Modernes Arbeiten: Was heisst eigentlich «Work Smart»?
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Modernes Arbeiten: Was heisst eigentlich «Work Smart»?

Veröffentlicht am Text, Medien: Sera Philipp 

Internet und Cloud haben die Arbeitswelt verändert und Formen wie Homeoffice und ortsunabhängiges Arbeiten erst ermöglicht. Doch welchen Nutzen bringt Work Smart für Unternehmen und Mitarbeitende? Eine Infografik zur Einordnung.

Der Begriff «Work Smart» oder auch «Smart Working», «modernes Arbeiten» ist nicht fest definiert und verfolgt verschiedene Ansätze. Meistens wird damit ein Arbeitskonzept beschrieben, das dank der Nutzung moderner Technik die Flexibilität und Produktivität sowie den Freiraum und die Selbstbestimmung der Arbeitnehmenden fördert. Mensch und Wissen vernetzen sich unabhängig von Zeit, Ort und Medium.

Mit Cloud-Technologien wie Microsoft 365 können Mitarbeitende ortsunabhängig arbeiten. Dadurch wird eine flexible und mobile Zusammenarbeit ermöglicht und die Arbeit «clever» gestaltet.

Der Anteil am Mitarbeitenden, die hybrid arbeiten, hat sich in der Schweiz nach der Pandemie stabilisiert. 2016 waren es erst 38%, im August 2020 48% und im August 2022 46%. Work Smart hat demnach einen positiven Einfluss auf Unternehmen, deren Mitarbeitende und die Umwelt. Welche genau, erklärt die Infografik.

Die Infografik ist auf mobilen Geräten leider nicht verfügbar.

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Einfluss von Work Smart auf Unternehmen

Image

Ein Unternehmen, das mit modernen Arbeitsformen arbeitet, positioniert sich als zeitgemäss, innovativ und zukunftsorientiert. Es ist sich der Wichtigkeit von ausgeglichenen Mitarbeitenden, einem hierarchiefreien Austausch und einer sauberen Umwelt bewusst und signalisiert dies nach aussen – damit wird die Wettbewerbsfähigkeit erhöht. Zufriedene und motivierte Mitarbeitende sind heutzutage eines der wichtigsten Werkzeuge für ein positives Image. Das Unternehmen passt sich mit Work Smart dem heutigen Wandel der Arbeitswelt an und leistet einen Beitrag zur Ressourcenschonung durch betriebliche Nachhaltigkeit. Laut der Swiss IT Studie 2023 setzen 44 Prozent der Firmen bereits Digitalisierungsstrategien um.

Attraktivität als Arbeitgeber (Employer Branding)

Die Arbeitskräfte der Zukunft sind mobil und ortsungebunden – und stellen diese Anforderungen auch an ihren Arbeitgeber. Gemäss Umfragen geben 41 Prozent der Befragten an, dass die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten, bei der Jobsuche sehr wichtig oder absolut wichtig ist. Die besten Fachkräfte sammeln sich dort, wo die Arbeitsbedingungen am attraktivsten sind. Zukunftsorientierte Arbeitgeber können deshalb bei offenen Stellen aufgrund der Flexibilität mehr Bewerbende gewinnen.

Der Unternehmensstandort ist bei flexiblen Arbeitsmodellen kein entscheidender Faktor mehr, wodurch die Wohnortwahl unabhängiger wird. Bestehende Mitarbeitende bleiben auch nach einem Umzug eher im Unternehmen.

Kostenreduktion

Mit den neuen Arbeitsmodellen können Betriebe Kosten sparen. Der tatsächliche Raumbedarf sinkt, da nicht alle Mitarbeitenden zur gleichen Zeit im Büro sind. Dadurch können die Infrastruktur entlastet und die Gebäudekosten verringert werden. Das gilt nicht nur für die Miete, sondern auch für Wasser-, Strom- und Heizkosten. Laut einer Studie können 10–15 Prozent der Bürofläche eingespart werden, wenn alle Mitarbeitenden einmal pro Woche ausserhalb des Unternehmens arbeiten.

Auch günstigere Büroflächen ausserhalb der Grossstädte sind eine Option, da der Faktor «Stadtnähe» aufgrund der flexiblen Arbeitsorte an Wert verliert. Über den geringeren Raumbedarf hinaus können weitere Fixkosten beim Unterhalt verringert werden. Beispielsweise sinken die Ausgaben für Büromaterial wie Papier, Drucker, Tische etc. Zusätzlich können Reinigungskosten reduziert werden, in den Kantinen benötigt es weniger Angebote und die Spesen sinken.

Einfluss auf Mitarbeitende

Work-Life-Balance

Mit der «Work-Life-Balance» wird die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben beschrieben. Der Wunsch nach Ausgleich wird bei den Arbeitnehmenden immer grösser. Unternehmen haben neben den flexiblen Zeit- und Arbeitsmodellen weitere Möglichkeiten, dieses Gleichgewicht zu fördern. Unterstützende Beratungsdienste, Gesundheitsförderung durch Betriebssport und Bewegungsangebote oder gesunde Ernährung im Berufsalltag fördern die Balance der Mitarbeitenden massgeblich. Auch die Möglichkeit einer betrieblich unterstützten Kinderbetreuung ist für Familien wichtig. Eine ausgeglichene Unternehmenskultur führt nachweislich zu zufriedenen und motivierten Mitarbeitenden.

Gemäss einer OECD-Studie besitzt die Schweiz bereits eine Work-Life-Balance von 7,7 (10 = beste Balance) und gehört damit zur vorderen Hälfte in Europa.

Flexible Arbeitszeitmodelle

Durch die digitale Transformation ändert sich die Art und Weise des heutigen Arbeitens. Die individuellen Bedürfnisse nach flexiblen Arbeitsmodellen von Mitarbeitenden spielen dabei eine wichtige Rolle. 83 Prozent gaben an, die Flexibilität am meisten zu schätzen. Mit Teilzeitmodellen, Gleitzeit und Jahresarbeitszeiten erhalten Arbeitnehmende mehr Autonomie in der Einteilung ihrer Arbeit. Auch Möglichkeiten wie Job Sharing oder ein Sabbatical erhöhen die Motivation, Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden. Flexiblere Arbeitszeitmodelle fördern ausserdem die Inklusion. So können beispielsweise Menschen mit eingeschränkter Mobilität oder Familien mit Kindern besser integriert werden.  

Remote Work (Homeoffice oder unterwegs)

Arbeiten im mobilen Büro: Bereits auf dem Arbeitsweg im Zug die Mails beantworten, im Auto die ersten Telefongespräche führen oder auf Geschäftsreisen in einem schönen Café – so sehen heute moderne Arbeitsmöglichkeiten aus.

Gerade bei den häufig langen Arbeitswegen führt die Möglichkeit von Remote Work zu Entlastung. Der Zeitgewinn durch den Wegfall der Reisezeit ist gross und überfüllte Pendlerzüge können vermieden werden. Dies führt zur physischen und psychischen Entlastung der Arbeitnehmenden als auch zu einer klaren Effizienzsteigerung. Im Homeoffice erhalten die Arbeitnehmenden beispielsweise mehr Freiraum für ungestörtes Arbeiten. Das führt direkt zu einer Steigerung der Produktivität.

Bereits vor der Corona-Pandemie arbeiteten 25% teilweise im Homeoffice. Daneben gibt es auch die Möglichkeit, Coworking-Spaces zu nutzen. Diese sind häufig mit Begegnungs- und Besprechungsräumen ausgestattet und schaffen damit ein modernes Arbeitsklima. Dies fördert den gegenseitigen Austausch, auch abteilungsübergreifend. Und mit dem digital Workspace können die Mitarbeitenden problemlos in virtuellen Teams ortsunabhängig und beschleunigt zusammenarbeiten und sind nicht an den physischen Arbeitsplatz gebunden. Die Daten sind in einer Cloud abgelegt, wodurch von überall darauf zugegriffen werden kann.

Einfluss auf die Umwelt

CO2-Ersparnis

Mit Work Smart kann die Umwelt in verschiedenen Bereichen entlastet werden: Mitarbeitende, die zu Hause arbeiten oder mit Remote Work in der Nähe des Wohnortes, verringern den Pendlerverkehr. Denn ihre Arbeitswege fallen ganz weg oder werden reduziert, was die Umweltbelastung verringert.

Mit einem Tag Homeoffice pro Woche könnte der CO2-Austoss in der Schweiz um 260 000 Tonnen pro Jahr abnehmen. Auch die Reduktion von Büroflächen und der geringere Verbrauch an Büromaterialien und Energie tragen zur Schonung der Umwelt bei.

Verkehrsentlastung

Viele Pendler sind morgens und abends zur gleichen Zeit unterwegs – sei es mit dem Zug, dem Auto oder dem Tram. Die steigende Flexibilität durch Work Smart führt zu einer gleichmässigeren Auslastung und somit zu einer Entlastung der Verkehrsinfrastruktur. Der morgendliche Pendlerverkehr könnte mit flexiblen Arbeitszeitmodellen um rund 25% gesenkt werden.

Dadurch gäbe es im öffentlichen Verkehr mehr freie Kapazität und es würde eine ruhigere Arbeitsatmosphäre herrschen. Auf den Strassen könnte das Verkehrsaufkommen zeitlich besser verteilt werden, wodurch Staus reduziert würden.

Technologie

Leistungsfähige Mobilfunknetze und ebensolche mobile Endgeräte wie Notebooks, Smartphones und ermöglichen die Arbeit von jedem Ort aus und zu jeder Zeit – sei es im Kaffee, im Zug, im Auto oder in Coworking-Spaces.

Dabei spielt die Cloud eine zentrale Rolle für die Zusammenarbeit innerhalb des KMUs, aber auch mit Kunden, Lieferanten und Partnern. Moderne IT-Lösungen für KMU sorgen für reibungslose Kollaboration und den Austausch von Informationen unabhängig vom Standort. Und sind Voraussetzung für modernes Arbeiten oder eben «smart Working».

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Aktualisierter Artikel vom Juni 2021.

Quellenverzeichnis

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