Smartphones sind allgegenwärtig. Die Vorteile dieser Technologie lassen sich hervorragend für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen nutzen. Mit diesen fünf Tipps binden Sie Ihre Mitarbeitenden erfolgreich in die moderne Kommunikation ein und steigern die Produktivität.
MS Teams Telephony Mobile
In Zusammenarbeit mit Microsoft hat Swisscom auf ihrem Netz die Mobilfunktelefonie direkt in Teams integriert. Telefonieren Sie via Teams über Ihre Mobilnummer in der gewohnten Sprachqualität des Swisscom Netzes.
Was haben Büromitarbeitende, der Aussendienst, die Detailhandelsangestellten und überhaupt alle Berufsgruppen gemeinsam? Sie alle verfügen über ein Smartphone. Was liegt also näher, als das Mobilgerät für die Zusammenarbeit und Kommunikation in der Firma zu nutzen? Zumal jüngere Generationen ohnehin mit dem Smartphone aufgewachsen sind und wohl kaum grössere Einarbeitungszeit benötigen. Und was ist mit den Mitarbeitenden, die im direkten Kontakt mit Kunden stehen und nicht an einem PC-Arbeitsplatz arbeiten? In einer grossangelegten Umfrage von Microsoft hat fast die Hälfte dieser Mitarbeitenden Technologie als Mittel bezeichnet, um die Arbeit zu erleichtern und die Zufriedenheit zu erhöhen.
Drei Komponenten braucht es, Mitarbeitende unabhängig von ihrem Arbeitsort in die Zusammenarbeit einzubinden:
- Ein Smartphone mit einem leistungsfähigen Abo
- Ein zuverlässiges Mobilfunknetz, beispielsweise für Online-Meetings von unterwegs
- Eine Cloud-Plattform wie Microsoft 365
Diese Tipps zeigen Ihnen, wie Sie in Ihrem Unternehmen damit die Zusammenarbeit verbessern – und hoffentlich auch die Attraktivität der Arbeitsplätze. Als Beispiel dient hier Microsoft 365.
1. Zugriff auf geschäftliche Dokumente von überall her
Mit SharePoint und OneDrive for Business können Mitarbeitende über ihr Smartphone auf geschäftliche Unterlagen zugreifen, ob sie nun in der Werkstatt oder bei einem Kunden arbeiten. Nun wird wahrscheinlich niemand auf dem Smartphone eine Exceltabelle bearbeiten wollen. Aber Dokumentationen, Produkteinformationen, Offerten usw. sind so jederzeit und schnell verfügbar.
Umgekehrt können Mitarbeitende beispielsweise auf einer Baustelle direkt mit ihrem Smartphone die Situation vor Ort mit Fotos und Videos festhalten. Diese speichern sie in ihrer geschäftlichen Ablage, wo sie für alle Involvierten verfügbar sind. Ein solches Vorgehen hat zudem den Vorteil, dass bei einem Verlust oder Defekt des Smartphones die Daten nicht (oder zumindest nicht komplett) verlorengehen.
2. Mobiles Intranet und Teams-Kanäle für die Kommunikation
Microsoft Teams dient als Drehscheibe, die die Mitarbeitenden verbindet. Über dedizierte Teams-Kanäle für einzelne Abteilungen und den gemeinsamen Austausch sind Mitarbeitende auch ohne PC erreichbar und eingebunden. Und Chat hat sich auf Smartphone ohnehin als bevorzugten und vertrauten Kommunikationskanal etabliert. Weshalb also diese Form nicht auch im Geschäft nutzen?
Teams eignet sich zudem, um Unternehmensinformationen intern zu verbreiten. Dazu können Sie einen Teams-Kanal nutzen. Oder vielleicht arbeiten Sie mit einem Intranet auf SharePoint-Basis, das Sie ebenfalls in Teams einbetten können.
3. Mit Teams mobil telefonieren
Was wäre eine Kommunikationszentrale ohne Telefon? Nach dem Festnetz lässt sich mit MS Teams Telephony Mobile von Swisscom nun auch die Mobilnummer in Microsoft Teams integrieren. Das heisst, dass Ihre Mitarbeitenden Anrufe auf die eigene Mobilnummer direkt in Teams starten und annehmen können – Anrufhistorie inklusive und in bester Swisscom Qualität.
Doch die Möglichkeiten gehen noch weiter. Mitarbeitende sind über die Mobilenummer in jedem Teams-Client erreichbar, also auch auf einem Tablet oder Computer. Der Teams-Status berücksichtigt dabei die Anrufe mit der Mobilnummer. Er schaltet während eines Telefonats automatisch auf «in einem Gespräch», während beim Status «nicht stören» Anrufende auf Voicemail umgeleitet werden. Vieltelefonierende gewinnen dadurch zusätzlichen Komfort, während Aussendienstmitarbeitende ihre Erreichbarkeit besser steuern können. In der Schweiz wird diese Möglichkeit exklusiv von Swisscom als Teams Telephony Mobile angeboten in Kombination mit den Enterprise-Mobile-Abos.
4. Notizen mit Spracheingabe festhalten
Längere Texte auf dem Smartphone zu tippen, ist für die meisten Menschen eher mühsam. Nutzen Sie stattdessen die Spracheingabe, die mobile Apps wie beispielsweise OneNote anbieten. Das Microsoft-Notizbuch kann die Aufnahme direkt in bearbeitbaren Text umwandeln. Das gelingt nicht perfekt, reicht aber üblicherweise, um unterwegs Gedanken und Ideen festzuhalten, bevor sie wieder entschwinden.
5. Ein «no brainer»: Mails und Kalender auf dem Smartphone
Vermutlich nutzen Sie diese Möglichkeit bereits, aber der Vollständigkeit halber: E-Mails und vor allem Kalender mit dem Smartphone abzugleichen, ist äusserst nützlich, um einen aktuellen Überblick über den Tag zu behalten. Wenn Sie dazu ein Gespann wie Outlook und Exchange nutzen, sind die Termine synchronisiert und aktuell. Bei Terminverschiebungen sparen Sie damit unter Umständen wertvolle Zeit und Reisekosten.
MS Teams Telephony Mobile
In Zusammenarbeit mit Microsoft hat Swisscom auf ihrem Netz die Mobilfunktelefonie direkt in Teams integriert. Sie sind unter Ihrer Mobilnummer erreichbar und profitieren von den Vorteilen von Microsoft Teams wie vollständige Anruferliste und Statusanzeige. Zudem telefonieren Sie via Teams von jedem Gerät aus über Ihre Mobilnummer in der gewohnten Sprachqualität des Swisscom Netzes.
Ausblick: künstliche Intelligenz in der Zusammenarbeit
Die Art und Weise, wie wir mit Computern und Smartphones umgehen, ändert sich derzeit gerade grundlegend. Generative künstliche Intelligenz wie Microsofts Copilot für Microsoft 365 kann viele Routineaufgaben automatisieren und beschleunigen sowie Informationen aus verschiedenen Quellen zusammentragen. Davon profitieren insbesondere auch Mitarbeitende, die mit Smartphone statt PC arbeiten. Kleine (im Vergleich zum Computer) Bildschirme sind prädestiniert für den schnellen Überblick über die wichtigsten Infos, wie ihn AI-Assistenten aus verschiedenen Informationsquellen zusammentragen können.
