Fünf Tipps, wie Sie die Mailflut bewältigen

Kämpfen Sie im Arbeitsalltag mit einer Flut an E-Mails? Dann zeigen Ihnen diese fünf Tipps, wie Sie effizient kommunizieren und Post auf sinnvollere Kanäle umleiten.

Gegen 350 Milliarden E-Mails dürften 2023 weltweit verschickt werden – pro Tag. Einige davon werden den Weg auch in Ihr geschäftliches Postfach finden. Wahrscheinlich sind das mehr Mails als Ihnen lieb ist. Ganze 15 Prozent der Arbeitszeit verbringen Mitarbeitende gemäss des Work Trend Index 2023 von Microsoft mit dem Bearbeiten von E-Mails. Das ist mit ein Grund, weshalb in derselben Umfrage 60 Prozent der Befragten in der Schweiz zu wenig Zeit haben, um ihre eigentliche Arbeit zu erledigen.

Die gute Nachricht: Sie können die Menge an elektronischer Post steuern. Gemäss dem US-amerikanischen Informatikprofessor und Produktivitätsexperten Cal Newport liegt darin die Lösung für die Mailflut. Es geht also nicht ausschliesslich darum, sich einen möglichst effizienten Umgang mit E-Mails anzugewöhnen. Sondern andere, besser geeignete Kommunikationskanäle zu finden und «sparsam» mit Mails umzugehen. Diese Tipps helfen Ihnen dabei.

1. Vermeiden Sie lange Verteiler

Ah, die berühmten CC-Listen! Schicken Sie ein E-Mail nur an diejenigen Personen, die es wirklich betrifft. Dabei gilt: Empfänger, die reagieren sollen, gehören ins «An»-Feld. Wer das Mail als reine Info erhält, dagegen ins «CC»-Feld.

Wenn es um den Austausch mit einer grösseren Gruppe von Personen geht, ist häufig ein Chat-Kanal der geeignetere Weg, beispielsweise in Microsoft Teams. So bleiben die aktuellen Informationen an einem Ort gesammelt und Sie verhindern mehrere Generationen von E-Mails («Mail-Ping-Pong»), wenn jemand auf eine ältere Nachricht antwortet. Das spart Ihnen und den Empfängern Zeit und sorgt für eine effiziente und nachvollziehbare Kommunikation.

2. Statt Mailflut: Telefonieren Sie

E-Mail ist Einweg-Kommunikation in dem Sinne, dass keine direkte Interaktion möglich ist. Wie beim Brief-Schach. Für einen Austausch und zur Beantwortung von Fragen greifen Sie besser zum Telefon (oder Headset) oder vereinbaren ein kurzes Online-Meeting. Das gilt insbesondere dann, wenn mehrere Personen involviert sind und Unklarheiten bestehen. Dadurch vermeiden Sie zeitraubendes E-Mail-Ping-Pong und lösen ein Problem oft schneller als auf schriftlichem Weg.

3. Verschicken Sie Links statt Anhänge

Mit diesem Tipp verringern Sie zwar nicht die Menge der E-Mails, aber Sie verhindern Doppelspurigkeiten. Verschicken Sie nur den Link zu einem Dokument. So haben Sie die Gewähr, dass alle Beteiligten mit derselben Version der Datei arbeiten und auf dem aktuellen Stand sind. Voraussetzung dafür ist, dass das Dokument auf einem für alle zugänglichen Online-Speicher abgelegt ist. Mit dieser Massnahme sorgen Sie für einen klaren Informationsfluss und verhindern Missverständnisse aufgrund unterschiedlicher Dokumentenversionen.

4. Nutzen Sie Chat statt E-Mail für kurze und interne Nachrichten

Gehören Sie zu den Menschen, die Mails schreiben mit einem Betreff wie «Komme 5 Min. später <eom>»? Für solche Kurznachrichten, die auch nicht aufbewahrt werden müssen, eignet sich eine kurze Chatnachricht besser als ein E-Mail. Zudem können Sie Ihre Verspätung bequem auch unterwegs über die Smartphone-App chatten (sofern Sie nicht hinter dem Steuer sitzen). Ach ja, «eom» steht für «End of Mail».

Generell sollten Sie in der internen Kommunikation auf Chat statt E-Mail setzen. Das ist nicht nur viel übersichtlicher, sondern verkürzt auch den Aufwand für Antworten. Und Sie können den Diskussionsverlauf direkt im Chat nachvollziehen. In Anwendungen wie Microsoft Teams können Sie ad-hoc mehrere Personen zu einem Chat einladen, ohne gleich eine neue Teams-Gruppe anzulegen.

5. Nutzen Sie andere Informationskanäle

Nicht für jeden Informationsaustausch sind E-Mails zwingend. In vielen Situationen reicht statt des «Push» per Mail ein «Pull»-Kanal, über den sich die Mitarbeitenden selbst aktiv die Informationen beschaffen. Zwei Beispiele:

• SharePoint, Intranet oder geschützter Bereich der Website als Informationsplattform: Dort legen Sie Firmeninformationen ab, bei denen kein direkter Handlungsbedarf besteht. Dazu gehören etwa Mitarbeiter- und Firmeninfos, archivierte Sitzungsprotokolle, Vorlagen und Prospekte.
• Software für Projekte und Zusammenarbeit: Sammeln Sie alle relevanten Informationen an zentraler Stelle. Entsprechende Tools gibt es zahlreiche. Sie reichen von webbasierten Anwendungen wie Trello und Meistertask über Teams aus Microsoft 365 bis zu Microsoft Project.
• Terminfindung: Mit der Terminfindung in Microsoft Outlook/Exchange ersparen Sie sich zahlreiche Ping-Pong-Mails.

Natürlich werden Sie trotz dieser Tipps weiterhin E-Mails schreiben und beantworten. Dieser Artikel zeigt, wie Sie Mails möglichst effizient bearbeiten und sich von der Mail-Flut nicht unterkriegen lassen.

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