Wenn Mitarbeitende hybrid oder online zusammenarbeiten, sollen sie das in Microsoft Teams machen – egal welche Art der Zusammenarbeit. So lässt sich Microsofts Strategie kurz zusammenfassen. Ein Einblick in kommende Neuerungen.
Chats und Online-Meetings sind in Unternehmen genauso omnipräsent wie Microsoft Teams, das diese digitale Kommunikation ermöglicht. Doch der Höhenflug, zu dem das Kommunikations-Tool während der Pandemie angesetzt hat, soll nach dem Willen von Microsoft noch lange nicht abbrechen. Im Gegenteil, Teams soll zur Zentrale werden, in der sämtliche Kommunikation im Unternehmen zusammenläuft. Microsoft ergänzt deshalb Teams laufend um neue und teils auch neuartige Funktionen. Damit soll Teams gewissermassen denselben Stellenwert für die Kommunikation und Zusammenarbeit erhalten wie der Webbrowser fürs Web. Ein kurzer Überblick über die wichtigsten neuen Funktionen, die in den kommenden Monaten im «Kommunikationsbrowser» Einzug halten werden.
Gemeinsame Meeting-Dokumentation mit Microsoft Loop
In Online-Meetings steht den Teilnehmenden mit der Loop-App künftig eine Art gemeinsames Notizbuch zur Verfügung, vielleicht besser als «Sitzungsdokument» oder «Projektunterlage» bezeichnet. Darin können die Teilnehmenden Notizen, Beschlüsse, Brainstorming-Ergebnisse, Umfragen und dergleichen festhalten.
«Loop» steht bei Microsoft aber auch für eine Technologie, um Schnipsel aus Officedokumenten in anderen Microsoft-Anwendungen einzufügen, wobei der Inhalt bei Änderungen live aktualisiert wird. Dabei kann es sich etwa um einen Bereich einer Excel-Tabelle handeln oder um einen Ausschnitt aus einem Worddokument. Solche Loops-Komponenten lassen sich ebenfalls in der Loop-App nutzen, die sich wiederum direkt in Teams integriert.
Mit der Mobilnummer direkt über Teams telefonieren
Was wäre eine Kommunikationszentrale ohne Telefon? Nach dem Festnetz lässt sich mit MS Teams Telephony Mobile von Swisscom nun auch die Mobilnummer in die Umgebung von Microsoft Teams integrieren. Das heisst, dass sich Anrufe via die eigene Mobilnummer direkt in Teams starten und annehmen lassen – Anrufhistorie inklusive und in bester Swisscom Qualität.
Doch die Möglichkeiten gehen noch weiter. Die Erreichbarkeit über die Mobilerufnummer steht in jedem Teams-Client zur Verfügung, also nicht nur auf dem Smartphone, sondern auch auf einem Tablet oder Computer. Der Teams-Status berücksichtigt dabei die Anrufe. Er schaltet während eines Telefonats automatisch auf «in einem Gespräch», während beim Status «nicht stören» Anrufende auf Voicemail umgeleitet werden. Vieltelefonierende gewinnen dadurch zusätzlichen Komfort, während Aussendienstmitarbeitende ihre Erreichbarkeit besser steuern können. In der Schweiz wird diese Möglichkeit exklusiv von Swisscom als Teams Telephony Mobile angeboten.
Exceltabellen gemeinsam in Teams bearbeiten
Die weitreichende Integration von PowerPoint in Teams lag auf der Hand – «Präsentation» und «Meeting» sind im Alltag schon fast Synonyme. Doch nun erweitert Microsoft die Integration auf Exceltabellen und damit um einen Benutzerkreis, der in einem virtuellen Treffen etwas erarbeiten (oder errechnen?) möchte. Mit Excel Live können die Teilnehmenden gemeinsam an einer Exceltabelle arbeiten – auch via Smartphone. Das funktioniert direkt im Teams-Meeting.
Gemeinsame Anmerkungen an Dokumenten
Doch was, wenn im Meeting statt einer Tabelle ein PDF-Dokument besprochen werden soll? Dazu erhält Teams mit «Collaborative Annotations» ein Werkzeug, um ähnlich wie mit Microsofts Whiteboard (dazu kommen wir gleich) gemeinsam Hinweise, Notizen und Bemerkungen festzuhalten. Hierbei stehen Text- und Zeichenfunktionen zur Wahl, und die Anmerkungen beschränken sich natürlich nicht auf PDF-Dokumente.
MS Teams Telephony Mobile
In Zusammenarbeit mit Microsoft hat Swisscom auf ihrem Netz die Mobilfunktelefonie direkt in Teams integriert. Sie sind unter Ihrer Mobilnummer erreichbar und profitieren von den Vorteilen von Microsoft Teams wie vollständige Anruferliste und Statusanzeige. Zudem telefonieren Sie via Teams von jedem Gerät aus über Ihre Mobilnummer in der gewohnten Sprachqualität des Swisscom Netzes.
Das Whiteboard bekennt Farbe
Whiteboard-Apps und Webanwendungen erleben einen eigentlichen Boom. Microsoft will dabei mit der eigenen Whiteboard-App nicht hinter Diensten wie Canva und Miro zurückstehen und erweitert seine eigene Kritzelwand laufend. So können etwa Geschäftskunden bald aus verschiedenen Vorlagen für unterschiedliche Einsatzzwecke auswählen. Und zu Freihandzeichnungen und Post-its gesellen sich Videos und Links zu weiterführenden Webseiten. Und auch Loop-Komponenten halten Einzug. Damit dürfte jedes analoge Whiteboard vor Neid erblassen.
Es bleibt spannend zu beobachten, wie es bei Microsoft weitergeht. Die neuen Anwendungen und Bausteine wie Loop setzen primär auf Webtechnologien, wie auch Teams selbst. Hinter den Kulissen scheint Microsoft den Umbau der Office-Anwendungen auf webbasierte Anwendungen schrittweise vorantreiben. Teams ist also gewissermassen der Kommunikationsbrowser im Webbrowser. Falls das jetzt etwas verwirrend klingt: Im Alltag können Sie den technischen Unterbau getrost ignorieren.
