Weshalb Cloud-Daten ein Backup brauchen

E-Mail, Chat, virtuelle Meetings und Online-Speicher: Die Cloud hat die Zusammenarbeit in Unternehmen massgeblich geprägt. Doch wer schützt all die Daten vor Verlust, die via Cloud geteilt und gespeichert werden?

Dank der Anbindung an die Cloud sind bei modernen Software-Lösungen sämtliche Dateien im Falle eines ungewollten Datenverlusts nach wenigen Klicks wieder auf dem Rechner. Wirklich alle?

Es kommt darauf an. Cloud-Anbieter wie Microsoft, Amazon oder Google sind für Verfügbarkeit und Betrieb ihrer Infrastruktur zuständig. In diesem Rahmen werden die Daten der Kunden redundant (mehrfach) gespeichert, damit der Ausfall von Hardware oder eines Rechenzentrums nicht zu einem Datenverlust führt. Für den Schutz ihrer Daten und damit für ein weiterführendes Backup sind Sie aber selbst verantwortlich. Das gilt, wenn Sie ihre Server in der Cloud betreiben (virtuelle Server), aber auch, wenn Sie Komplettpakete wie Microsoft 365 nutzen.

Szenarien für ein Backup von Cloud-Daten

Beschädigte oder versehentlich überschriebene und gelöschte Dateien lassen sich zwar in Cloud-Ablagen wie SharePoint wiederherstellen. Doch dieser Vorgang geht mit einer zusätzlichen Backup-Lösung meist einfacher. Das gilt auch für Mails in einem Exchange-Konto. Ein weiter wichtiger Grund für eine Sicherung von Daten aus der Cloud sind Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf werden (versehentlich) gelöschte Dokumente und Benutzerdaten aus dem Papierkorb entfernt – unwiederbringlich. Ein Backup speichert Daten über diese Fristen hinaus:

• Gelöschte Daten in SharePoint Online und OneDrive: Wenn Sie Dokumente in Microsofts Cloud-Speicher löschen, werden diese in den Papierkorb verschoben. Von dort lassen sie sich eine bestimmte Zeit lang wiederherstellen, üblicherweise während 90 Tagen.
• Gelöschte E-Mails in Exchange Online: Post, die in den Ordner «Gelöschte Elemente» verschoben wird, verbleibt dort während 14 bis maximal 30 Tagen.
• Daten von gelöschten Benutzer*innen: Sie bleiben 30 Tage lang gespeichert und werden nachher gelöscht.

Ältere gelöschte Daten lassen sich nur noch aus einem Backup wiederherstellen. Das gilt auch, wenn Sie den gesamten Posteingang eines Mitarbeitenden auf einen früheren Zustand zurücksetzen möchten. Deshalb: Stellen Sie sicher, dass ein automatisierte Datensicherung wichtige Informationen aus E-Mail, ERP, Kollaborationstools usw. regelmässig speichert. So lassen sich wichtige Geschäftsdaten auch Monate nach einem Verlust wiederherstellen.

Das A und O: ein engmaschiges Backup

Die sicherste Variante, ihre Unternehmensdaten langfristig zu speichern, ist ein Backup. Dieses erfolgt idealerweise automatisiert und ebenfalls in die Cloud. Das heisst, dass die Speicherung der Daten ohne ihr Zutun in einem regelmässigen Abstand durchgeführt wird.

Es gibt diverse Anbieter für Cloud-basierte Backups, auch aus der Schweiz. Aufbewahrungsdauer, Sicherungsrhythmus und Datenmenge sind dabei skalierbar. Die Kosten berechnen sich üblicherweise aufgrund der bezogenen Leistung.

Egal ob Sie Opfer einer Ransomware-Attacke werden, ihre Infrastruktur durch Wasser oder Feuer beschädigt wird oder ihre Cloud-Daten versehentlich im Papierkorb landen: In allen Fällen können Sie einzelne Elemente oder ganze Server wiederherstellen lassen. Und sind damit gut vor Datenverlusten geschützt.

Aktualisierter Artikel vom September 2022.