Wir kennen es alle. Ständig werden wir im Arbeitsalltag unterbrochen. Sei es durch Lärm im Grossraumbüro, wichtige E-Mails, Telefonate oder Gespräche. Auch das Surfen im Internet gehört zu den grossen Zeitdieben im Alltag. Was können wir tun, um die Diebe aufzuhalten?
Störungen identifizieren
Ein wichtiger Schritt ist, zuerst einmal wahrzunehmen, wodurch ich gestört werde. Was stört mich, zu welcher Zeit und was passiert nachdem ich unterbrochen wurde. Notieren Sie sich ein paar Tage lang alle Unterbrechungen. Wichtig ist, dabei auch festzuhalten, ob Sie die Störung selbst verursachen oder ob sie von aussen kommt. Mit dem nachfolgenden Protokoll identifizieren Sie schnell die wichtigsten persönlichen Zeitdiebe und Störungen.
Nicht zu viel vornehmen
Sie sind bereits einen gewissen Arbeitsablauf gewohnt. Nehmen Sie sich also nicht zu viele Neuerungen vor, die alles durcheinander bringen. Schritt für Schritt gehen Sie die erkannten Störungen an und reduzieren sie. Einige Anpassungen funktionieren, bei anderen merken Sie, dass Sie besser wie bisher verfahren.
Die eigene Einstellung hinterfragen
Wer sich gestört fühlt und sich stark auf diese Störung konzentriert, erlebt sie noch stärker. Suchen Sie für sich Strategien, diesen Teufelskreis zu durchbrechen. Telefoniert Ihre Kollegin laut? Nutzen Sie den Moment für eine Pause oder setzen Sie den Kopfhörer auf, anstatt sich zu ärgern. Es ist wichtig, dass Sie auch die unliebsamen Störungen annehmen. Den perfekten ungestörten Arbeitsplatz gibt es nicht.
Nicht alle Störungen lassen sich ausschalten
Seien Sie sich bewusst, dass Sie immer von anderen abhängig sind. Sie können sich nicht immer von Ihren Kolleginnen und Kollegen verstecken oder Telefonate ignorieren. Auch hier gilt es, die für Sie beste Strategie zu wählen. Vielleicht ist es Ihnen möglich, ab und zu einen Tag im Homeoffice einzulegen. Nutzen Sie diesen, um wichtige Arbeiten ohne die Störungen im Büroalltag zu erledigen.
Animieren Sie andere
Sie sind mit den Zeitdieben nicht allein. Viele kämpfen mit den Ablenkungen des Alltags. Starten Sie im Arbeitsumfeld eine Initiative «Nieder mit den Zeitdieben» und versuchen Sie gemeinsame Zeitdiebe zusammen anzugehen. Vereinbaren Sie, weniger während der Arbeitszeit zu reden, dafür die Gespräche auf die Pause oder in den Pausenraum zu legen.
Machen Sie Pausen!
Pausen sind wichtig. Sie helfen Ihnen, Energie zu tanken. Denn es ist sinnvoll, ca. alle 30 Minuten eine kurze Pause einzulegen oder die Tätigkeit zu wechseln. Spätestens dann, wenn Ihre Konzentration nachlässt. Danach können Sie wieder frisch weiterarbeiten. Mit dem Pomodoro-Prinzip können Sie die selbstbestimmte Arbeit in solche «Schnitze» unterteilen.
Es gibt noch viele weitere Möglichkeiten, Zeitdiebe zu reduzieren. Finden Sie die, die für Sie am besten funktionieren und bleiben Sie dabei. Zum Abschluss noch fünf schnell umsetzbare Tipps.
5 schnell umsetzbare Tipps gegen Zeitdiebe:
- Notieren Sie die Arbeiten, die heute wichtig sind. Wenn Sie sie erledigt haben, streichen Sie durch.
- Legen Sie das Handy weg (wenn möglich). Antworten Sie nicht auf SMS oder andere «News» für eine bestimmte Zeit.
- Schalten Sie die E-Mail-Benachrichtigungen aus. Kein E-Mail muss sofort beantwortet werden.
- Wenn möglich und sinnvoll, arbeiten Sie mit Kopfhörern. Mit oder ohne Musik. Das zeigt auch anderen, dass Sie im Moment nicht gestört werden wollen. Übrigens: Focusatwill spielt während einem gewünschten Zeitraum ruhige Musik zum Arbeiten.
- Räumen Sie am Abend das Pult auf. So starten Sie am anderen Morgen wieder gut in den Tag.
