Zahlreiche Unternehmen sehen sich wegen der Corona-Krise zu Homeoffice gezwungen. Die Kommunikation im Team ohne persönlichen Kontakt birgt jedoch ihre Tücken. Diese Tipps helfen Ihnen dabei.
Homeoffice ist komplexer, als es auf den ersten Blick erscheint. Die rein virtuelle Kommunikation via Computer braucht klare Regeln. Sonst leidet die Effizienz Ihres Unternehmens und die Mitarbeitenden können schnell überfordert sein. Da ist einerseits die Datenflut über die verschiedenen Kanäle, andererseits sind es die vielen verschiedenen Kommunikationsformen, mit denen sich die Mitarbeitenden zu Hause herumschlagen müssen. Hinzu kommt die kognitive Überforderung. Mail, Chat, Skype oder Teams, alles verlangt im Minutentakt die Aufmerksamkeit. An ein ruhiges und konzentriertes Arbeiten ist häufig fast nicht mehr zu denken. Wer sein Homeoffice umsichtig plant und strukturiert betreibt, geht vielen Stolperfallen aus dem Weg.
Klare Spielregeln vereinfachen Organisation und Zusammenarbeit
Erarbeiten Sie Regeln oder einen Kommunikationsleitfaden, den Sie allen Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Beat Bühlmann, Leiter KMU Vertrieb bei Swisscom, beschäftigt sich seit Jahren intensiv mit der virtuellen Kommunikation. Aufgrund seiner Erfahrung sind dies die Punkte, die Sie beachten sollten:
Das richtige Tool für die Kommunikation
Definieren Sie, wie das Team in welcher Situation miteinander kommuniziert. Wann braucht es Mail, wann Chat, wann ist das direkte Gespräch wichtig?
- In einem dringenden Fall wird gleich zum Telefon oder Video-Chat gegriffen.
- Wirklich wichtige Dinge werden per Mail mitgeteilt, damit eine schriftliche Form vorliegt, auf die man zurückgreifen kann.
- Kurze Anfragen können auch per Text-Chat erledigt werden.
Online-Meetings
Wann gibt es Meetings, wer muss dabei sein und was muss vorgängig von wem geliefert werden? Jedes Meeting braucht eine detaillierte Agenda und ein Ziel, damit allen klar ist, worum es geht.
«Sorgen Sie für klare Strukturen, aber auch für virtuelle Kaffeepausen.»
Beat Bühlmann, Leiter KMU Vertrieb bei Swisscom
Ton
Gute Tonqualität ist die Grundlage für ein gelungenes Online-Meeting. Verwenden Sie entweder ein Headset oder sorgen Sie dafür, dass Sie nahe genug am Mikrofon des Computers oder des Laptops sind.
Hintergrundgeräusche
Teilnehmende, die gerade nicht reden, sollten alle auf mute (stumm) gehen. Meist reicht es aus, dazu das Mikrofon-Icon anzuklicken. Kleinste Geräusche wie offene Fenster (Verkehr), Abstellen der Kaffeetasse, Verschieben des Stuhls usw. stören. Vergessen Sie nicht, das Mikrofon wieder einzuschalten (unmute), wenn Sie etwas sagen wollen.
Geduld
Aufgrund des Mutens/Unmutens brauchen die Teilnehmenden ein bis zwei Sekunden länger, um Fragen zu stellen und zu antworten. Diese Verzögerung sollten alle kennen und berücksichtigen, um zu verhindern, dass sich die Teilnehmenden ungewollt ins Wort fallen.
Negative Fragestellung
Es ist empfehlenswert, die Fragen im Stil von «wer nicht einverstanden ist, soll sich bitte melden» zu stellen. So erspart man sich die 10 oder 15 Kurzantworten «einverstanden» aller Teilnehmenden. Somit gilt offiziell: Nichts sagen = einverstanden.
Bildschirm teilen
Es ist wichtig, dass alle Teilnehmenden wissen, wie Screensharing funktioniert, um eine Präsentation oder andere Dokumente zeigen zu können. Beachten Sie dazu den Abschnitt «Unterstützung und Ausbildung».
Pausen
Organisieren Sie virtuelle Kaffeepausen, damit das Team auch mal ausserhalb von geschäftlichen Meetings miteinander kommuniziert. Dieser soziale Kontakt ist sehr wichtig, insbesondere wenn sich die Teammitglieder über mehrere Wochen nicht mehr sehen.
Ruhe
Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden im Homeoffice, auch mal ungestört und konzentriert zu arbeiten und ermutigen Sie sie, ihre Tools und das Handy entsprechend einzustellen. Machen Sie ab, wer wann erreichbar sein muss.
Ablage von Dokumenten
Kein Austausch von Dokumenten per Mail! Es besteht ansonsten das Risiko, vom selben Dokument unterschiedliche Versionen zu haben. Mit einer logischen und strukturierten Online-Ablage, auf die alle Zugriff haben, vermeiden Sie Versionskonflikte. Das Prinzip: Statt der Dokumente werden ausschliesslich Links zu den jeweiligen Speicherorten verschickt. Die meisten KMU arbeiten heute schon mit Microsoft 365. Darin inbegriffen ist OneDrive for Business, eine Cloud-Speicherlösung, in der Dokumente ganz einfach geteilt werden können.
Unterstützung und Ausbildung der Mitarbeitenden
Plattformen wie Microsoft Teams bieten einen gewaltigen Funktionsumfang. Das ist nicht immer von Vorteil. Schnell geht die Übersicht verloren, was wirklich wichtig ist. Definieren Sie, welche Funktionen genutzt und von allen Angestellten beherrscht werden müssen. Verschicken Sie Anleitungen oder noch besser Links zu Video-Tutorials, die Teams-Funktionen erklären. Sammeln Sie Fragen und Probleme, die im täglichen Umgang mit den Kollaborationstools aufkommen und bestimmen Sie jemanden, der diese beantwortet respektive löst. Vielleicht gibt es in Ihrer Belegschaft Spezialisten oder Spezialistinnen, die Sie für eine Weiterbildung von Kolleginnen und Kollegen hinzuziehen können. Viele Technologiepartner bieten zudem Online Weiterbildungen an.
Klarheit – und Kaffeepausen
Neben fehlenden Strukturen sorgen unklare Kommunikation und zu viele Möglichkeiten für Verwirrung und zwischenmenschlichen Spannungen. Verfassen Sie einen klaren Kommunikationsleitfaden, der definiert, welches Tool zu welchem Zweck in der Firma verwendet wird. Organisieren Sie eine saubere Dateiablage.
Und vergessen Sie nicht: Sorgen Sie für Kontakt auch ausserhalb von offiziellen Sitzungsterminen. Nicht umsonst gilt die Kaffeepause als kreativer Hotspot im Büro, worauf Sie auch in Homeoffice-Zeiten nicht verzichten sollten.
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