Wo die wahren Kosten eines lokalen Servers liegen

Was ist für mein Unternehmen besser, eine IT mit lokalem Server oder eine Cloud-Lösung? Wenn Sie diese Frage korrekt beantworten möchten, müssen Sie die effektiven Kosten kennen – auch die versteckten. Eine Checkliste als Entscheidungshilfe.

Mit einer lokalen Infrastruktur weitermachen oder eine Cloud-Lösung nutzen? Um diese Frage zu beantworten, müssen Sie zuerst die aktuellen Kosten des lokalen (physischen) Servers kennen. Dabei verhält es sich ähnlich wie bei einem Auto: Es reicht nicht, nur den Anschaffungspreis zu wissen. Sie müssen zusätzlich die laufenden Kosten berücksichtigen wie Treibstoff/Strom, Versicherungen, Reparaturen, Amortisation usw.

Solche versteckten Kosten, die nicht als Rechnung in der Buchhaltung auftauchen, entstehen auch bei lokalen Servern im Unternehmen. Diese Beträge müssen Sie kennen, damit Sie einen Überblick über die Gesamtkosten erhalten, auch bekannt als «Total Cost of Ownership» (TCO). Die folgende Checkliste liefert Ihnen die wesentlichen Kostenfaktoren.

Wo bei einem lokalen Server Kosten anfallen

Für eine möglichst umfassende Beurteilung der effektiven Kosten müssen Sie (mindestens) die folgenden Faktoren berücksichtigen:

Anschaffung

• Kosten für die Hardware samt Peripherie: Dazu gehören Festplatten, Bildschirm, Backupmedien, Netzwerk, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Kühlung, Rack usw.
• Softwarelizenzen für Betriebssystem und Anwendungen. Allenfalls fallen Benutzerlizenzen an wie CALs (Client Access Licences für Windows Server), Datenbank, Unternehmenssoftware usw.
• Kosten für die Installation und Inbetriebnahme. Dazu gehören der Zeitaufwand für die Evaluation eines passenden Systems wie auch der Aufwand für die Installation und Konfiguration selbst (durch den IT-Partner).

Laufender Betrieb

• Wiederkehrende Lizenzkosten (Software-Abo)
• Kosten fürs Backup (Speichermedien)
• Abschreibungen
• Kosten für externen IT-Dienstleister (Wartungsvertrag, Supportanrufe, Einsätze vor Ort usw.)
• Aufwand für grössere Software-Updates, beispielsweise für die Installation einer neuen Windows-Version
• Kosten für den Austausch von Hardware
• Energiekosten für Server und allenfalls Klimaanlage

Personalaufwand

• Die Stellenprozente, die die einzelnen Mitarbeitenden für IT-Aufgaben aufwenden wie Software-Updates, Benutzerverwaltung oder Kommunikation mit dem externen IT-Dienstleister. Diese Kosten ergeben sich aus dem Bruttolohn.

Kosten bei einem Ausfall

• Die Arbeitsstunden, die pro Jahr wegen eines Ausfalls des Servers entfallen (Zeit, in der die Mitarbeitenden nicht arbeiten können)
• Kosten, die bei einem Hardware-Defekt für die Wiederherstellung entstehen
• Jetzt geht es ins Risikomanagement: Welche Kosten respektive welcher Schaden entsteht bei einem Cyberangriff, beispielsweise, wenn eine Ransomware sämtliche Daten verschlüsselt? Hier geht es um Faktoren wie Betriebsausfall, Kosten für externe Fachleute und ebenfalls um den Aufwand für die Wiederherstellung

Kosten von lokalem Server und Cloud vergleichen

Erst wenn Sie sich einen Überblick über die effektiven Kosten Ihrer IT-Infrastruktur verschafft haben, können Sie einen sauberen Vergleich mit den Aufwendungen für eine Cloud-Lösung ziehen. Denn, welches der bessere Ansatz ist, hängt von den individuellen Bedürfnissen ab. Die Kosten sind dabei ein gewichtiger Faktor. Aber auch die Anforderungen bei der Nutzung spielen eine Rolle, beispielsweise Skalierbarkeit oder der Zugriff von ausserhalb. Gerade wachsende Unternehmen oder Unternehmen mit wachsendem Bedarf an IT-Ressourcen profitieren von der grösseren Skalierbarkeit von Cloud-Lösungen.

Am einfachsten erhalten Sie eine Entscheidungshilfe mit einem auf einer Modellrechnung und Ihren Angaben basierenden Kalkulator. So gewinnen Sie ein klares – und möglichst vollständiges – Bild.

Aktualisierter und ergänzter Artikel vom Dezember 2021.