Microsoft Office 365 Business Premium und Exchange Online abwickeln, wird ein Grossteil der unerwünschten Post bereits herausgefiltert, bevor sie in Ihrem Postfach landet. Doch immer wieder gelingt es Cyberkriminellen, gefährliche Botschaften durch die Filter zu schleusen. Eine zusätzliche lokale Filterung kann deshalb nichts schaden.
Junk-Filter von Outlook anpassen
Microsoft Outlook verfügt über einen eingebauten Spam-Filter, der standardmässig aktiviert ist. Die Einstellmöglichkeiten finden Sie im Menüband «Start» unter «Junk E-Mail > Junk-E-Mail-Optionen». Normalerweise brauchen Sie hier nichts herumzuschrauben. Ein besonderes Augenmerk gilt allenfalls dem Reiter «Sichere Absender». Es empfiehlt sich nicht, diese Option zu nutzen, die es erlaubt, Absender als «sicher» zu markieren. Insbesondere Phishing-Attacken erfolgen oft über gefälschte Absenderadressen, um möglichst vertrauenswürdig zu erscheinen. Es könnte also passieren, dass ein Angreifer deshalb durch die Maschen schlüpfen kann.
Spam-Filter mit der Kraft der «Masse»
Die grosse Zahl an Internet-Nutzern hilft beim Versand von Spam, aber erst recht bei der Abwehr. Sicherheitssoftware wie SpamFighter sammeln Informationen über Spam- und Phishing-Mails anonymisiert in einer zentralen Datenbank. Wenn andere Nutzer ein bestimmtes Mail als Spam markieren, wird dieses bei Ihnen ebenfalls als unerwünscht erkannt. In Kombination mit technischen Abwehrmassnahmen erreicht SpamFighter so eine recht hohe Treffergenauigkeit. Für die geschäftliche Nutzung kostet die Software knapp 40 Franken pro Benutzer und Jahr.
E-Mails archivieren
Es gibt für KMU verschiedene rechtliche und organisatorische Gründe, Mails über einen längeren Zeitraum zu archivieren. Die Post einfach in Ordnern des Mail-Programms aufzubewahren, ist aus Sicherheits- und Platzgründen nicht empfehlenswert. Abhilfe schaffen spezialisierte Backup- und Archivierungslösungen wie das deutsche MailStore. Die Software sammelt die Post auch aus mehreren Konten an einem zentralen Ort. Dank der Suchfunktion lassen sich archivierte Mails schnell wiederfinden. Die Server-Lösung erlaubt es, die Mails aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an einem zentralen Ort zu sammeln.