Welches ist die beste To-do-Listen-App?

Wer seine Aufgaben nicht mit Outlook verwalten will, findet Alternativen. Doch was taugen die To-do-Listen-Apps Todoist, Any.do und Microsoft To Do im Team und mit Zeitmanagement-Methoden wie «Getting Things Done»?

Schaffen Sie es, alle ihre anstehenden Aufgaben im Kopf zu behalten? Doch weshalb sollten Sie im Zeitalter von To-do-Listen-Apps dafür überhaupt wertvollen «Hirnspeicher» verwenden? Da stellt sich eher die Frage, welches denn der beste Vertreter fürs Task-Management ist. Zum Vergleich treten die drei beliebten Apps Any.do, Microsoft To Do und Todoist an. Sie alle sind für Windows und macOS verfügbar sowie für Smartphones mit iOS und Android – Sie werden Ihre Taskliste sicher auch unterwegs nutzen wollen. Zusätzlich lassen sich alle drei im Webbrowser nutzen (tatsächlich sind die Desktop-Apps von Any.do und Todoist nichts anders als schön verpackte Webseiten).

Selbst wenn Ihr gesamter Produktivitäts-Workflow auf Microsoft 365 und Outlook aufbaut, kann sich eine separate To-Do-Listen-Anwendung lohnen. Beispielsweise, wenn Sie auf dem Smartphone dieselbe Aufgaben-App verwenden möchten wie auf dem Computer. Spoiler: Microsoft To Do ist dann ein ziemlich heisser Kandidat.

Warum eine To-do-Listen-App?

Es gibt zahlreiche Anwendungen für Computer und Mobilgeräte, die sich mit der Planung und Verwaltung von Aufgaben beschäftigen und Sie im Zeitmanagement unterstützen. Theoretisch funktioniert das sogar mit Notiz-Apps wie Evernote, OneNote oder Google Notizen. Sie alle haben aber den Nachteil, dass die Aufgabenplanung nur eine von vielen Funktionen ist und so etwa die Möglichkeit fehlt, Tasks einzeln zu terminieren.

Dies ganz im Gegensatz zu obigen drei spezialisierten To-do-Listen-Apps. Sie alle bieten die grundlegenden Funktionen für den Umgang mit anstehenden Aufgaben. Dazu gehören (bei Any.do und Todoist jeweils in der kostenpflichtigen Variante):

• Listen für die Kategorisierung von Aufgaben
• Aufgaben mit Fälligkeitsdatum und/oder Erinnerung
• Aufgaben mit Unteraufgaben, zum Beispiel für Teilschritte
• Sortieren einer Liste, etwa nach Fälligkeitsdatum
• Aufgabe als «erledigt» markieren
• Aufgaben mit Tags (Etiketten) versehen

Bei diesen Grundaufgaben wartet Todoist mit einigen nützlichen Zückerchen auf. Die App kann Unteraufgaben einzeln terminieren und beherrscht die «smarte» Aufgabenerstellung. Mit einem Titel wie «Briefkasten leeren morgen» erhält der Task automatisch das entsprechende Fälligkeitsdatum. Eine echte Zeitsparfunktion!

Von der einfachen To-do-Liste zu «Getting Things Done»

Sie kennen das: Es kommt immer etwas dazwischen. Damit trotzdem keine Aufgaben vergessen gehen, gibt es verschiedene Methoden, wie etwa das umfassende Zeit- und Selbstmanagementsystem «Getting Things Done» von David Allen. Dieses lässt sich mit allen drei Vertretern gut nutzen.

Am komfortabelsten geht es aber mit Todoist und Any.do. Deren Umgang mit Etiketten vereinfacht die Organisation erheblich, indem sich zu erledigende Aufgaben mit vordefinierten Tags versehen und über die entsprechende Etikettenliste schnell aufrufen lassen. In Microsoft To Do müssen Sie dagegen die Suche bemühen, um Aufgaben mit einem Tag wie «#Büro» aufzulisten.

Teamfähigkeit und Outlook-Integration

Arbeit ist keine einsame Sache, und deshalb sollten sich auch Aufgaben delegieren und teilen lassen. In allen drei Apps können Sie Listen teilen und Aufgaben einer bestimmten Person zuweisen. Die To-do-Listen selbst werden über die Cloud zwischen den verschiedenen Geräten und Personen synchronisiert und stehen dadurch überall zur Verfügung.

Doch oftmals fallen Aufgaben in anderen Anwendungen an, per Mail oder Chat. In Microsoft-365-Umgebungen mit Outlook und Exchange schlägt die grosse Stunde von Microsoft To Do (das überrascht jetzt nicht wirklich, oder?). Aufgaben aus Outlook zeigt die App ebenso an wie markierte E-Mails – das ist die wahre Killerfunktion dieser App. Umgekehrt listet die «Tasks»-App in Microsoft Teams auch die Aufgaben aus To Do auf.

Bei dieser tiefen Integration können die anderen beiden Vertreter nicht mithalten. Todoist bietet immerhin ein Outlook-Plug-in und eine Synchronisation der Aufgaben mit dem Google Kalender. Letztere Option bietet auch Any.do.

Eine beste App fürs Task-Management?

Doch welches ist nun die beste To-Do-Listen-App? Antwort: Es kommt darauf an. Any.do gefällt mit einer schlichten und dennoch eleganten Benutzeroberfläche und einer intuitiven Bedienung. Aufgrund der bescheidenen Integrations- und Teamfähigkeiten eignet sich dieser Vertreter aber eher für Einzelpersonen oder private Anwender*innen. Derzeit (anfangs Januar 2022) ist unter der Bezeichnung «Workspace» eine Version für Teams in Entwicklung.

In einem Microsoft-geprägten Umfeld ist sicher Microsoft To Do dank der engen Integration die erste Wahl – auch wenn der Funktionsumfang derzeit nicht mit Todoist mithalten kann. Aufgrund der Geschichte der App ist allerdings mit einer laufenden Weiterentwicklung zu rechnen.

Ginge es nur um Funktionsumfang und Bedienung, wäre Todoist klarer Sieger. «Smarte» Aufgaben, effiziente Bedienung dank Tastenkürzel, die einstellbare Kanban-Ansicht für Aufgaben und generell der Umgang mit Listen und Etiketten gefallen. Wer auf Google Workspace setzt oder einfach nicht auf Microsoft 365, sollte Todoist unbedingt anschauen. Dann würde ich diesem Task eine hohe Priorität einräumen. Ach ja, die Priorisierung von Aufgaben beherrscht von diesen drei Vertretern nur Todoist.

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Die To-Do-Listen-Apps im Überblick

Any.do

Für Windows, macOS, Android, iOS, Webbrowser: kostenlos; Premium rund CHF 3.– pro Benutzer*in und Monat.

Microsoft To Do

Windows, macOS, Android, iOS, Webbrowser: kostenlos

Todoist

Windows, macOS, Android, iOS, Webbrowser: kostenlos; Premium rund CHF 3.– pro Benutzer*in und Monat, Business rund CHF 5.– pro Benutzer*in und Monat

Aktualisierte Fassung eines bestehenden Artikels.