Sitzungen online oder vor Ort durchführen?

Wie führen Firmen ihre Sitzungen am besten durch, online oder in physischer Präsenz vor Ort? Die Antwort lautet: Es kommt auf den Inhalt an. Entscheidungshilfen für die Organisation von Meetings.

Lange war der Gang ins Sitzungszimmer für alle Arten von Meetings selbstverständlich. Und beinahe so selbstverständlich gewöhnten wir uns während der Pandemie an reine Online-Meetings mit Kopfhörer und Notebook-Kamera. Mittlerweile arbeiten viele Unternehmen hybrid, also teils im Büro, teils zu Hause. Bleibt die Frage, wie die Sitzungen abzuhalten: online oder vor Ort? Beide Varianten haben ihre Vorteile, wie eine Untersuchung von Microsoft ergab.

Die Vorteile von Online-Meetings

In Firmen, in denen die Mitarbeitenden an verschiedenen Orten arbeiten – im Büro, im Aussendienst, im Homeoffice usw. –, haben virtuelle Treffen einen unschätzbaren Vorteil: Es können alle teilnehmen, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort. Das vereinfacht es, Personen beizuziehen, die selten im Büro verfügbar sind. Der Austausch mit der externen Grafikerin, dem Verkäufer oder der vielbeschäftigten Chefin gelingt online einfacher.

Hinzu kommt die technische Unterstützung von Kommunikationstools wie Zoom oder Microsoft Teams. Chat, digitale Whiteboards und Präsentationsmöglichkeiten (Screen Sharing) assistieren beim Austausch. Und nicht zuletzt sparen Online-Sitzungen Reisezeit, was einen positiven ökologischen Effekt haben kann.

Hybride Meetings sind eine Mischform, bei der sich einige Teilnehmende physisch treffen und andere online dabei sind. Die Herausforderung dabei besteht darin, die Online-Teilnehmenden zu integrieren. Hilfsmittel wie Konferenzsysteme und interaktive Whiteboards helfen dabei.

Die Vorteile von Sitzungen vor Ort

Es gibt Situationen, in denen physische Treffen einfacher sind. Notizen auf Post-its oder von Hand auf dem Whiteboard festzuhalten ist oftmals effizienter, als die digitalen Pendants zu nutzen. Vor allem aber lässt sich in Präsenzmeetings die Körpersprache der einzelnen Teilnehmenden viel besser erfassen als im kleinen Bildausschnitt der Notebook-Kamera.

Auch die spontanen, informellen Treffen im Gang oder vor der Kaffeemaschine bedingen die physische Präsenz. Während der Pandemie hat sich gezeigt, wie sehr dieser Austausch fehlt, wenn er wegfällt. Die Informationen fliessen schlechter, und der soziale Kontakt kommt zu kurz.

Welche Sitzungen wo abhalten?

Aus den Vorteilen von physischen und Online-Meetings lässt sich ableiten, welche Form wann besser geeignet ist. Wenn die Arbeit im Vordergrund steht, ist online passend. Planungs- und Abstimmungsmeetings lassen sich genauso gut virtuell durchführen wie eine firmenweite Informationsveranstaltung mit vielen Teilnehmenden.

Geht es dagegen primär um die Personen, sind Sitzungen vor Ort die bevorzugte Wahl – Stichwort Körpersprache. Das gilt umso mehr, wenn sich die Beteiligten nicht gut kennen. Bewerbungs- und Lohngespräche, Teammeetings, die strategische Planung, Brainstorming und Teambuilding-Massnahmen gehören ins Sitzungszimmer. Ebenso anspruchsvolle Diskussionen, bei denen sich die Teilnehmenden nicht einig sind (und hoffentlich eine Einigung finden).

Gar keine Sitzung als Alternative

Manchmal erübrigt sich die Frage nach dem Wie und Wo. Viele Menschen, die im Büro arbeiten, beklagen sich über zu viele Sitzungen. Abhilfe kann schaffen, Dauer und Teilnehmerzahl aufs nötige Minimum zu beschränken und sowieso die Regeln für effiziente Meetings einzuhalten.

Und manchmal ist eine Sitzung gar nicht nötig. Ein reines Informationsmeeting, beispielsweise die Präsentation interner Firmennews, lässt sich den Mitarbeitenden auch als Videoaufzeichnung zur Verfügung stellen. Das hat den Vorteil, dass diese nicht die Arbeit unterbrechen müssen und das Video zum geeigneten Zeitpunkt anschauen können. Heutige Kommunikationstools beherrschen auch diese Aufgabe.