Sieben Gründe, weshalb Sie «Unified Communications & Collaboration» nutzen sollten

Chat, Online-Besprechungen und Statusanzeige – was von der privaten Kommunikation her bekannt ist, bringt «Unified Communications & Collaboration» ins Geschäftsleben. Sieben Gründe, weshalb diese Funktionen auch im Unternehmen gut ankommen.

Moderne Kommunikationsmittel für KMU vereinen IP-Telefonie in verschiedenen Varianten mit Zusammenarbeitsfunktionen wie Anwesenheitsinformation, Online-Besprechungen und Unternehmens-Chat,  –  Funktionen, wie sie viele auch im Privatleben nutzen. Doch weshalb sollen Firmen «Unified Communications & Collaboration» (UCC) nutzen? Die Unabhängigkeit von Ort und Gerät ist nur einer der sieben Vorteile.

1. Verfügbarkeit erkennen

Über den Anwesenheitsstatus sehen Sie sofort, ob ein Mitarbeiter gerade erreichbar ist. Dies ermöglicht es, den geeigneten Kommunikationskanal zu wählen (Telefonie, Chat, E-Mail usw.) und erspart so vergebliche Anrufe.

2. Standortunabhängige Besprechungen

Mit UCC führen Sie Besprechungen  unabhängig vom Standort der Teilnehmer online durch. Das vereinfacht die Kommunikation mit Mitarbeitern an verschiedenen Standorten oder im Homeoffice sowie den Austausch mit Partnern und Lieferanten.

3. Bildschirm teilen für Präsentationen

Wenn Sie in einer Online-Besprechung über Strategien, Offerten, Aufgaben und dergleichen diskutieren, sehen alle Teilnehmer den Bildschirm Ihres Computers. Die Bildschirmfreigabe, auch «Screen Sharing» genannt, sorgt dafür, dass alle die gleichen Informationen sehen.

4. Chat beschleunigt die Kommunikation

Für kurze Anfragen und den schnellen Austausch ist Chat unübertroffen praktisch und schnell. Wenn Sie mit einem Kunden am Telefon sind, können Sie beispielsweise parallel eine benötigte Information beim Arbeitskollegen per Chat einholen und während des Gesprächs an den Kunden weiterleiten.

Übrigens, Chat ist in Unternehmen alles andere als ein Exot: Gemäss einer Studie des Instituts für Organisation und Personal (IOP) der Universität Bern von 2016 nutzten rund 60 Prozent der befragten Unternehmen Chat mehrmals pro Woche oder täglich.

5. Unified Communications & Collaboration ermöglicht neue Arbeitsformen

Wenn die Telefonie und Zusammenarbeitsfunktionen schon standortunabhängig funktionieren, weshalb sollen Servicetechniker, Kundenbetreuer, Verkäufer und andere Aussendienstmitarbeiter ständig den (weiten) Weg an den Firmensitz unternehmen? Sie sind unterwegs oder im Homeoffice genauso gut erreichbar und können mehr Zeit bei den Kunden verbringen, statt lange Pendlerstrecken auf sich zu nehmen. Zudem sehen sie auch jederzeit die Verfügbarkeit der Kollegen und können kurze Abklärungen von überall aus über den Chat tätigen. Und ein bis zwei Tage Homeoffice fördern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und damit die Motivation und Produktivität der Mitarbeiter.

6. Ein Ansprechpartner, eine Rechnung

Wenn die gesamte Internet-, Telefonie- und Zusammenarbeitslösung aus einer Hand kommt, senkt das den administrativen Aufwand. Es gibt eine Rechnung und einen Servicevertrag für alles, und bei Fragen und Problemen hat man eine einzige Ansprechperson.

7. Unabhängig vom Gerät telefonieren und zusammenarbeiten

Mit IP-Telefonie kommunizieren Sie über das Gerät der Wahl. Das gilt fürs Telefonieren, aber genauso für Chat, Online-Besprechungen oder die Abfrage des Anwesenheitsstatus. Im Büro telefonieren Sie mit dem Tischtelefon oder nehmen via Computer und Headset an einer Online-Besprechung teil. Unterwegs nutzen Sie hierzu die Smartphone-App. So sind Sie immer erreichbar, egal, wo Sie sich gerade befinden und können Chatunterhaltung nahtlos über verschiedene Geräte hinweg fortsetzen.

Titelbild: Strandperle